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Shared Desks schaffen Raum fürs Wachstum

Wie bleibt ein schnell wachsendes Team flexibel ohne den Überblick zu verlieren? Podstars by OMR setzt auf desk.ly, um den hybriden Arbeitsalltag reibungslos zu organisieren. So halten sie mühelos die Balance zwischen Dynamik und Struktur.

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Video-Transkript: Das Interview zum Nachlesen

Leicht redigierte Abschrift des Videos – Füllwörter und Wortwiederholungen wurden entfernt.

Moritz Schubert (Director Sales & Partnerships): Es gab halt einfach die Situation: Morgens kamen wir ins Office und drei, vier Leute standen dann da und guckten sich an, guckten mich an: Wo soll ich jetzt arbeiten?

Tim Plücken (Head of Partnerships and Sales): OMR ist das größte Event im deutschsprachigen Raum für Digital, Tech und Marketing mit 70.000 Besuchenden pro Jahr.

Moritz Schubert: OMR versteht sich eigentlich als B2B-Plattform. Das heißt, wir versuchen wirklich, die digitalen Player zusammenzufassen.

Sophia Labuda (Senior People Manager): In den letzten drei, vier Jahren haben wir uns von der Mitarbeiteranzahl her fast verdoppelt.

Tim Plücken: Neue Units sind dazugekommen, das OMR Festival hat sich massiv vergrößert, OMR Reviews ist dazugekommen.

Moritz Schubert: Also extremes Wachstum in den letzten vier Jahren, was natürlich die eine oder andere Herausforderung mit sich bringt. Oh, da kann ich mich an einige wilde Tage erinnern.

Tim Plücken: Sitze ich hier, sitze ich da, kann ich da irgendwo sitzen?

Sophia Labuda: Gerade wenn es um die Bürofläche geht: Wir hatten oder haben mehr Mitarbeitende, als wir eigentlich Bürofläche haben. Dementsprechend mussten wir uns da was überlegen, wie wir das hinbekommen.

Moritz Schubert: Es war auch eine bewusste Entscheidung von OMR, hier am Standort in der Schanze zu bleiben, weil wir eben an den Spirit hier glauben, an die Nähe zur Messe, aber auch viele andere Vorteile sehen.

Tim Plücken: Für mich war sofort klar, dass wir desk.ly brauchen.

Sophia Labuda: desk.ly hat eigentlich die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise bei uns im Alltag einfach zu integrieren.

Tim Plücken: Ich habe gesehen, in welchem Umfeld ich sitze: Sind das Kollegen aus dem Festival-Team, sind das Kollegen aus dem Podcast-Team?

Sophia Labuda: Wenn ich zum Beispiel jetzt persönlich an mich denke und schaue: Okay, ich habe heute vielleicht ein Projekt mit meiner Kollegin, und hey, an dem Tag ist sie im Büro, hat sich einen Platz gebucht – dann buche ich mir auch einen, dann können wir das Meeting auch vor Ort machen. Von desk.ly hat mich am meisten die simple Nutzung überzeugt.

Moritz Schubert: Ich nutze im Umfeld der Arbeit wahrscheinlich 10, 15 Softwarelösungen, und die müssen intuitiv sein.

Sophia Labuda: Darüber hinaus natürlich auch im On- und Offboarding, gerade aus People-Sicht: Die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, ist eigentlich für uns besonders nützlich.

400+ Mitarbeitende
MEDIEN & EVENTS  
LOCATION ORANGE
HAMBURG  

Das Flex Office optimieren – aber wie? 

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen. 

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie Labuda OMR
Sophie LabudaSenior People Managerin OMR
OMR Büro

Shared Desks smart organisiert

Damit das Flex Desking nicht zu Chaos führt, musste ein Tool zur Verwaltung der Arbeitsplätze her. Seit April 2021 nutzt das OMR Team desk.ly. Über die Desk Sharing Software sehen die Mitarbeitenden, welche Plätze frei sind, wer noch im Büro ist und können ihren Platz vorab reservieren. Die einfache Bedienung und Übersichtlichkeit überzeugten sofort. 

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz Schubert OMR
Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

  • Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
  • OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt. 
  • Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
  • Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
  • Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.
OMR Gebäude

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie Labuda OMR
Sophie LabudaSenior People Managerin OMR
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Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

Starte jetzt in die Zukunft hybrider Arbeit

OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.

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