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Case Studies

So lösen Unternehmen hybrides Arbeiten mit desk.ly

Echte Praxisbeispiele aus dem DACH-Raum: In Video-Interviews erzählen Kund:innen, wie sie Desk Sharing eingeführt, ihr Alt-Tool abgelöst, die Zusammenarbeit im Büro gestärkt und Fläche eingespart haben.

 

Use Case

Desk Sharing einführen

Die Herausforderung

Mit hybriden Arbeitsmodellen stehen feste Arbeitsplätze an vielen Tagen leer. Desk Sharing löst das – verändert aber den Arbeitsalltag spürbar: Wer sitzt wo? Was passiert, wenn alle am selben Tag kommen? Und wie nimmt man die Belegschaft mit?

Erfolgreiche Einführungen beginnen deshalb nicht mit dem Tool, sondern mit klaren Spielregeln, der frühen Einbindung von Mitarbeitenden und Betriebsrat und einem Pilotbereich, in dem erste Erfahrungen gesammelt werden.

Darauf kommt es an

  • Klare Regeln: Buchungszeiträume, Team-Bereiche und Clean-Desk-Policy vorab festlegen
  • Einfache Bedienung: buchen per App, Web oder direkt in Microsoft Teams – ohne Schulung
  • Schrittweiser Rollout: mit einem Pilotbereich starten, Feedback einholen, dann ausweiten
  • Transparenz: interaktive Raumpläne zeigen freie Plätze und wer wo sitzt

 

Use Case

Alt-Tool ablösen

Die Herausforderung

Viele Unternehmen starten mit Excel-Listen, Outlook-Ressourcen oder einer schnell eingeführten Lösung. Mit wachsender Nutzung zeigen sich die Grenzen: langsame Buchungen, fehlende Integrationen, kaum Auswertungen und Anpassungen nur über externe Dienstleister.

Ein Wechsel wirkt aufwendig – ist es aber selten. Entscheidend sind die Anbindung an bestehende Systeme, eine Administration, die das eigene Team selbst in der Hand hat, und eine Begleitung beim Umstieg.

Darauf kommt es an

  • Integration: Anbindung an Microsoft Teams, Outlook und Google Workspace
  • Automatische Nutzerverwaltung: Single Sign-on und HR-Sync statt manueller Pflege
  • Selbst administrierbar: Grundrisse, Plätze und Regeln ohne externe Hilfe anpassen
  • Begleiteter Umstieg: Unterstützung bei Grundrissen, Konfiguration und Rollout

 

Use Case

Zusammenarbeit fördern

Die Herausforderung

Hybrides Arbeiten hat das Büro verändert: Wer ins Büro kommt, will Kolleg:innen treffen – und nicht vor leeren Schreibtischen sitzen. Ohne Überblick, wer wann vor Ort ist, verpuffen genau diese Bürotage.

Das Büro wird dann zum Ort für Austausch, Abstimmung und Teamarbeit, wenn Teams ihre Anwesenheit gezielt planen und sich bewusst verabreden können.

Darauf kommt es an

  • Sichtbarkeit: auf einen Blick sehen, wer an welchem Tag im Büro ist
  • Teamtage planen: Kolleg:innen finden und sich gezielt dazubuchen
  • Nähe ermöglichen: Team-Bereiche im Raumplan sorgen dafür, dass Teams zusammensitzen
  • Alles in einem Tool: Arbeitsplätze und Meetingräume gemeinsam buchen

 

Use Case

Fläche & Kosten senken

Die Herausforderung

Büroflächen gehören zu den größten Kostenblöcken eines Unternehmens. In hybriden Modellen sind sie oft deutlich schwächer ausgelastet als gedacht – doch ohne belastbare Daten fehlt die Grundlage für Entscheidungen.

Reine Buchungsdaten zeigen nur, was geplant war. Erst wenn klar ist, welche Flächen tatsächlich genutzt werden, lassen sich Etagen zusammenlegen, Mietflächen reduzieren und Arbeitsplätze bedarfsgerecht planen.

Darauf kommt es an

  • Echte Auslastungsdaten: desk.ly Connect erfasst Anwesenheit sensorlos – ohne teure Hardware
  • Auswertungen: Auslastung nach Standort, Etage und Wochentag analysieren
  • Faktenbasierte Planung: Flächenbedarf vor Miet- oder Umzugsentscheidungen belegen
  • Laufende Optimierung: Auslastung kontinuierlich beobachten und nachsteuern
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