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Desksharing: Wieso, weshalb, warum?

 

Drei Personen arbeiten an einem Laptop

Seit Beginn der Corona-Pandemie gibt es unterschiedliche moderne Arbeitsformen und Arbeitsplatzkonzepte zur Vernetzung von Homeoffice und Office. Besonders das Desksharing zur Verwaltung der Arbeitsplätze tut sich hier hervor. Doch auch wenn die Umstellung für Unternehmen und Mitarbeiter*innen teilweise schwierig war und man sich erst an die neue Arbeitsplatzorganisation gewöhnen muss, birgt diese viele Vorteile. Für ein gutes Gelingen empfiehlt es sich, die Arbeitsplätze gleich auszustatten und Regeln á la “Verlasse den Schreibtisch so, wie du ihn vorfinden möchtest” aufzustellen.

 

Effiziente Ressourcennutzung und Kostenersparnisse

Das große Ziel von Desksharing im hybriden modernen Arbeitsplatzkonzept liegt darin, vorhandene Ressourcen besser sowie effektiver zu nutzen und dadurch das Budget zu schonen. Arbeitsplätze, die untereinander geteilt werden, stehen seltener leer, wenn Kolleg*innen zum Beispiel durch Krankheit ausfallen oder im Homeoffice sind. Sollten durch diese Form der Organisation Büroflächen, Schreibtische, Stühle und Co. eingespart werden, kann Desksharing Kosten senken und auch als besonders nachhaltig bezeichnet werden.

 

Mehr Flexibilität und Kreativität

Im Zusammenhang mit Desksharing fällt kaum ein Begriff häufiger als “Flexibilität”. Flexibel einen Arbeitsplatz buchen, wie und wo man ihn gerade benötigt. Dadurch wird das Arbeiten deutlich entspannter und ist besser an die eigenen individuellen Bedürfnisse angepasst. Der tägliche Austausch mit Kolleg*innen, mit denen man ansonsten seltener Kontakt hat, verbessert die Kommunikation im Unternehmen und führt zu einem regen, kreativen Ideenaustausch und Informationsfluss. Das Flex Office ist ein modernes Bürokonzept im Themengebiet New Work mit vielen Vorteilen.

 

Empathie und Informationsaustausch

Durch die wechselnden Sitznachbarn ist es notwendig, sich täglich auf die neue Arbeitssituation sowie die neuen Sitznachbarn einzustellen. Das erfordert Empathie, die durch diese Situation geschult wird. Jede*r Mitarbeiter*in lernt, mit unterschiedlichen Menschen sowie deren Arbeitsweisen umzugehen. Auf diese Weise kommen auch Mitarbeiter*innen untereinander ins Gespräch, die verschiedene Themenbereiche sowie Arbeitsschwerpunkte haben und in unterschiedlichen Abteilungen arbeiten. Eine Vernetzung und ein besseres Verständnis untereinander findet statt. Es können Lösungsansätze mit mehreren Sichtweisen erarbeitet und so neue Perspektiven und Ideen geschaffen werden. 

 

Mitarbeiterzufriedenheit und Employer Branding

Durch die hohe Flexibilität kann auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen gesteigert werden. Sie fühlen sich wohler, können zwischen Homeoffice und Office wechseln und erreichen so eine gute Work-Life-Balance. Auch das Image, besonders vorteilhaft im Human Ressource und Recruiting Bereich des Unternehmens, kann mit dieser Hilfe verbessert werden. Eine Umfrage von EY (2021) besagt, dass viele Arbeitnehmer*innen sich mehr Flexibilität wünschen und auch nach der Corona-Pandemie gerne zwei bis drei Tage remote arbeiten würden.

 

Flache Hierarchien

Wenn der Grundsatz “Gleiches Recht für alle” beim Desksharing berücksichtigt wird, kann dies dazu führen, starre Hierarchien abzubauen. Denn jede*r – Praktikant*in bis Geschäftsführer*in – beteiligt sich an diesem Konzept. 

 

Überzeugt?

Dann probiere doch direkt mal unser Desksharing-Tool desk.ly kostenfrei aus. Hiermit geht die Arbeitsplatzverwaltung ganz leicht und die Bedienung ist intuitiv. Mitarbeiter*innen können sich Plätze online buchen und diese auf eine Dauer (Vormittag, Nachmittag, Ganzer Tag) ausrichten. Dadurch geht keine Zeit für die Arbeitsplatzsuche verloren. Außerdem kann das vorzeitige Buchen bei der Eingewöhnung helfen und den Mitarbeiter*innen die Unsicherheit nehmen, da sich jede*r den Platz buchen kann, wo er oder sie sitzen möchte.

 

Schnell sein, lohnt sich!

Alle Unternehmen, die sich bis zum 31.07.2022 registrieren, nutzen desk.ly bis zum 31.12.2022 kostenlos. Im Anschluss erhalten diese Unternehmen einen vergünstigten Preis von 0,20€ pro Benutzer*in pro Monat. Jetzt registrieren!

 

Unser Tipp für dich:

Damit die Einführung eines Desksharing-Konzeptes erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es wichtig, Regeln aufzustellen und alle Mitarbeiter*innen von Beginn an einzubeziehen. Hier bekommst du 5 Tipps mit Beispielen für ein konfliktfreies Flex Office:

  1. Stelle allen Mitarbeiter*innen die gleiche Ausstattung zur Verfügung. Dazu gehört z.B. ein Laptop, eine Maus sowie Tastatur und ggf. ein Mousepad.
  2. Sorge für identisch gestaltete Arbeitsplätze und stelle neben dem Tisch und einem Stuhl eine Dockingstation, einen Monitor, eine Schreibtischlampe und ggf. einen Laptopständer bereit.
  3. Durch höhenverstellbare Schreibtische und Stühle sorgst Du dafür, dass wirklich jede*r Mitarbeiter*in den Arbeitsplatz nutzen kann, ohne gesundheitliche Probleme zu bekommen.
  4. Eine Clean Desk Policy führt dazu, dass jeder Arbeitsplatz sauber bleibt und so hinterlassen wird, wie man ihn vorgefunden hat. Das heißt, dass benutzte Kaffeetassen in die Spülmaschine gehören und keine Notizzettel auf dem Arbeitsplatz zurückbleiben.
  5. Damit trotzdem jede*r Mitarbeiter*in die Möglichkeit hat, private Gegenstände im Büro zu lassen, sollten Staumöglichkeiten für Privates in Form von z.B. Rollcontainer, Spinden oder Boxen geschaffen werden.

 

Wir wünschen dir gutes Gelingen, bei der Einrichtung des Desksharing-Modells in deinem Unternehmen. Bei Fragen wende dich gerne direkt an uns!