User Management

Passo dopo passo per la gestione degli utenti! Assegna ora le autorizzazioni nel nostro strumento di desksharing.

Grazie a questa funzione è ora possibile per gli utenti di desk.ly della tua organizzazione avere diversi diritti di accesso. Consiste nell'assegnare a determinati gruppi (subappaltatori, dipartimento, squadre) permessi per luoghi, piani, piani di seduta e posti a sedere. Con questa guida passo dopo passo, vi spieghiamo in dettaglio quali configurazioni dovete apportare per la funzione di condivisione delle scrivanie e a cosa prestare attenzione.

Il nostro consiglio: leggete attentamente queste istruzioni prima di attivare e provare la funzione!

 

1. Attivare la funzione di autorizzazione

Nelle impostazioni di sistema del nostro strumento di desksharing, gli amministratori possono determinare se i permessi possono essere concessi attivando o disattivando la funzione "Permessi". Se questo è attivato, gli utenti inizialmente non hanno permessi. Questi devono essere prima applicati. Vi mostreremo come farlo nei prossimi passi!

Nota: i nostri video in questa guida sono in tedesco, ma hanno sottotitoli in italiano.

 

2. Definire i gruppi di autorizzazione

Gli amministratori hanno ora la possibilità di definire gruppi di autorizzazione per i singoli utenti. Come si può vedere nel seguente video, un subappaltatore, un dipartimento e una o più squadre devono essere impostate per questo scopo. Tutti e tre i campi devono essere completati. Non è previsto che, per esempio, venga memorizzato solo il subappaltatore. I nuovi gruppi possono essere aggiunti semplicemente scrivendo e poi cliccando il tasto ENTER e quelli già creati possono essere cercati semplicemente inserendoli nel campo corrispondente.

 


Le aziende con strutture più piccole possono semplicemente usare termini sia a livello di dipartimento che di squadra. A meno che uno non abbia un subappaltatore, il nome dell'azienda può essere semplicemente inserito di nuovo qui. Ecco una serie di esempi di come potrebbe apparire nelle aziende:

Esempio 1

Azienda: Musterfirma GmbH

Subappaltatore:Subappaltatore A

Reparto: Marketing

Team: Eventmarketing

Esempio 2

Azienda: Musterfirma GmbH

Subappaltatore: Subappaltatore B

Reparto:Contabilità

Team: Contabilità

Esempio3

Azienda: Test AG

Subappaltatore: Test AG

Reparto: Test AG

Team: Test AG

Nota: si prega di prestare attenzione alle maiuscole e alle minuscole quando si gestiscono nuovi gruppi, altrimenti i gruppi saranno memorizzati più volte su desk.ly. Questo può portare gli utenti a non essere in grado di accedere alle posizioni "autorizzate" perché è stato aggiunto il gruppo di utenti "sbagliato" (ortografia diversa). Solo un subappaltatore e un dipartimento possono essere inseriti per un utente. Tuttavia, può essere assegnato a diversi team, ad esempio la persona è nei team eventi e grafica. Nel file CSV (modello di importazione), questi sono separati con un "|", per esempio Grafica|Eventi.

 

Modello di importazione

I gruppi di autorizzazioni possono anche essere inseriti utilizzando il nostro modello di importazione, che puoi trovare come amministratore nell'amministrazione degli utenti. Questo vi fa risparmiare tempo e fatica. Basta scaricare il file CSV tramite il link "Modello di importazione", modificarlo nello strumento di vostra scelta e riempire le colonne per i gruppi di autorizzazione. Poi esporti il file come file CSV e lo carichi tramite il link "Importa utenti". Puoi trovare maggiori informazioni nel nostro breve video esplicativo:

 

3. Inserire i gruppi di utenti nell'impostazione di desksharing

In desk.ly, i gruppi di utenti autorizzati possono essere inseriti dagli amministratori in vari punti come per sempio a luoghi, piani e/o posti a sedere. Per farlo, seleziona per esempio la posizione corrispondente e ora stabilisci tutti i gruppi di autorizzazione che vuoi. Per ogni gruppo aggiunto, l'amministratore riceve una casella in cui si possono apportare le seguenti configurazioni nel software di desksharing::

  • Selezione dell'azienda
  • Selezione dei dipartimenti
  • Selezione dei teams
  • L'opzione "Cancella gruppo"
  • Aggiungi gruppo

In questa casella, le autorizzazioni per il vostro desksharing possono essere memorizzate assegnando gruppi di utenti (tramite subappaltatori, reparti e teams). Diverse squadre possono essere aggiunte a un dipartimento in un solo passo. Se volete dare a più reparti l'accesso, per esempio, a una sede, aggiungete semplicemente altri gruppi di utenti autorizzati tramite "Aggiungi gruppo".

Lo stesso principio si applica ai piani e ai posti a sedere. Anche i gruppi di utenti autorizzati possono essere aggiunti qui. Se i permessi per la condivisione della scrivania sono già stati inseriti per una posizione, vengono ereditati. Questo cambia solo quando vengono aggiunti nuovi gruppi di autorizzazione al piano o ai posti a sedere. Inoltre, queste autorizzazioni possono essere create anche nelle singole postazioni di lavoro e i singoli utenti autorizzati possono essere inseriti. Qui è importante notare che queste persone devono anche essere autorizzate per la posizione al fine di poter prenotare il posto. Puoi vedere come appare nel nostro video esplicativo:

 

Se la funzione è disattivata per qualche motivo, i gruppi di permessi non sono più in funzione e tutti gli utenti possono vedere di nuovo tutto. Quando la funzione viene riattivata, le autorizzazioni precedentemente memorizzate vengono ripristinate.

 

Migliori pratiche per la funzione di condivisione della scrivania


    1. Attiva la nuova funzione. Scarica il modello di importazione e modificalo. Quando si creano i subappaltatori, reparti e li teams, assicuratevi di usare maiuscole e minuscole!
      1. Il nostro consiglio: puoi filtrare le singole colonne della tabella e per esempio, visualizzare tutti i dipendenti di una sotto-azienda.
    2. È meglio iniziare a memorizzare tutti i gruppi di autorizzazione pertinenti nell'applicazione di desksharing per esempio nelle sedi, nei piani e nei posti a sedere. Una volta fatto questo, non si possono fare prenotazioni per un breve periodo. Pertanto, è meglio informare tutti i vostri colleghi e colleghe.
    3. Poi carica il modello di importazione modificato. Tutti i permessi funzionano nuovamente.
    4. Le autorizzazioni non funzionano come dovrebbero? Passa alla vista di un utente in modalità Impersonate (area Admin -> Amministrazione utenti) per capire meglio dove può verificarsi un errore. Il breve video mostra come farlo:
    5. Hai ancora delle difficoltà? Allora disattiva la funzione! I gruppi di autorizzazioni già inseriti si disattivano ma rimangono comunque salvati. Fatto ciò contatta il nostro supporto. Saremo felici di aiutarti!