Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung

Leicht redigierte Abschrift des Videos – Füllwörter und Wortwiederholungen wurden entfernt.

Tobias Fänger (Referatsleitung Digitalisierung & IT): Das Thema Homeoffice wird auch nicht mehr weggehen. Das heißt, damit müssen wir umgehen, und vor allem ist es bei uns auch eine Kostenfrage. Die IT war vorher an mehreren Standorten innerhalb der Stadt verteilt und wurde jetzt hier zentral zusammengefasst, und da hatten wir einfach das Problem, dass wir mehr Menschen als Arbeitsplätze hatten. Bei den Planungen am Anfang sind wir davon ausgegangen, wir bräuchten mehr Räume, mehr Arbeitsplätze.

Diese Arbeitsplätze und Räume haben wir so gar nicht bekommen. Deswegen war das so ein bisschen der Druck bei uns, sich damit auseinanderzusetzen: Wie können wir die Flächen besser nutzen, wie können wir die Flächen effizient nutzen? Ziel ist es, dass wir die eher reduzieren, verkleinern und uns an zentralen Standorten zusammenziehen.

Dazu gab es stadtweit eine Arbeitsgruppe, mit der wir sehr kooperativ zusammenarbeiten konnten, und wir haben uns da auch bereit erklärt, das einmal zu testen. Und so kamen wir nachher auch auf eine technische Lösung, auf dieses Tool, das es dafür braucht. Aus Sicht der Nutzer war es wichtig, dass es – wir sagen immer, wenn man das sagen darf – einfach smart und sexy ist. Es muss übersichtlich sein, es muss einfach in der Bedienung sein, es muss pragmatisch sein.

Da haben wir drauf geachtet. Aus der Administration war uns besonders wichtig, dass wir das Tool einfach in unsere Infrastruktur einbinden konnten, dass wir möglichst viel und alles selbst administrieren können und dass wir wirklich schnell und einfach sehen: Wer ist eigentlich jetzt im Büro? Eine zentrale Vorgabe für uns bei der Stadt ist es, dass eine Lösung, die wir einführen, barrierefrei oder barrierearm ist.

Das war für uns wichtig und das konnten wir mit der Lösung auch sicherstellen. Wenn wir die Einführung wirklich von Anfang bis Ende rechnen, waren es vielleicht 30 Tage, und das wurde von den Kolleginnen und Kollegen auch sehr gut angenommen. Da gab es jetzt keine großen Workshops, die noch notwendig waren, sondern es gab eine Einweisung, es gab ein Video, das einem bereitgestellt wurde, und damit war nachher jeder in der Lage, das Tool vernünftig zu nutzen.

Als wir das Tool noch nicht hatten, hatten wir, glaube ich, ganz viele Sorgen und Ängste: Kann das überhaupt passen, wo sollen die Leute eigentlich alle sitzen? Das war am Anfang so ein bisschen das Feedback, das wir erhalten haben: dass es da doch schon Unsicherheiten gab, dass man Planungssicherheit haben wollte. Und das haben wir mit dem Tool jetzt geschaffen und eingeführt.

Für uns als Stadtverwaltung ist wichtig, dass wir auswerten können, wie die gesamte Flächenausnutzung ist. Der Erfolg ist eigentlich, dass wir nicht mehr Flächen beansprucht haben, dass wir die Flächen, die wir haben, ganz anders nutzen können und dass wir die Auslastung auch messen können. Ich glaube, das ist wirklich der Vorteil, dass man datenbasiert nachher auch argumentieren kann.

Denn am Anfang kannten wir die Diskussion, wo gesagt wurde: Das funktioniert nicht, wir nehmen uns total die Flexibilität. Und jetzt sehen wir auch mit diesen Auswertungen, dass das funktioniert.