Desk Sharing in der Stadtverwaltung Metzingen

Die Voraussetzung

Warum als Stadtverwaltung hybrid arbeiten?

Die Pandemie beschleunigte die Digitalisierung und die Einführung hybrider Arbeit. Die flexible Arbeitsplatzwahl kam bei den Mitarbeitenden so gut an, dass die Stadt dies auch auf das Büro ausweiten wollte – in Form von Desk Sharing. Weil die Mitarbeitenden aber bisher alle ihren eigenen Schreibtisch gewohnt waren, wollten sie das Konzept zunächst testen.

"Auf die individuellen Bedürfnisse eingehen zu können ist großartig. Mittels weniger Klicks kann gefiltert werden, ob der Arbeitsplatz nahe der Heizung, höhenverstellbar oder neben dem bzw. der Lieblingskolleg:in sein soll."

Jörg StritzelbergerIT-Leiter, Stadtverwaltung Metzingen

Best Practice Nr. 1

Würden die geteilten Arbeitsplätze zu Unruhe führen und wie aufwändig wäre die Verwaltung? Um moderne Arbeitsmodelle und Tools zunächst zu testen, richtete die Stadt Metzingen 2022 die “DigITal-WerkStadt” ein. Dort testen 23 Mitarbeitende des neuen Geschäftsbereichs Digitalisierung und IT Neuerungen, bevor sie groß ausgerollt werden. So auch das Desk Sharing, das sie mit Hilfe von desk.ly organisieren.

„desk.ly ist für die Stadtverwaltung eine nützliche Unterstützung und sehr innovativ für die öffentliche Verwaltung.“

Jörg StritzelbergerStadtverwaltung Metzingen

„desk.ly ist für die Stadtverwaltung eine nützliche Unterstützung und sehr innovativ für die öffentliche Verwaltung.“

Jörg StritzelbergerStadtverwaltung Metzingen

„desk.ly ist für die Stadtverwaltung eine nützliche Unterstützung und sehr innovativ für die öffentliche Verwaltung.“

Jörg StritzelbergerStadtverwaltung Metzingen

Best Practice Nr. 2

In der DigITal-WerkStadt gibt es keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze mehr. Um dennoch eine Übersicht zu haben, wer wo sitzt, braucht es digitale Unterstützung. Die Stadtverwaltung organisiert das mit desk.ly. Schon nach kurzer Zeit zeigte sich, wie desk.ly den Arbeitsalltag in der Stadtverwaltung vereinfacht. Besonders folgende Funktionen erleichtern es, das hybride Arbeiten im Amt zu organisieren:

Platzbuchung: Die Mitarbeitenden können sich schon im Vorfeld einen Arbeitsplatz ihrer Wahl buchen und wissen damit direkt beim Betreten der Räumlichkeit, wo sie sitzen.
Merkmale filtern: Um ganz einfach den passenden Schreibtisch zu finden, können sie nach Eigenschaften filtern, z. B. nach einem Arbeitsplatz, der ruhig ist, nah an der Heizung oder höhenverstellbar.
Wer ist im Büro? Mit der gleichnamigen Funktion sehen die Mitarbeitenden, welche Kolleg:innen wann im Büro sind und wo sie sitzen. Das erleichtert den Austausch und motiviert vor Ort zu arbeiten.

Best Practice Nr. 3

Der Datenschutz ist im öffentlichen Dienst besonders wichtig. Deshalb erarbeitete die Stadtverwaltung klare Regeln für das Desk Sharing. Dazu gehört unter anderem die Clean Desk Policy, die dafür sorgt, dass alle Plätze zum Feierabend ordentlich hinterlassen werden. Persönliche Gegenstände und vor allem Unterlagen werden weggeräumt, damit sensible Daten vertraulich bleiben.

Auch bei der Wahl der Desk Sharing Software legte die Stadtverwaltung großen Wert auf eine DSGVO-konforme Anwendung. desk.ly ist darüber hinaus auch ISO 27001 zertifiziert.

"Besonders zur Einführung ist es wichtig, die Mitarbeitenden zu unterstützen. Die Umstellung vom Stammplatz zum geteilten Schreibtisch mit Clean Desk Policy kann erstmal als unangenehm und Zeitaufwand empfunden werden."

Jörg StritzelbergerStadtverwaltung Metzingen

Best Practice Nr. 4

Mitarbeitende schulen

Auf die Zusammenarbeit und die Raumnutzung wirkt sich das Desk Sharing positiv aus. Doch nicht alle waren begeistert davon, ihren festen Platz zu "verlieren". Deshalb hat die Stadt die Mitarbeitenden bei der Einführung eng begleitet. Besonders wichtig war dabei zu erleben, wie einfach und schnell die Platzbuchung funktioniert.

Außerdem gibt die DigITal-WerkStadt allen Mitarbeitenden der Stadtverwaltung die Möglichkeit das Desk Sharing zunächst zu testen. Dazu stellt sie zusätzliche desk.ly Lizenzen zur Verfügung, mit denen neue Abteilungen auch die Software vorab kennenlernen können.

Whitepaper

whitepaper form öffentlicher dienst

Shared Desks in der öffentlichen Verwaltung einzuführen und effizient zu organisieren kann eine Herausforderung sein. Dieses Whitepaper gibt 7 Praxistipps für die Einführung, die Erstellung interner Richtlinien, die Mitarbeiterkommunikation und vieles mehr. Ein Leitfaden für die öffentliche Verwaltung mit vielen Beispielen aus der Praxis!

Stadtverwaltung Metzingen & die "DigITal-WerkStadt"

Die Kreisstadt Metzingen liegt in Baden-Württemberg an der Schwäbischen Alb und hat rund 23.000 Einwohnende. Die Stadtverwaltung ist gemeinsam mit dem Amtssitz der amtierenden Oberbürgermeisterin Carmen Haberstroh im Rathaus anzutreffen und verwaltet von dort aus alle Aufgaben, die die Stadtpolitik betreffen. Die Stadtverwaltung Metzingen beschäftigt etwa 400 Mitarbeitende an drei Standorten. Zum einen im Rathaus direkt und zum anderen in der neu dazugekommenen “DigITal-WerkStadt”, in der aktuell bis zu sechzehn Mitarbeitende pro Tag neue digitale Tools und Arbeitsformen ausprobieren können.

Desk Sharing bei der Stadtverwaltung Metzingen

Warum als Stadtverwaltung hybrid arbeiten?

Stadtverwaltung pilotiert Desk Sharing

Digitale Unterstützung beim Desk Sharing

Desk Sharing und der Datenschutz

Mitarbeitende schulen

Desk Sharing im öffentlichen Dienst – mit Best Practices