Desk Sharing erklärt: Vorteile, Herausforderungen und Tipps aus der Praxis

Du möchtest wissen, ob Desk Sharing wirklich funktioniert – und welche Vor- und Nachteile es im Arbeitsalltag mit sich bringt?

In diesem Beitrag erfährst du, wie Unternehmen Desk Sharing erfolgreich nutzen, welche Herausforderungen auftreten können und wie diese gelöst werden. Anhand konkreter Erfahrungen unserer Kund:innen zeigen wir, wie Desk Sharing zur besseren Büroauslastung, mehr Flexibilität und höherer Zufriedenheit beiträgt. Außerdem erhältst du bewährte Tipps zur Einführung und Nutzung im hybriden Arbeitsmodell.

Welche Vorteile hat Desk Sharing im Büroalltag?

Viele Unternehmen schrecken zunächst vor der Umstellung auf Desk Sharing zurück – doch wer die Vorteile kennt, erkennt schnell den Mehrwert: weniger Leerstand, mehr Dynamik, zufriedenere Teams. Damit das Konzept funktioniert, kommt es auf die richtige Umsetzung an.

Desk Sharing ist mehr als ein Trend: Es unterstützt moderne Arbeitsweisen und bringt klare Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Hier die wichtigsten im Überblick.

• Kosteneinsparungen
  Weniger Bürofläche und Infrastruktur führen zu spürbaren Einsparungen bei Miete, Energie und Ausstattung.
• Effizientere Raumnutzung
  Arbeitsplätze werden bedarfsgerecht genutzt – Leerstand wird minimiert, Flächen besser verteilt.
• Höhere Mitarbeitendenzufriedenheit
  Die freie Wahl des Arbeitsplatzes fördert Eigenverantwortung, Produktivität und das Wohlbefinden im Büroalltag.
• Flexible Nutzung für hybride Teams
  Ob vor Ort oder remote: Desk Sharing schafft die Grundlage für agile, teamübergreifende Zusammenarbeit.
• Mehr Raum für Kreativität & Austausch
  Durch wegfallende feste Plätze entstehen offene Zonen, die spontane Kommunikation und Ideen fördern.
• Nachhaltiger Ressourceneinsatz
  Weniger Fläche und weniger Verbrauch bedeuten auch einen kleineren ökologischen Fußabdruck.

Welche Nachteile und Herausforderungen bringt Desk Sharing mit sich?

So flexibel Desk Sharing auch ist – es gibt Aspekte, die Unternehmen bei der Einführung beachten sollten. Nicht alle Mitarbeitenden empfinden das Konzept von Anfang an als positiv. Hier die häufigsten Herausforderungen:

• Sorge um die Privatsphäre
  Offene Raumkonzepte ohne persönliche Schreibtische führen bei manchen zu dem Gefühl, „keinen Platz mehr zu haben“. Das kann Konzentration und Wohlbefinden beeinträchtigen.
• Datenschutzbedenken
  Wenn Arbeitsmaterialien offen liegen oder Geräte geteilt werden, können Unsicherheiten im Umgang mit vertraulichen Informationen entstehen – vor allem in sensiblen Abteilungen.
• Mangelnde Planbarkeit oder Verfügbarkeit
  Wird Desk Sharing schlecht organisiert, führt das zu Frust – etwa, wenn keine passenden Arbeitsplätze verfügbar sind oder keine ruhige Arbeitsumgebung gefunden wird.
• Zusätzlicher Aufwand im Alltag
  Tägliches Einchecken, Schreibtisch-Suche oder fehlende persönliche Ablageflächen können den Arbeitsbeginn erschweren – und so zu einem Produktivitätsverlust führen.

Desk Sharing in der Praxis: Erfahrungen mit desk.ly

Wie erleben Mitarbeitende den Arbeitsalltag mit Desk Sharing? Wir haben Stimmen gesammelt – und zeigen, was gut funktioniert und wo Herausforderungen liegen.

• Vielfalt der Perspektiven
  Durch das regelmäßige Wechseln der Arbeitsplätze entstehen neue Eindrücke. Manche Mitarbeitende schätzen den Perspektivwechsel, andere empfinden ihn als unruhig.
• Flexibilität und Mobilität
  Viele Nutzer:innen loben die Freiheit, den Arbeitsplatz je nach Aufgabe oder Stimmung wählen zu können. Das fördert Selbstbestimmung und Arbeitsmotivation.
• Soziale Dynamik
  Der Kontakt zu wechselnden Kolleg:innen wird oft als inspirierend erlebt. Gleichzeitig berichten einige über eine abnehmende Bindung zu festen Teams oder Lieblingsplätzen.

Best Practices für erfolgreiches Desk Sharing

Damit Desk Sharing zum Gewinn für alle wird, solltest du diese bewährten Schritte beachten:

1. Mit einer Pilotgruppe starten

Teste Desk Sharing zunächst im kleinen Rahmen. So lassen sich organisatorische und technische Stolperfallen frühzeitig erkennen.

2. Feedback früh und regelmäßig einholen

Stelle dir u. a. diese Fragen:

• Verstehen alle Mitarbeitenden das Konzept klar?

• Gibt es Unsicherheiten beim Buchungsprozess?

• Werden Arbeitsplätze sinnvoll und gerne genutzt?

• Welche Anpassungen wünschen sich die Teams?

3. Change-Kommunikation aktiv gestalten

Binde deine Mitarbeitenden frühzeitig ein, um ihnen das Gefühl zu geben, nicht überrumpelt zu werden, und um mögliche Vorbehalte zu erkennen.

• Transparenz schaffen
  Erkläre die Gründe für den Übergang zum Desk Sharing und betone die Vorteile dieser Veränderung. Sprich genauso über mögliche Nachteile.
  
  
• Realistisch sein
  Erwarte nicht, dass alle Mitarbeitenden begeistert sind. Sprich ihre Fragen und Bedenken aktiv an, um sicherzustellen, dass sie sich ernst genommen und eingebunden fühlen.
  
  
• Unterstützung bei der Veränderung
  Biete Schulungen an, damit dein Team die nötigen Fähigkeiten entwickelt, um sich in der neuen Arbeitswelt sicher und selbstbewusst zu bewegen.
  
  

4. Spielregeln festlegen

Klare Richtlinien sind essentiell für einen strukturierten Ablauf beim Desk Sharing. Sie enthalten z.B.  Aspekte wie Buchungsverhalten und den Umgang mit Ressourcen und können unternehmensweit oder auf Teamebene definiert werden. 

Beispielfragen für eure Desk Sharing Regeln: 

• Wie lange im Voraus dürfen/sollten Arbeitsplätze gebucht werden?
• Möchtet ihr Dauerbuchungen ermöglichen?
• Sollen die Mitarbeitenden ihre Platznutzung bestätigen bzw. die Reservierung absagen, wenn sie diese doch nicht wahrnehmen möchten?

Fazit: Desk Sharing braucht Struktur, kein Chaos

Das Desk Sharing Konzept bietet für viele Unternehmen eine effektive Möglichkeit, ihre Arbeitsumgebung zu optimieren. Wichtig ist: Vor- und Nachteile sorgfältig zu prüfen. So stellst du sicher, dass die Entscheidung den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens entspricht. 

Wenn alle Parteien von Anfang an einbezogen werden und klare Regeln gelten, steht dem Erfolg von Desk Sharing nichts im Wege. Offene Gespräche und regelmäßiges Feedback helfe dir dabei, Probleme rechtzeitig zu erkennen und anzugehen.