Fast 50 % Fläche eingespart

Die steigenden Immobilienkosten in den Großstädten sind für immer mehr Unternehmen ein Thema. So ging es auch Trusted Shops mit Sitz in Köln und mehreren weiteren europäischen Metropolen. Wie haben sie es geschafft sich von 7.500 um 3.500 Quadratmeter zu verkleinern – bei einer gleichbleibenden Anzahl Mitarbeitender? Ihre Case Study zeigt, welches wirtschaftliche Potenzial Desk Sharing hat.

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Video-Transkript: Das Interview zum Nachlesen

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Claudia Plum (Facility Management): Wir haben knapp die Hälfte der Flächen entmietet. Wir sind seinerzeit mit desk.ly gestartet, da hatten wir noch knapp 7.500 Quadratmeter, und jetzt, dieses Jahr, sind wir auf 4.000 Quadratmeter runtergebrochen. Trusted Shops ist ein Unternehmen im E-Commerce und wir bieten an, für Onlineshops die Bereiche Bewertung, Gütesiegel und Käuferschutz abzudecken.

Wir arbeiten seit 2020 hybrid und uns wurde klar, dass wir eine Softwarelösung brauchen, um einfach auch zu planen und zu gucken: Was müssen wir denn den Mitarbeitern möglicherweise anbieten? Von daher haben wir uns für desk.ly entschieden. Das Headquarter in Köln stand im Fokus und wir haben dann sukzessive Amsterdam, Warschau, Barcelona und Lille dazugeholt.

Mir macht das schon Spaß, die Flächen anzulegen und auch zu gucken, was gut angenommen wird und was nicht so gut angenommen wird. Die nächsten Schritte mit desk.ly sind die Implementierung mit MS Teams, darauf folgend die Implementierung mit Workday. Der Support von desk.ly ist toll, weil wir, wenn wir Fragen haben, schnell eine Antwort bekommen. Viele Sachen sind auch selbsterklärend. Das Tool ist wirklich einfach zu verstehen und man kann nichts falsch machen.

Die Herausforderung

Hybrides Arbeiten planbar machen

Seit 2020 arbeitet das Digitalunternehmen mit rund 800 Mitarbeitenden an mehreren europäischen Standorten hybrid. Dabei wurde schnell klar, dass eine Software-Lösung nötig ist, um Anwesenheiten und Verfügbarkeiten planen zu können.

Sie führten ein Buchungs-Tool ein, damit Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze im Büro vorab reservieren können. Nachdem das am Hauptsitz in Köln so gut funktionierte, folgten weitere Standorte in Amsterdam, Warschau, Barcelona und Lille. Schon bald wurde klar, dass Planbarkeit nicht der einzige Vorteil der Software ist. Sie ermöglichte auch enorme Einsparungen.

"Wir haben knapp die Hälfte unserer Flächen entmietet, seit wir mit desk.ly gestartet sind."

Claudia PlumFacility Management, Trusted Shops

Überraschender Impact

Transparenz bei der Auslastung führt zu Einsparung

Trusted Shops bildet die Büros digital über interaktive Raumpläne ab. Die Plätze erhalten Merkmale, wie die technische Ausstattung, damit die Mitarbeitenden den passenden Platz leichter finden und buchen können.

Für das Unternehmen selbst sind die Analysen besonders spannend. Sie verraten, welche Bereiche und Plätze gut oder weniger gut angenommen werden. Diese Insights ermöglichten es, insgesamt 3.500 Quadratmeter an Bürofläche abzumieten und signifikant Kosten zu sparen.

Einfache Implementierung

Nahtlose Integration in die IT-Tools spart Zeit

Durch die Buchungs-Software senkt Trusted Shops nicht nur die laufenden Kosten, sondern auch den Zeiteinsatz für die Verwaltung der Arbeitsplätze.

Dank der Microsoft Teams Einbindung buchen Mitarbeitende schnell und einfach aus Teams heraus ihren Platz.
Die Anbindung an Workday automatisiert die Verwaltung von Buchungen, z. B. bei Krankheit.
Das sind zwei der 250 Integrationen an HR-, Team-Tools und Kalender-Synchonisationen, die desk.ly bietet.

"Der Support von desk.ly ist toll, weil wir schnell Antworten bekommen, wenn wir Fragen haben. Viele Sachen sind auch selbsterklärend. Also das Tool ist wirklich einfach zu verstehen und man kann nichts falsch machen."

Claudia PlumFacility Management, Trusted Shops

Trusted Shops

Trusted Shops ist ein international wachsendes Unternehmen mit sechs Niederlassungen und über 800 Mitarbeitern in Europa. Spezialisiert auf Online-Lösungen für mehr Transparenz und Sicherheit im E-Commerce, begann Trusted Shops mit dem Gütesiegel und dem Käuferschutz, um verlässliche Orientierung und echten Schutz beim Online-Shopping zu bieten. Heute sorgt das Unternehmen mit seinem Bewertungssystem für umfassende Transparenz – weit über den E-Commerce hinaus.