So geht Desk Sharing im öffentlichen Dienst

Das Desk Sharing-Konzept

Stell dir vor, du hast jeden Tag die Freiheit, deinen Arbeitsplatz neu zu wählen – genau das ist Desk Sharing. Dabei gibt es weniger Schreibtische als Mitarbeitende, was Flexibilität und Teamwork fördert. Diese dynamische Arbeitsweise und Arbeitsplatzorganisation, bezieht sich auf die flexible Zuordnung von Arbeitsplätzen, bei der die Raumauslastung optimiert wird. Sie kann im gesamten Unternehmen oder nur in bestimmten Abteilungen eingeführt werden, während andere ihre festen Plätze behalten.

Lässt sich Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung umsetzen?

Desk Sharing lässt sich auch in der öffentlichen Verwaltung umsetzen. Auch wenn es auf den ersten Blick ungewohnt erscheint, können Behörden und Verwaltungen genauso von Desk Sharing profitieren wie Unternehmen der Privatwirtschaft. Die Einführung von Desk Sharing steigert die Effizienz, spart Platz und verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitenden. Unser Blog erklärt auch, welche Vorteile Desk Sharing mit sich bringt. 

Natürlich gibt es spezielle Herausforderungen im öffentlichen Dienst, wie beispielsweise Datenschutzanforderungen und die Notwendigkeit, vertrauliche Informationen sicher zu behandeln. Doch mit einer sorgfältigen Planung und klaren Richtlinien lassen sich diese Hürden überwinden. Desk Sharing ermöglicht es den Mitarbeitenden, flexibel zwischen Büro und Home Office zu wechseln, was eine bessere Work-Life-Balance fördert. Wichtig ist es, den Wandel gut zu kommunizieren und alle Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen, um Akzeptanz und Verständnis zu fördern.

Desk Sharing – erfolgreiche Implementierung im öffentlichen Dienst

Damit Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung reibungslos klappt, braucht es eine gute Vorbereitung. Hier sind die ersten Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung:

1. Analyse und Bedarfsplanung 
   Finde heraus, was deine Mitarbeitenden wirklich brauchen und welche Abteilungen am meisten von Desk Sharing profitieren könnten. Das schafft eine solide Basis für deine Planung.
   
   
2. Klare Richtlinien und Schulungen 
   Klare Regeln und Schulungen bieten Orientierung. Deine Mitarbeitenden müssen wissen, wie Desk Sharing funktioniert, wie sie Arbeitsplätze buchen und welche internen Richtlinien es gibt.
   
   
3. Technologische Unterstützung 
   Setze auf die richtige Technik. Buchungssoftware, Zugangskontrollsysteme und Kommunikationstools helfen dabei, Desk Sharing reibungslos zu gestalten.
   
   
4. Flexibilität und Anpassung 
   Desk Sharing ist nicht gleich Desk Sharing. Dein Konzept sollte flexibel genug sein, um sich an die speziellen Bedürfnisse verschiedener Abteilungen anzupassen.
   
   
5. Feedback 
   Höre auf deine Mitarbeitenden! Regelmäßiges Feedback hilft dir, die Strategie zu verbessern und stellt sicher, dass alle zufrieden sind.

Öffentliche Verwaltung und Datenschutz

2020 führten Bitkom und DStGB eine Umfrage bei 623 deutschen Kommunen durch. Dabei ging es um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und unter anderem die Möglichkeiten für New Work Modelle. 

Bei der Umfrage gaben 21 Prozent der Befragten an, sie hätten “Bedenken bezüglich Datenschutz und Datensicherheit”. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten, z. B. durch:

1. Zugangskontrollen
   Implementiere strenge Zugangskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Bereiche oder Daten zugreifen können.
   
   
2. Verschlüsselung und Datensicherung
   Stelle sicher, dass alle Daten angemessen verschlüsselt und gesichert sind.
   
   
3. Schulungen und Sensibilisierung
   Sensibilisiere deine Mitarbeitenden für die Bedeutung des Datenschutzes und biete Schulungen an, um sicherzustellen, dass sie die Best Practices im Umgang mit sensiblen Informationen verstehen.
   
   
4. Regelmäßige Überprüfungen und Audits
   Führe regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um sicherzustellen, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

Die Implementierung von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung erfordert eine sorgfältige Planung, klare Richtlinien und die Gewährleistung von Datenschutz und Sicherheit. Mit einer gut durchdachten Strategie können öffentliche Behörden die Vorteile dieses flexiblen Arbeitsplatzmodells nutzen und gleichzeitig die Integrität und Sicherheit ihrer Daten wahren.

Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich, dass desk.ly den modernen Arbeitsalltag vereinfacht hat. Die Mitarbeitenden können sich schon im Vorfeld den Arbeitsplatz ihrer Wahl buchen und wissen damit direkt beim Betreten der Räumlichkeit, wo sie sitzen. Dank der Features “Wer ist im Büro” und “Merkmale von Arbeitsplätzen” können nun auch tagesabhängige individuelle Bedürfnisse berücksichtigt werden! 

“Auf die individuellen Bedürfnisse eingehen zu können, ist großartig!”

—Jörg Stritzelberger, IT-Leiter der Stadtverwaltung Metzingen

👉 Hier findest du die gesamte Success Story der Stadtverwaltung Metzingen.