Desk Sharing
So geht Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung
Maren Kleymann
Nov 21, 2023
Beim Desk Sharing handelt es sich um eine Arbeitsplatzorganisation, bei der die Mitarbeitenden keinen festgelegten Arbeitsplatz haben.
In diesem Artikel möchten wir uns ansehen, wie Desk Sharing funktioniert und wie du es in der öffentlichen Verwaltung implementieren kannst.
Desk Sharing - das Wichtigste im Überblick
- Es ermöglicht deinen Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz im Unternehmen jeden Tag flexibel auszuwählen. Der Platz kann nach den jeweiligen Bedürfnissen ausgewählt werden.
- Die Einführung von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung bedarf einer genauen Analyse, Planung und Umsetzung. Tipps dazu findest du in diesem Artikel.
- In der öffentlichen Verwaltung werden oft sensible Informationen verarbeitet. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Datenschutz und Sicherheit gewährleistet sind.
Das Desk Sharing-Konzept
Zu Beginn möchten wir gerne kurz das Desk Sharing-Konzept erklären. Eine ausführliche Erklärung mit erprobten Regeln und Tipps sowie viele weitere Infos findest du hier.
Beim Desk Sharing stehen weniger Arbeitsplätze zur Verfügung, als es Mitarbeitende in der Abteilung gibt. Die Mitarbeitenden haben keinen festen Arbeitsplatz, dieser wird jeden Tag neu gewählt. Das Konzept kann für das ganze Unternehmen oder nur für bestimmte Abteilungen und Benutzergruppen eingeführt werden, während andere Mitarbeiter weiterhin feste Plätze haben.
Desk Sharing - Vor- und Nachteile
Sehen wir uns nun die Vor- und Nachteile von Desk Sharing im Überblick an.
Vorteile
Durch den Einsatz von Desk Sharing ergeben sich unter anderem folgende Vorteile:
- Flexibilität und Kreativität
- Kosten- und Platzersparnis
- Mehr Selbstbestimmung und -organisation
- Gleichberechtigung aller Mitarbeitenden
- Austausch und Empathie zwischen Kolleg:innen
Nachteile
Obwohl wir von den Vorteilen von Desk Sharing überzeugt sind, möchten wir dir auch mögliche Herausforderungen aufzeigen:
- Zusätzlicher Zeitaufwand
- Mehr Stress durch Ungewissheit
- Schwieriger für introvertierte Personen
Desk Sharing - Erfolgreiche Implementierung in der öffentlichen Verwaltung
Auch öffentliche Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, effizienter zu arbeiten und die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden zu erfüllen. Eine vielversprechende Möglichkeit, um diese Ziele zu erreichen, ist die Einführung von Desk Sharing.
Damit ein reibungsloser Übergang zu dieser Arbeitsweise gelingt, ist eine sorgfältige Planung notwendig. Hier findest du die Schritte zur erfolgreichen Implementierung:
- Analyse und Bedarfsplanung
Beginne mit einer gründlichen Analyse der Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden und der bestehenden Arbeitsumgebung. So erfährst du, welche Abteilungen und Mitarbeitenden am besten von Desk Sharing profitieren können. - Klare Richtlinien und Schulungen
Die Einführung von klaren Richtlinien und Schulungen ist entscheidend. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, wie Desk Sharing funktioniert, wie sie Arbeitsplätze buchen können und welche Regeln zu beachten sind. - Technologische Unterstützung
Investiere in die notwendige Technologie, um Desk Sharing effizient zu verwalten. Das kann die Implementierung einer Buchungssoftware, Zugangskontrollsystemen und Kommunikationstools umfassen. - Flexibilität und Anpassung
Desk Sharing ist nicht in allen Abteilungen oder Positionen gleichermaßen geeignet. Stelle sicher, dass dein Plan flexibel ist und sich an die spezifischen Anforderungen verschiedener Bereiche anpassen kann. - Feedback
Hör auf das Feedback deiner Mitarbeitenden. Sammle regelmäßig Informationen über ihre Erfahrungen mit Desk Sharing und passe deine Strategie entsprechend an.
Öffentliche Verwaltung und Datenschutz
2020 führten Bitkom und DStGB eine Umfrage bei 623 deutschen Kommunen durch. Dabei ging es um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und unter anderem die Möglichkeiten für New Work-Modelle.
Bei der Umfrage gaben 21 Prozent der Befragten an, sie haben “Bedenken bezüglich Datenschutz und Datensicherheit”. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Datenschutz und Sicherheit gewährleistet sind:
- Zugangskontrollen
Implementiere strenge Zugangskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Bereiche oder Daten zugreifen können. - Verschlüsselung und Datensicherung
Stelle sicher, dass alle Daten angemessen verschlüsselt und gesichert sind. - Schulungen und Sensibilisierung
Sensibilisiere deine Mitarbeitenden für die Bedeutung des Datenschutzes und biete Schulungen an, um sicherzustellen, dass sie die besten Praktiken im Umgang mit sensiblen Informationen verstehen. - Regelmäßige Überprüfungen und Audits
Führe regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um sicherzustellen, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Die Implementierung von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung erfordert eine sorgfältige Planung, klare Richtlinien und die Gewährleistung von Datenschutz und Sicherheit. Mit einer gut durchdachten Strategie können öffentliche Behörden die Vorteile dieses flexiblen Arbeitsplatzmodells nutzen und gleichzeitig die Integrität und Sicherheit ihrer Daten wahren.
Sicherheit deiner Daten
Die Daten von desk.ly werden in Servern in Deutschland gehostet. Somit gewährleisten wir den Sicherheitsstandard entsprechend der DSGVO für die sensiblen Daten deiner Mitarbeitenden.
Desk Sharing in der Praxis: Eine Erfolgsgeschichte aus der öffentlichen Verwaltung
Die Stadtverwaltung Metzingen beschäftigt etwa 400 Mitarbeiter und hat den Schritt zum Desk Sharing-Konzept im August 2022 gewagt.
Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich, dass desk.ly den modernen Arbeitsalltag vereinfachen kann: Die Mitarbeitenden können sich schon im Vorfeld einen Arbeitsplatz ihrer Wahl buchen und wissen damit direkt beim Betreten der Räumlichkeit, wo sie sitzen. Darüber hinaus können dank der Features “Wer ist im Büro” und “Merkmale von Arbeitsplätzen” nun auch tägliche, individuelle Bedürfnisse berücksichtigt werden!
“Auf die individuellen Bedürfnisse eingehen zu können, ist großartig!” berichtet Jörg Stritzelberger, IT-Leiter der Stadtverwaltung Metzingen.
Hier findest du die gesamte Success Story der Stadtverwaltung Metzingen.
Bist du noch unentschlossen und möchtest mehr erfahren?
Vereinbare eine kostenlose Live Demo mit uns. Wir stellen dir unser Desk Sharing-Tool vor und beantworten deine Fragen. Finde heraus, ob das Desk Sharing-Konzept für euren Use Case geeignet ist.
Desk Sharing öffentliche Verwaltung - Häufige Fragen & Antworten
Was ist Desk Sharing und wie funktioniert es in der öffentlichen Verwaltung?
Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch haben, sondern sich je nach Bedarf an verfügbaren Arbeitsplätzen niederlassen. In der öffentlichen Verwaltung ermöglicht es eine flexiblere Nutzung von Büroräumen und fördert die Effizienz.
Welche Vorteile bietet Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung?
Desk Sharing ermöglicht eine optimale Nutzung von Ressourcen, senkt die Kosten, fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und unterstützt die moderne Arbeitsplatzgestaltung.
Welche Herausforderungen sind mit der Einführung von Desk Sharing in Behörden verbunden?
Herausforderungen können in der Anpassung der Arbeitsweise der Mitarbeitenden Datenschutzfragen und der Notwendigkeit klarer Richtlinien liegen.
Wie kann die Sicherheit sensibler Daten bei Desk Sharing gewährleistet werden?
Die Sicherheit sensibler Daten kann durch Zugangskontrollen, Verschlüsselung, Schulungen und regelmäßige Überprüfungen sichergestellt werden.
Welche technologischen Lösungen unterstützen Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung?
Buchungssoftware, Zugangskontrollsysteme und Kommunikationstools sind wichtige Technologien, um Desk Sharing effizient zu verwalten und die Zusammenarbeit zu fördern.
Welche Rolle spielen Führungskräfte bei der Einführung von Desk Sharing in öffentlichen Behörden?
Führungskräfte müssen Veränderungen fördern, Vertrauen schaffen, klare Erwartungen setzen und eine Kultur der Flexibilität und Zusammenarbeit unterstützen.
Gibt es Beispiele erfolgreicher Implementierungen von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung?
Ja, einige öffentliche Behörden haben erfolgreich Desk Sharing eingeführt und profitieren von effizienteren Arbeitsabläufen und verbesserten Arbeitsbedingungen.
Wie sieht die Zukunft von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung aus?
Die Zukunft wird geprägt sein von technologischen Entwicklungen, kulturellen Veränderungen und der Notwendigkeit, Arbeitsplätze flexibler und effizienter zu gestalten. Desk Sharing wird voraussichtlich eine zentrale Rolle spielen.