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Desk Sharing Erfahrungen: Vor- und Nachteile
Maren Kleymann

Desk Sharing Erfahrungen – Vor- und Nachteile

Desk Sharing Erfahrungen – Vor- und Nachteile
8:00

Desk Sharing erklärt: Vorteile, Herausforderungen und Tipps aus der Praxis

Du möchtest wissen, ob Desk Sharing wirklich funktioniert – und welche Vor- und Nachteile es im Arbeitsalltag mit sich bringt?

In diesem Beitrag erfährst du, wie Unternehmen Desk Sharing erfolgreich nutzen, welche Herausforderungen auftreten können und wie diese gelöst werden. Anhand konkreter Erfahrungen unserer Kund:innen zeigen wir, wie Desk Sharing zur besseren Büroauslastung, mehr Flexibilität und höherer Zufriedenheit beiträgt. Außerdem erhältst du bewährte Tipps zur Einführung und Nutzung im hybriden Arbeitsmodell.

Welche Vorteile hat Desk Sharing im Büroalltag?

Viele Unternehmen schrecken zunächst vor der Umstellung auf Desk Sharing zurück – doch wer die Vorteile kennt, erkennt schnell den Mehrwert: weniger Leerstand, mehr Dynamik, zufriedenere Teams. Damit das Konzept funktioniert, kommt es auf die richtige Umsetzung an.

Desk Sharing ist mehr als ein Trend: Es unterstützt moderne Arbeitsweisen und bringt klare Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Hier die wichtigsten im Überblick.

  • Kosteneinsparungen
    Weniger Bürofläche und Infrastruktur führen zu spürbaren Einsparungen bei Miete, Energie und Ausstattung.
  • Effizientere Raumnutzung
    Arbeitsplätze werden bedarfsgerecht genutzt – Leerstand wird minimiert, Flächen besser verteilt.
  • Höhere Mitarbeitendenzufriedenheit
    Die freie Wahl des Arbeitsplatzes fördert Eigenverantwortung, Produktivität und das Wohlbefinden im Büroalltag.
  • Flexible Nutzung für hybride Teams
    Ob vor Ort oder remote: Desk Sharing schafft die Grundlage für agile, teamübergreifende Zusammenarbeit.
  • Mehr Raum für Kreativität & Austausch
    Durch wegfallende feste Plätze entstehen offene Zonen, die spontane Kommunikation und Ideen fördern.
  • Nachhaltiger Ressourceneinsatz
    Weniger Fläche und weniger Verbrauch bedeuten auch einen kleineren ökologischen Fußabdruck.

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Welche Nachteile und Herausforderungen bringt Desk Sharing mit sich?

So flexibel Desk Sharing auch ist – es gibt Aspekte, die Unternehmen bei der Einführung beachten sollten. Nicht alle Mitarbeitenden empfinden das Konzept von Anfang an als positiv. Hier die häufigsten Herausforderungen:

  • Sorge um die Privatsphäre
    Offene Raumkonzepte ohne persönliche Schreibtische führen bei manchen zu dem Gefühl, „keinen Platz mehr zu haben“. Das kann Konzentration und Wohlbefinden beeinträchtigen.
  • Datenschutzbedenken
    Wenn Arbeitsmaterialien offen liegen oder Geräte geteilt werden, können Unsicherheiten im Umgang mit vertraulichen Informationen entstehen – vor allem in sensiblen Abteilungen.
  • Mangelnde Planbarkeit oder Verfügbarkeit
    Wird Desk Sharing schlecht organisiert, führt das zu Frust – etwa, wenn keine passenden Arbeitsplätze verfügbar sind oder keine ruhige Arbeitsumgebung gefunden wird.
  • Zusätzlicher Aufwand im Alltag
    Tägliches Einchecken, Schreibtisch-Suche oder fehlende persönliche Ablageflächen können den Arbeitsbeginn erschweren – und so zu einem Produktivitätsverlust führen.

 

Vor- und Nachteile von Desk Sharing kompakt erklärt

Desk Sharing in der Praxis: Erfahrungen mit desk.ly

Wie erleben Mitarbeitende den Arbeitsalltag mit Desk Sharing? Wir haben Stimmen gesammelt – und zeigen, was gut funktioniert und wo Herausforderungen liegen.

  • Vielfalt der Perspektiven
    Durch das regelmäßige Wechseln der Arbeitsplätze entstehen neue Eindrücke. Manche Mitarbeitende schätzen den Perspektivwechsel, andere empfinden ihn als unruhig.
  • Flexibilität und Mobilität
    Viele Nutzer:innen loben die Freiheit, den Arbeitsplatz je nach Aufgabe oder Stimmung wählen zu können. Das fördert Selbstbestimmung und Arbeitsmotivation.
  • Soziale Dynamik
    Der Kontakt zu wechselnden Kolleg:innen wird oft als inspirierend erlebt. Gleichzeitig berichten einige über eine abnehmende Bindung zu festen Teams oder Lieblingsplätzen.

“Durch die Umgestaltung der Büroflächen wurden attraktive Arbeitsplätze und Rückzugsorte geschaffen, um Arbeit und Kommunikation möglichst optimal miteinander zu kombinieren. Ich schätze die Flexibilität, den Arbeitsort entsprechend meinen anstehenden Aufgaben zu wählen.”

Silke RiedlAssistant to the Head of Information Management, Krones AG

"Die Vorteile der Arbeitsplatzbuchung sind vielfältig und unterstützen Beispielsweise bei Dienstreisen, spontanen Vor-Ort-Meetings, oder beim Onboarden neuer Mitarbeitenden. Es sorgt für mehr Flexibilität, eine bessere Raumnutzung und Transparenz. Mit wenigen Klicks kann geschaut werden, wer vor Ort und ansprechbar ist." 

Kathleen JostHR Digital Manager, Rotkäppchen Mumm

"Das Arbeitsplatzbuchen über ein zentrales Tool entlastet nicht nur die Mitarbeiter:innen, sondern sorgt auch für mehr Flexibilität und Abwechslung, da Büroräume nicht immer mit denselben Kolleg:innen geteilt werden!"

Fabian MulthoffManager Microsoft Services - Stadtwerke Münster

"desk.ly spielt in unserem Bürokonzept eine sehr große Rolle. Aufgrund des dynamischen Wachstums sind wir darauf angewiesen, die Verfügbarkeiten unserer Arbeitsplätze über ein Tool darzustellen."

Elora HugExecutive Assistant Podstars - OMR

Best Practices für erfolgreiches Desk Sharing

Damit Desk Sharing zum Gewinn für alle wird, solltest du diese bewährten Schritte beachten:

1. Mit einer Pilotgruppe starten

Teste Desk Sharing zunächst im kleinen Rahmen. So lassen sich organisatorische und technische Stolperfallen frühzeitig erkennen.

2. Feedback früh und regelmäßig einholen

Stelle dir u. a. diese Fragen:

  • Verstehen alle Mitarbeitenden das Konzept klar?

  • Gibt es Unsicherheiten beim Buchungsprozess?

  • Werden Arbeitsplätze sinnvoll und gerne genutzt?

  • Welche Anpassungen wünschen sich die Teams?

3. Change-Kommunikation aktiv gestalten

Binde deine Mitarbeitenden frühzeitig ein, um ihnen das Gefühl zu geben, nicht überrumpelt zu werden, und um mögliche Vorbehalte zu erkennen.

  • Transparenz schaffen
    Erkläre die Gründe für den Übergang zum Desk Sharing und betone die Vorteile dieser Veränderung. Sprich genauso über mögliche Nachteile.

  • Realistisch sein
    Erwarte nicht, dass alle Mitarbeitenden begeistert sind. Sprich ihre Fragen und Bedenken aktiv an, um sicherzustellen, dass sie sich ernst genommen und eingebunden fühlen.

  • Unterstützung bei der Veränderung
    Biete Schulungen an, damit dein Team die nötigen Fähigkeiten entwickelt, um sich in der neuen Arbeitswelt sicher und selbstbewusst zu bewegen.

4. Spielregeln festlegen

Klare Richtlinien sind essentiell für einen strukturierten Ablauf beim Desk Sharing. Sie enthalten z.B.  Aspekte wie Buchungsverhalten und den Umgang mit Ressourcen und können unternehmensweit oder auf Teamebene definiert werden. 

Beispielfragen für eure Desk Sharing Regeln: 

  • Wie lange im Voraus dürfen/sollten Arbeitsplätze gebucht werden?
  • Möchtet ihr Dauerbuchungen ermöglichen?
  • Sollen die Mitarbeitenden ihre Platznutzung bestätigen bzw. die Reservierung absagen, wenn sie diese doch nicht wahrnehmen möchten?

Fazit: Desk Sharing braucht Struktur, kein Chaos

Das Desk Sharing Konzept bietet für viele Unternehmen eine effektive Möglichkeit, ihre Arbeitsumgebung zu optimieren. Wichtig ist: Vor- und Nachteile sorgfältig zu prüfen. So stellst du sicher, dass die Entscheidung den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens entspricht. 

Wenn alle Parteien von Anfang an einbezogen werden und klare Regeln gelten, steht dem Erfolg von Desk Sharing nichts im Wege. Offene Gespräche und regelmäßiges Feedback helfe dir dabei, Probleme rechtzeitig zu erkennen und anzugehen.

 

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Maren Kleymann

Maren ist Demand Generation Managerin bei desk.ly und hat zuvor Station bei namhaften Unternehmen wie der BMW Group und ehorses gemacht. Die Online Marketing Spezialistin arbeitet am liebsten aus dem Office, weil ihr das Team-Feeling wichtig ist, und meist an unserem Osnabrücker Standort anzutreffen.

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