Passo dopo passo per la gestione degli utenti! Assegna ora le autorizzazioni nel nostro strumento di desksharing.
Grazie a questa funzione è ora possibile per gli utenti di desk.ly della tua organizzazione avere diversi diritti di accesso. Consiste nell'assegnare a determinati gruppi (subappaltatori, dipartimento, squadre) permessi per luoghi, piani, piani di seduta e posti a sedere. Con questa guida passo dopo passo, vi spieghiamo in dettaglio quali configurazioni dovete apportare per la funzione di condivisione delle scrivanie e a cosa prestare attenzione.
Il nostro consiglio: leggete attentamente queste istruzioni prima di attivare e provare la funzione!
1. Attivare la funzione di autorizzazione
Nelle impostazioni di sistema del nostro strumento di desksharing, gli amministratori possono determinare se i permessi possono essere concessi attivando o disattivando la funzione "Permessi". Se questo è attivato, gli utenti inizialmente non hanno permessi. Questi devono essere prima applicati. Vi mostreremo come farlo nei prossimi passi!
Nota: i nostri video in questa guida sono in tedesco, ma hanno sottotitoli in italiano.
2. Definire i gruppi di autorizzazione
Gli amministratori hanno ora la possibilità di definire gruppi di autorizzazione per i singoli utenti. Come si può vedere nel seguente video, un subappaltatore, un dipartimento e una o più squadre devono essere impostate per questo scopo. Tutti e tre i campi devono essere completati. Non è previsto che, per esempio, venga memorizzato solo il subappaltatore. I nuovi gruppi possono essere aggiunti semplicemente scrivendo e poi cliccando il tasto ENTER e quelli già creati possono essere cercati semplicemente inserendoli nel campo corrispondente.
Le aziende con strutture più piccole possono semplicemente usare termini sia a livello di dipartimento che di squadra. A meno che uno non abbia un subappaltatore, il nome dell'azienda può essere semplicemente inserito di nuovo qui. Ecco una serie di esempi di come potrebbe apparire nelle aziende:
Esempio 1Azienda: Musterfirma GmbH Subappaltatore:Subappaltatore A Reparto: Marketing Team: Eventmarketing |
Esempio 2Azienda: Musterfirma GmbH Subappaltatore: Subappaltatore B Reparto:Contabilità Team: Contabilità |
Esempio3Azienda: Test AG Subappaltatore: Test AG Reparto: Test AG Team: Test AG |
Nota: si prega di prestare attenzione alle maiuscole e alle minuscole quando si gestiscono nuovi gruppi, altrimenti i gruppi saranno memorizzati più volte su desk.ly. Questo può portare gli utenti a non essere in grado di accedere alle posizioni "autorizzate" perché è stato aggiunto il gruppo di utenti "sbagliato" (ortografia diversa). Solo un subappaltatore e un dipartimento possono essere inseriti per un utente. Tuttavia, può essere assegnato a diversi team, ad esempio la persona è nei team eventi e grafica. Nel file CSV (modello di importazione), questi sono separati con un "|", per esempio Grafica|Eventi.
Modello di importazione
I gruppi di autorizzazioni possono anche essere inseriti utilizzando il nostro modello di importazione, che puoi trovare come amministratore nell'amministrazione degli utenti. Questo vi fa risparmiare tempo e fatica. Basta scaricare il file CSV tramite il link "Modello di importazione", modificarlo nello strumento di vostra scelta e riempire le colonne per i gruppi di autorizzazione. Poi esporti il file come file CSV e lo carichi tramite il link "Importa utenti". Puoi trovare maggiori informazioni nel nostro breve video esplicativo:
3. Inserire i gruppi di utenti nell'impostazione di desksharing
In desk.ly, i gruppi di utenti autorizzati possono essere inseriti dagli amministratori in vari punti come per sempio a luoghi, piani e/o posti a sedere. Per farlo, seleziona per esempio la posizione corrispondente e ora stabilisci tutti i gruppi di autorizzazione che vuoi. Per ogni gruppo aggiunto, l'amministratore riceve una casella in cui si possono apportare le seguenti configurazioni nel software di desksharing::
- Selezione dell'azienda
- Selezione dei dipartimenti
- Selezione dei teams
- L'opzione "Cancella gruppo"
- Aggiungi gruppo
In questa casella, le autorizzazioni per il vostro desksharing possono essere memorizzate assegnando gruppi di utenti (tramite subappaltatori, reparti e teams). Diverse squadre possono essere aggiunte a un dipartimento in un solo passo. Se volete dare a più reparti l'accesso, per esempio, a una sede, aggiungete semplicemente altri gruppi di utenti autorizzati tramite "Aggiungi gruppo".
Lo stesso principio si applica ai piani e ai posti a sedere. Anche i gruppi di utenti autorizzati possono essere aggiunti qui. Se i permessi per la condivisione della scrivania sono già stati inseriti per una posizione, vengono ereditati. Questo cambia solo quando vengono aggiunti nuovi gruppi di autorizzazione al piano o ai posti a sedere. Inoltre, queste autorizzazioni possono essere create anche nelle singole postazioni di lavoro e i singoli utenti autorizzati possono essere inseriti. Qui è importante notare che queste persone devono anche essere autorizzate per la posizione al fine di poter prenotare il posto. Puoi vedere come appare nel nostro video esplicativo:
Se la funzione è disattivata per qualche motivo, i gruppi di permessi non sono più in funzione e tutti gli utenti possono vedere di nuovo tutto. Quando la funzione viene riattivata, le autorizzazioni precedentemente memorizzate vengono ripristinate.
Migliori pratiche per la funzione di condivisione della scrivania
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- Attiva la nuova funzione. Scarica il modello di importazione e modificalo. Quando si creano i subappaltatori, reparti e li teams, assicuratevi di usare maiuscole e minuscole!
- Il nostro consiglio: puoi filtrare le singole colonne della tabella e per esempio, visualizzare tutti i dipendenti di una sotto-azienda.
- È meglio iniziare a memorizzare tutti i gruppi di autorizzazione pertinenti nell'applicazione di desksharing per esempio nelle sedi, nei piani e nei posti a sedere. Una volta fatto questo, non si possono fare prenotazioni per un breve periodo. Pertanto, è meglio informare tutti i vostri colleghi e colleghe.
- Poi carica il modello di importazione modificato. Tutti i permessi funzionano nuovamente.
- Le autorizzazioni non funzionano come dovrebbero? Passa alla vista di un utente in modalità Impersonate (area Admin -> Amministrazione utenti) per capire meglio dove può verificarsi un errore. Il breve video mostra come farlo:
- Hai ancora delle difficoltà? Allora disattiva la funzione! I gruppi di autorizzazioni già inseriti si disattivano ma rimangono comunque salvati. Fatto ciò contatta il nostro supporto. Saremo felici di aiutarti!
- Attiva la nuova funzione. Scarica il modello di importazione e modificalo. Quando si creano i subappaltatori, reparti e li teams, assicuratevi di usare maiuscole e minuscole!