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Ganzheitliche Workplace Management Software

Vermeide Leerstand, senke Fixkosten und schaffe Transparenz durch datenbasierte Analysen. desk.ly liefert dir präzise Auslastungsdaten und den perfekten Überblick über die gesamte Büronutzung. Durch die verlässliche Analyse der Raumauslastung steuerst du euer Workplace Management effizient. 

OMR Reviews Sternebewertung für desk.ly als Workplace Management SoftwareG2 Sternebewertung für desk.ly im Bereich Workplace ManagementCapterra Sternebewertung für desk.ly als Workplace Management Software
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Das Analytics Dashboard von desk.ly zeigt Trends und Heatmaps zur Büroauslastung für datenbasierte Entscheidungen.
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Einfach & schnell wie noch nie  
design-icon-grau Flächen optimieren
Transparente Auslastungsdaten  
icon-check Betriebsrat-konform
Server in Deutschland  
onboarding-icon-grau Onboarding
In <1 Woche startklar  
datenschutz-icon-grau DSGVO & ISO 27001
Zertifiziert & sicher  
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Persönlich & schnell  

Workplace Management für hybride Teams

Mehr Flexibilität, weniger Leerstand, bessere Daten. Von Mittelstand bis Konzern: desk.ly hilft Teams weltweit, Arbeitsplätze effizient zu organisieren und Büroflächen optimal zu nutzen.

Capterra, OMR Reviews, G2 Sternebewertungen
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100.000+ zufriedene Nutzer:innen vertrauen desk.ly

Euer Echtzeit-Dashboard im Workplace Management Tool

Das Wichtigste auf einen Blick

Wie hoch ist die aktuelle Büroauslastung und wie hoch ist der Homeoffice-Anteil im Team? Das intelligente Dashboard in unserer Workplace Management App liefert dir alle wichtigen Kennzahlen in Echtzeit. Erhalte einen schnellen Überblick über die aktuelle Flächennutzung und profitiere von einer verlässlichen Auslastungsprognose für die nächsten sieben Tage – perfekt, um Hybrid Work in eurem Unternehmen vorausschauend und flexibel zu koordinieren. 

Das desk.ly Dashboard zeigt in Echtzeit die aktuelle Büroauslastung, den Home-Office-Anteil und einen Ausblick auf die nächsten sieben Tage.
Workplace Management Software

Analysiere Auslastung und Nutzerstatus im Detail

Der professionelle Admin-Bereich unserer Workplace Management Software bietet dir umfassende Auswertung rund um deine Büroflächen sowie visuelle Heatmaps zur Flächenoptimierung. Steuere euer Workplace Management datenbasiert – sowohl tagesaktuell als auch im langfristigen Trend

Erhalte tiefe Einblicke durch eine präzise Büro-Auslastungsanalyse:

  • Arbeitsplätze & Räume: Detaillierte Übersicht der Flächennutzung nach Wochentag und im zeitlichen Verlauf.
  • Standort-Analyse: Die reale Auslastung all deiner Standorte im direkten Vergleich.
  • Nutzerstatus & Hybrid Work: Transparente Auswertung der Homeoffice-Quote im Vergleich zur Präsenzzeit beim Desk Sharing im Büro.
Die Heatmaps in desk.ly zeigen die Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen nach Wochentag sowie den Nutzerstatus im Vergleich von Home Office und Büro.
Workplace Management Tool

Endlich datenbasierte Entscheidungen treffen

Workplace Management Vorteile: Potenzial erkennen | desk.ly Potenziale erkennen

Analysiere reale Nutzungsdaten und leite konkrete Optimierungspotenziale für eure moderne Arbeitsumgebung ab, um eine nachhaltige Flächenoptimierung zu erreichen. 

  
Workplace Management Vorteile: Laufende Kosten senken | desk.ly Laufende Kosten senken

Optimiere auf Basis der realen Büroauslastung eure regelmäßigen Ausgaben für Einkäufe, Facility Management oder Reinigungsleistungen.

  
Workplace Management Vorteile: Lizenznutzung optimieren | desk.ly Lizenznutzung optimieren

Im zentralen Admin-Dashboard siehst du genau, wie viele Software-Lizenzen ihr aktuell nutzt. Das erleichtert dir die effiziente Nutzerverwaltung und das schnelle Onboarding neuer Kolleg:innen. 

  
Workplace Management Vorteile: Ressourcen filtern & auswerten | desk.ly Ressourcen filtern & auswerten

Nutze das smarte Ressourcenmanagement und werte die Nutzung einzelner Ressourcentypen wie Meetingräume oder Parkplätze gezielt aus. 

  
Workplace Management Vorteile: Individuelle Analyse | desk.ly Individuelle Datenanalyse

Überführe eure Buchungsdaten nahtlos über unsere RESTful API in eure eigenen Systeme (z.B. BI-Tools) für maßgeschneiderte, interne Reportings.

  
Workplace Management Vorteile: Analyst als Rolle | desk.ly Analyst als Rolle

Weise ausgewählte Personen im Team die Analysten-Rolle zu und ermögliche ihnen datenschutzkonformen Zugriff auf wichtige Buchungsdaten zur strategischen Planung. 

  

Deine Hebel für maximale Kostensenkung

Flächen-Einsparpotential durch Büroflächen-Optimierung

 Ungenutzte Flächen kosten Geld. Durch datenbasiertes Workspace Management können freie Quadratmeter untervermietet, abgemietet oder in moderne, kollaborative Teamflächen umgestaltet werden.   

Messbare Produktivitätsgewinne

 Deine Mitarbeitenden verschwenden dank einer intuitiven Buchungs-App keine Zeit mehr mit der Arbeitsplatzsuche oder der teaminternen Abstimmung. Das steigert die Effizienz im gesamten Unternehmen.  

Laufende Betriebskosten senken

 Reduziere deine Ausgaben für Facility Management, Reinigung und Energiebedarf gezielt an Tagen mit geringer Büroauslastung.  

Hinweis: Faktoren wie die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und eine sinkende Fluktuation durch flexible Arbeitsmodelle sind nicht Bestandteil dieser rein monetären Berechnung, bringen dir aber langfristig zusätzliche Vorteile.

desk.ly Connect

Die zuverlässigste Art, die Auslastung zu messen

desk.ly Connect automatisiert Buchungen und Check-ins für 100% exakte Auslastungsdaten. Ob geplante Buchungen, spontaner Besuch im Büro oder automatische Präsenzerkennung vor Ort (z.B. über WLAN oder Hardware-Schnittstelle) – jede Flächennutzung wird lückenlos erfasst. Erhalte ohne manuellen Aufwand maximale Transparenz über eure reale Echtzeit-Auslastung und optimiere eure Desk Sharing auf dem nächsten Level. 

Mehr erfahren
desk.ly Connect automatisiert Arbeitsplatzbuchungen und Check-ins für bis zu 100 % exakte Auslastungsdaten.

ISO

Maximale Datensicherheit für dein Unternehmen

Für den Schutz eurer Daten ist desk.ly zu 100% DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert. So gelingt sicheres und datenschutzkonformes Workplace Management ohne Kompromisse. 
Mehr zum Datenschutz
Workplace Management Plattform

Ressourcen verwalten und analysieren

Der desk.ly Admin-Bereich zeigt, wie sich Nutzer:innen zentral verwalten und Buchungsregeln wie priorisiertes Buchen oder Check-in-Pflicht festlegen lassen.

Zentrale Verwaltung & smarte Buchungsregeln

Steuere Nutzer und Berechtigungen zentral über deine Workplace Management Plattform. Wahlweise manuell oder vollautomatisiert über bestehende Schnittstellen. Definiere maßgeschneiderte Desk Sharing Buchungsregeln für priorisiertes Buchen, lege Buchungszeiträume im Voraus fest oder aktiviere den Check-in direkt am Platz sowie anonymisierte Buchungen.

 

Der desk.ly Admin-Bereich zeigt, wie sich Raumpläne hochladen und Büroflächen individuell konfigurieren lassen.

Büro individuell konfigurieren

Lade deine interaktiven Raumpläne hoch und bestimme flexibel buchbare Arbeitsplätze, kollaborative Zonen und Parkplätze. Mit desk.ly gelingt die digitale Büroflächen-Konfiguration im Handumdrehen und passt sich exakt dem echten Bedarf deines Hybrid-Büros an.  

desk.ly Tipp: Nutze unseren professionellen Raumplan-Service für eine perfekte digitale Abbildung!

Der persönliche Customer Success Manager von desk.ly unterstützt bei Einrichtung, Onboarding und laufender Beratung.

Schnelles Onboarding & Customer Success Team

Spare wertvolle Admin-Zeit durch smarte System-Integrationen und automatisiere dein User-Management sowie die Synchronisierung von Berechtigungsgruppen (z.B. via HR-Tools oder Azure AD). Euer persönlicher customer Success Manager unterstützt aktiv beim System-Setup, dem schnellen Onboarding des gesamten Teams und berät euch fortlaufend zur strategischen Flächenoptimierung. 

200+ Integrationen: Nahtlose Anbindung an eure IT-Infrastruktur

Verbinde desk.ly mühelos mit eurem bestehenden IT-Ökosystem und automatisiert eure administrativen Prozesse im Handumdrehen. 

  • Automatisiertes On- & Offboarding: Synchronisiere neue und ausscheidende Team-Mitglieder ohne manuellen Aufwand direkt über deine HR-Software 
  • Rechte- & Rollen-Synchronisieren: Abwesenheit, Berechtigungen und Teamrollen werden automatisch und in Echtzeit abgeglichen.
  • Zukunftssichere SCIM-Integration: Nutze den modernen SCIM-Standard für ein effizientes, systemübergreifendes Identify-Management.
  • Sicheres Single-Sign-On (SSO): Ermögliche deinem Team ein schnelles und sicheres Einloggen via Microsoft (Azura AD/Entra ID) oder Google Workspace.
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Workplace Management Software

Deine Büroumgebung als digitalen Zwilling vollständig abbilden

Die desk.ly Buchungsansicht zeigt, wer wann im Büro ist, sodass sich der passende Arbeitsplatz mit wenigen Klicks buchen lässt.
Arbeitsplätze

Erhalte die volle Transparenz und sieh auf einen Blick, wer wann im Büro ist. Per App oder Browser kannst du mit wenigen Klicks den passenden Platz finden und direkt buchen. 

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Meetingräume

Buche Konferenzräume inklusive gewünschten Catering und nutze die nahtlose, automatische Kalender-Synchronisation mit Microsoft Outlook oder Google Calendar.

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Parkplätze

Buche deinen Parkplatz vorab und komme entspannter an der Arbeit an – dank verlässlicher Reservierung und optionaler, smarter Kennzeichenerkennung an der Schranke. 

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Übersichtliches Lizenz-Modell

Volle Flexibilität ohne versteckte Kosten

Zahlt nur für das, was dein Team wirklich nutzt – transparent, fair und kalkulierbar
Abrechnung pro aktiver/m Nutzer:in

Die Schreibtisch-Buchungssoftware wird flexibel pro Nutzer:in und Monat abgerechnet. Lizenzen kannst du je nach Team-Wachstum jederzeit flexibel hinzufügen oder reduzieren. 

  
Vergünstigte Light Lizenzen Für Teammitglieder, die nur gelegentlich einen Arbeitsplatz buchen oder mobil arbeiten, bieten wir smarte, kosteneffiziente Light-Lizenzen. Frage einfach unser Sales-Team nach einem maßgeschneiderten Angebot!  
Unbegrenztes Ressourcenmanagement ohne Aufpreis Lege unbegrenzt viele Räume, Tische und Parkplätze in deinem digitalen Raumplan an – völlig ohne Limit oder Zusatzkosten, ganz egal wie groß deine Bürofläche ist.   
Keine Onboarding-Gebühr Unser Customer Success Team begleitet dich aktiv und komplett kostenfrei beim System-Setup und der Einführung. Falls gewünscht, kannst du einen maßgeschneiderten Premium-Setup-Service hinzubuchen.   
Keine Service- oder Plattformgebühren Du profitierst von unserem vollen Support, ohne dass versteckte Kosten oder zusätzliche monatliche Grundgebühren anfallen.   
Dauerhaft kostenlose Version Teste desk.ly als dein Workplace Management Tool mit bis zu 15 Nutzer:innen komplett gratis und unverbindlich – so lange zu möchtest.   

Du willst ausrechnen, wie viel Potenzial in deinem Büro steckt?

Finde jetzt heraus, wie viel Budget du durch strategische Büroflächen-Optimierung und flexibles Arbeiten nachhaltig einsparen kannst. Nutze unser digitales Analyse-Tool, um euer individuelles Desk Sharing Potenzial aufzudecken. 

 
Jetzt Einsparpotenzial berechnen –Zum ROI Kalkulator

Wissenswertes über Workplace Management Systeme

Was ist eine Workplace Management Software?

Eine Workplace Management Software ist ein digitales Tool, mit dem Unternehmen ihre physischen Büroflächen und Ressourcen organisieren. Dazu gehören das Buchen von Arbeitsplätzen (Desk Sharing), Meetingräumen und Parkplätzen. Das Ziel ist es, die Zusammenarbeit zwischen hybriden Teams (Homeoffice und Präsenz) reibungslos zu koordinieren und gleichzeitig ungenutzte Flächen im Büro aufzudecken. 


 

Integrated-Workplace-Management-System-Definition (IWMS): Was sind IWMS?

Eine IWMS (Integrated Workplace Management System) geht noch einen Schritt weiter als eine reine Buchungssoftware. Es ist eine All-in-One-Unternehmensplattform, die fünf Kernbereiche kombiniert: Immobilienmanagement, Projektmanagement, Facility Management (Instandhaltung/Reinigung), Nachhaltigkeit/Energie sowie eben das Arbeitsplatzmanagement. Für moderne, agile Unternehmen bündelt ein IWMS alle Daten an einem Ort, um Kosten strategisch zu senken. 

Wie funktioniert eine Workplace Management Software?

Aus Nutzersicht ist es super simpel: Mitarbeiter:innen öffnen die App (oder den Browser), sehen einen interaktiven Raumplan des Büros und buchen sich mit wenigen Klicks für einen bestimmten Tag einen freien Schreibtisch, einen Parkplatz oder einen Meetingraum.

Im Hintergrund sammelt die Software anonymisierte Daten darüber, welche Bereiche tatsächlich genutzt werden. Admins können über Dashboards Regeln (z.B. wie lange im Voraus gebucht werden darf) und die reale Auslastung analysieren.

Welche Vor- und Nachteile bringen Workplace Management Systeme?
 
Die Vorteile von Workplace Management Systemen: 
  •  Kostenersparnis: Da du ungenutzte Flächen sofort erkennst, kannst du Büroräume verkleinern, Mietkosten senken oder Services wie die Reinigung bedarfsgerecht anpassen.
  • Bessere Zusammenarbeit: Teams sehen, wer wann im Büro ist, und können sich gezielt nebeneinander einbuchen.
  • Planungssicherheit: Kein Frust mehr bei der Ankunft – Schreibtisch, Technik und Parkplatz sind sicher reserviert.

Die potenziellen Nachteile / Herausforderungen von Workplace Management Systemen: 

  • Gewohnheitsänderung: Die Belegschaft muss sich erst daran gewöhnen, Plätze vorab zu buchen (hier hilft eine besonders intuitive Software).
  • Datenschutzbedenken: Mitarbeitende sorgen sich manchmal um Überwachung. Die Lösung: Eine DSGVO-konforme Software, bei der Buchungsdaten anonymisiert ausgewertet werden. 

Was versteht man unter Workplace Management?

Workplace Management umfasst die ganzheitliche Planung, Steuerung und Optimierung der Arbeitsumgebung. Es geht darum, die physische Bürofläche so zu gestalten und zu verwalten, dass sie perfekt zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens passt. Es verbindet HR-Themen (Mitarbeiterzufriedenheit), IT (technische Ausstattung) und Facility Management.

 

Wie organisiert man Workplace Management?

Erfolgreiches Workplace Management basiert auf drei Säulen: 

  1.  Klare Leitlinien (Policies): Definiert gemeinsam im Team, wie hybrides Arbeiten gelegt werden soll (z.B. wie viele Tage Homeoffice pro Woche sinnvoll sind)
  2. Die richtige Technologie: Setzte auf eine intuitive Software wie desk.ly, die Raumpläne digitalisiert und das Buchen ohne administrativen Aufwand automatisiert. 
  3. Datengeschützte Optimierung: Trifft keine Entscheidungen aus dem Bauch heraus. Analysiere regelmäßig die Auslastungsdaten und passe die Bürostruktur (z.B. mehr Kreativzonen statt starrer Einzelarbeitsplätze) dynamisch an den echten Bedarf an. 
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