Was ist ein digitales Besuchermanagement?

Ein digitales Besuchermanagement unterstützt Unternehmen bei der Vor- und Nachbereitung von Besuchen an allen Standorten. Gäste werden digital angemeldet, Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze für sie gebucht und wichtige Hinweise automatisiert versendet. Ein Besucher-Dashboard bündelt alle Besuche an einem Ort und macht Anwesenheiten nachvollziehbar.

Was kann ich mit dem desk.ly Besuchermanagement für Gäste buchen?

Ihr bucht Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze für Gäste und bestellt Catering für gemeinsame Meetings. Die Buchung erfolgt dort, wo ihr auch eure eigenen Bürotage plant, ohne Wechsel in ein zweites Tool und ohne Doppelbelegungen. Wiederkehrende Besucherinnen und Besucher erkennt das System und füllt ihre Daten automatisch aus.

Wie werden Gäste über ihren Besuch informiert?

Gäste erhalten automatisch eine E-Mail mit allen wichtigen Eckdaten zu ihrem Besuch, also wann und wo für sie gebucht wurde. Das nimmt dem Team Kommunikationsaufwand ab. Zusätzlich lässt sich einer Buchung ein Kommentar beifügen, um Kolleginnen und Kollegen über wichtige Details rund um den Besuch zu informieren.

Was sieht das Empfangsteam im Visitor Dashboard?

Das Empfangsteam hat eine zentrale Übersicht aller Besuche, mit den Gästen und der jeweiligen Ansprechperson im eigenen Unternehmen. Ankünfte und Check-outs werden protokolliert, Gast-Nummern lassen sich hinterlegen und Gastgeber werden mit einem Klick über die Ankunft informiert. Auch Kolleginnen und Kollegen sehen in desk.ly, wann Gäste im Haus sind.

Wie schützt desk.ly sensible Bereiche und Gästedaten?

Über Buchungsrechte legt ihr fest, in welchen Bereichen Gästebuchungen erlaubt sind und wo nur bestimmte Abteilungen buchen dürfen. Gäste und Einladende lassen sich auf Wunsch anonymisiert darstellen. Der Check-in ist optional und zeigt, ob ein gebuchter Platz genutzt wurde, was die Auslastungsstatistik genau hält.

Demnächst verfügbar

Besuchermanagement Software

Mit dem Besuchermanagement von desk.ly bereitet ihr Besuche stressfrei vor und nach: Bucht mit wenigen Klicks Schreibtische, Parkplätze oder Meetingräume für Gäste und versendet wichtige Hinweise automatisiert. Das Besucher-Dashboard gibt eurem Empfang jederzeit den Überblick, wer wann im Haus ist.

Demo buchen

Die desk.ly Besuchermanagement Software zeigt, wie Teams Gäste für Arbeitsplätze buchen, Benachrichtigungen automatisieren und Anwesenheiten protokollieren.

Besuche vorbereiten

Entspannt ankommen, effizient zusammenarbeiten

Ob Vorstellungsgespräch, Kundenbesuch oder externe Kollaboration, mit desk.ly startet ihr gelassen in jeden Termin. Ihr bucht Plätze bequem vorab für Gäste und bestellt Catering für eure gemeinsamen Meetings.

Eure Gäste erhalten automatisiert alle wichtigen Informationen zu ihrem Besuch und fühlen sich von Anfang an gut aufgehoben.

Das desk.ly Besuchermanagement benachrichtigt Gäste automatisch, wann und wo für sie ein Platz gebucht wurde.

Euer Visitor Dashboard

Alle Besuche im Blick

Euer Empfangs-Team hat eine zentrale Übersicht aller Besuche. Dort sehen sie neben den Gästen auch die jeweilige Ansprechperson im eigenen Unternehmen und benachrichtigen sie mit einem Klick über die Ankunft des Gasts.

✓ Hinterlegt Gast-Nummern

✓ Protokolliert Ankünfte und Check-outs

✓ Benachrichtigt Gastgeber mit einem Klick

Das Visitor Dashboard von desk.ly zeigt dem Empfangsteam eine zentrale Übersicht aller Besuche samt Ansprechperson und Ankunftsstatus.

So funktioniert die Gästebuchung

Nahtlos integriert in eure Arbeitsplatzverwaltung

desk.ly ermöglicht die Buchung von Arbeitsplätzen und Meetingräumen für Gäste direkt in der bestehenden Arbeitsplatzverwaltung.

1. Für Gäste buchen

Bucht Arbeitsplätze und Meetingräume für Gäste bequem dort, wo ihr auch eure eigenen Bürotage plant – ohne lästigen Tool-Wechsel.

desk.ly versendet automatisch eine E-Mail mit allen wichtigen Eckdaten an Gäste vor ihrem Besuch.

2. Automatische E-Mails

Gäste erhalten automatisch eine E-Mail mit allen wichtigen Eckdaten zu ihrem Besuch bei euch – für eine reibungslose Kommunikation, die euch Arbeit abnimmt.

Im desk.ly Visitor Dashboard sind alle Besuche sauber protokolliert, sodass der Empfang und Kolleg:innen jederzeit sehen, wann Gäste im Haus sind.

3. Alle Besuche im Blick

Der Empfang hat einen Überblick aller Gäste und kann Besuche stressfrei vorbereiten. Auch Kolleg:innen sehen in desk.ly, wann Gäste im Haus sind.

Check-in optional

Wird der gebuchte Platz auch genutzt? Der Check-in schafft Transparenz und hält eure Auslastungs-Statistik akurat.

Buchungskommentare Informiert eure Kolleg:innen über wichtige Infos rund um den Besuch, indem ihr der Buchung einen Kommentar beifügt.

Automatisches Ausfüllen

Das System erkennt wiederkehrende Besucher:innen und füllt ihre Daten automatisch aus. So geht es beim nächsten Mal schneller.

Anonymisierbar Die Gäste und die Einladenden können auf Wunsch anonymisiert dargestellt werden.

Ohne Tool-Wechsel

Bucht für Gäste bequem dort, wo ihr auch eure eigenen Bürotage plant – kein zusätzliches Tool, keine Doppelbelegungen.

Buchungsrechte

Wo Sicherheit eine besondere Rolle spielt: Legt fest, in welchen Bereichen Gästebuchungen erlaubt sind und wo nur bestimmte Abteilungen buchen dürfen.