Die richtige Desk Sharing Software wählen – Leitfaden

Du bist auf der Suche nach einer Desk-Sharing-Software für dein Unternehmen? Dann bist du hier genau richtig. Wir beleuchten, warum die richtige Software beim Desk Sharing so wichtig ist und helfen dir, das perfekte Match für deine Anforderungen zu finden. Von Must-haves bis hin zu Fallstricken – hier hast du alles im Blick, um die passende Software zu wählen. 

Die Bedeutung der richtigen Desk Sharing Software

Desk Sharing will gut organisiert sein, damit es reibungslos funktioniert. Genau dafür sorgen sogenannte Softwares für Workplace Management oder Arbeitsplatzbuchung. Im Idealfall ist diese möglichst gut auf dein Unternehmen zugeschnitten, bietet also genügend Einstellungen, damit du sie individualisieren kannst. 

Desk Sharing Software ermöglicht:

• Effiziente Arbeitsprozesse
• Transparente Ressourcennutzung 
• Optimale Raumauslastung

Die richtige Softwarelösung maximiert gleichzeitig die Nutzung der Arbeitsplätze, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und verbessert die Produktivität. 

Bewertungskriterien bei der Auswahl der Desk Sharing Software

Um sicherzustellen, dass die Desk Sharing Software in dein Unternehmen passt, gibt es einige Kriterien, die du berücksichtigen musst. Wir haben die wichtigsten Bewertungskriterien gesammelt, die dich bei deiner Wahl unterstützen.

   Benutzerfreundlichkeit

Stelle sicher, dass die Software intuitiv zu bedienen und leicht verständlich ist, damit deine Mitarbeitenden eine reibungslose Nutzung erleben können.

  Funktionalitäten

Natürlich könnte man Desk Sharing theoretisch auch über eine Excel Liste organisieren, aber praktisch sieht anders aus – nämlich wie eine dezidierte Buchungssoftware. Die bietet spezielle Funktionen, wie die Buchung von Arbeitsplätzen, Erinnerungsfunktionen für die Mitarbeitenden, Verwaltung von Ressourcen, Berichterstattung und vieles mehr. Bietet die Software alle Funktionen, die ihr benötigt?

  Anpassbarkeit

Überprüfe, ob die Software flexibel genug ist, um sich an die spezifischen Anforderungen und Prozesse deines Unternehmens anzupassen. Denke auch daran, wie einfach das funktioniert und ob ihr Einstellungen selbstständig vornehmen könnt. Und ganz wichtig: Wird die Software euren Anforderungen an die Privatsphäre gerecht, sprich gibt es Funktionen für mehr Anonymität, wenn euch das wichtig ist? 

  Integration mit anderen Systemen

Bietet die Software eine nahtlose Integration mit deinen gängigen Tools wie z.B. MS Teams, Google oder Unternehmungsverwaltungssystemen? Diese sorgen dafür, dass z.B. Buchungen im Kalender erscheinen oder dass ihr Zugänge mithilfe eurer Personalmangement Software leichter verwalten könnt.

   Kosten

Es gibt sehr umfangreiche und dafür hochpreisigere Kollaborations Tools sowie deutlich kosteneffizientere Workplace Management Anwendungen, die sich in eure Tool Landschaft einfügen. Welcher Umfang ist euch wichtig? Nutze die Gelegenheit, verschiedene Angebote zu vergleichen, bevor du eine Entscheidung triffst. So kannst du das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis auswählen. 

  Kundensupport

Ein zuverlässiger Kundenservice, der bei Fragen oder Problemen schnell und kompetent zur Verfügung steht, ist unverzichtbar. Idealerweise bietet die Anwendung ein Self-Service Hilfecenter online, aber auch einen persönlichen Service für komplexere Probleme.  

  Kostenlose Demo oder Testphase

Prüfe, ob eine kostenlose Testphase oder eine Produkt Demo angeboten wird. Dadurch erhältst du die Möglichkeit, alle Funktionen, die Nutzerfreundlichkeit, Integrationen und den Kundensupport vorab kennenzulernen oder gar ausführlich zu testen.

  Benutzererfahrungen

Bewertungen anderer Unternehmen, die bereits die Software nutzen, geben dir einen wertvollen Einblick. Hierfür kannst du z.B. einen Blick in die OMR Reviews werfen.

Desk Sharing Software wählen – wichtige Funktionen

Wenn du neu in der Welt des Desk Sharing bist, fragst du dich vielleicht, was eine Buchungssoftware alles können sollte. Sehen wir uns die wichtigsten Funktionen einer Hybrid Work Plattform am Beispiel von desk.ly an.

• Einfaches Setup
  Die Benutzung sollte intuitiv sein und du solltest möglichst viele Anpassungen selbst vornehmen können. Du kannst desk.ly für dein Unternehmen komplett eigenständig einrichten und zwar mit wenigen Handgriffen. Wir unterstützen dich natürlich trotzdem gerne dabei.
  
  
• Raumpläne
  Die Platzwahl wird durch Raumpläne und Text visualisiert. So finden alle Mitarbeitenden schnell und einfach einen freien Platz. Und nicht irgendeinen, sondern genau den passenden. Die Raumpläne kannst du selbst in desk.ly anlegen, also Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze etc. hinzufügen.
  
  
• Auslastungsanalyse
  Als Manager kannst du dir die Auslastung der Bürofläche anzeigen lassen und dabei einfach Überhangkapazitäten und Engpässe identifizieren. Umfangreiche Reportings ermöglichen dir auch eine Detailanalyse. Bei der Auswertung helfen KI-gestützte Empfehlungen zur Optimierung deiner Büroflächen.
  
  
• Service per Live Chat
  Über unseren Chat stehen wir für Rückfragen zur Verfügung und helfen bei Problemen gerne direkt weiter.
  
  
• desk.ly App
  desk.ly ist mobile friendly und lässt sich auch über das Smartphone bequem nutzen. Mit der desk.ly App können Mitarbeitende bequem einen Arbeitsplatz buchen oder an einem gebuchten Platz einchecken sowie andere Funktionen mobil aufrufen.
  
  
• Merkmale hinzufügen
  Du kannst Informationen zu Arbeitsplatzeigenschaften oder zur Ausstattung hinterlegen (Autostellplatz mit E-Ladestation, höhenverstellbarer Schreibtisch, Hundeplatz etc.) um den Mitarbeitenden den Buchungsprozess zu erleichtern.
  
  
• Microsoft 365 / Outlook Integration
  Deine Buchungen werden automatisch in deinen Kalender übernommen. So verlierst du nie den Überblick.
  
  
• Lieblingsplätze
  Mitarbeitende haben die Möglichkeit, Lieblingsplätze zu wählen. Der Buchungsprozess wird dadurch noch einfacher und schneller.

Das sagen desk.ly Anwender:innen auf OMR Reviews

Vermeidung von Fehlern bei der Auswahl der Desk Sharing Software

Bei der Auswahl einer Desk Sharing Software ist es wichtig sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht und eine erfolgreiche Implementierung möglich ist. Eine nachträgliche Softwareumstellung ist teuer und sorgt meist für Unmut in der Belegschaft. Es lohnt sich daher, vorab etwas mehr Zeit in Bedarfserhebung und Auswahl zu investieren. 

  Vermeide diese häufigen Fehler:

1. Mangelnde Anforderungsanalyse
   Ein häufiger Fehler ist es, nicht ausreichend zu definieren, welche Anforderungen und Bedürfnisse das Unternehmen an die Desk Sharing Software stellt. Eine gründliche Analyse der Anforderungen ist jedoch entscheidend, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Software alle erforderlichen Funktionen bietet. Hole dazu den Input aller wichtigen Stakeholder im Unternehmen ein und plane vorausschauend.
   
   
2. Vernachlässigung der Benutzerfreundlichkeit
   Eine Desk Sharing Software sollte intuitiv und übersichtlich sein, damit Mitarbeitende sie leicht nutzen können – und dies auch zuverlässig tun. Achte bei der Auswahl der Software ganz bewusst darauf, ob du dich schnell zurechtfindest. Teste die Anwendung idealerweise vorab und denke dabei auch daran, dass nicht alle Mitarbeitenden gleich technik-affin sind und manche vielleicht größere Schwierigkeiten haben, sich zurechtzufinden.
   
   
3. Unzureichende Integration
   Eine weitere Fehlerquelle ist es, nicht zu überprüfen, ob die ausgewählte Software nahtlos mit anderen Tools und Systemen im Unternehmen integriert werden kann. Eine gute Integration ist wichtig, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
   
   
4. Ignorieren des Kundensupports
   Ein zuverlässiger Kundensupport ist entscheidend, um bei Problemen oder Fragen Unterstützung zu erhalten. Vernachlässige daher nicht die Bedeutung eines guten Kundensupports bei der Auswahl der Desk Sharing Software.
   
   
5. Nicht ausreichende Berücksichtigung des Preises
   Es ist wichtig, die Kosten der Software im Verhältnis zu ihrem Nutzen zu betrachten. Günstigere Lösungen sind nicht unbedingt die beste Wahl, wenn sie dabei nicht alle Funktionen bieten, die du benötigst, oder die Nutzerfreundlichkeit zu kurz kommt. Aber auch teurere Produkte bieten möglicherweise nicht den gewünschten Mehrwert, sondern einfach eine Vielzahl an Funktionen, die du bereits mit anderen Anwendungen abdeckst oder gar nicht brauchst.

Fazit – Welche Software ist die Richtige?

Stehst du gerade vor der Frage, welche Desk-Sharing-Software zu deinem Unternehmen passt? In Anbetracht der Vielzahl an Anbietern kann es schwierig sein, eine Entscheidung zu treffen. Um den maximalen Mehrwert für dich herauszuholen, solltest du Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit, Kundensupport und Integration berücksichtigen. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis spielt dabei eine ebenso wesentliche Rolle. Definiere deine Anforderungen und vergleiche mehrere Angebote, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu bekommen. 

Desk Sharing Software wählen – Häufige Fragen & Antworten