Desk Sharing

Desk Sharing-Regeln und Arbeitsrecht

Maren Kleymann
Dez 21, 2023

Das flexible Arbeitsplatzmodell Desk Sharing erfreut sich auch bei uns immer größerer Beliebtheit. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die rechtlichen Grundlagen und Bestimmungen rund um Desk Sharing im Arbeitsrecht. Außerdem teilen wir hilfreiche Tipps, wie ihr Desk Sharing am besten umsetzt. Und du erfährst, was es mit der Clean Desk Policy auf sich hat sowie, welche Rollen Arbeitgeber und Betriebsrat dabei spielen.

Desk Sharing – Definition und Erklärung

Desk Sharing bedeutet im Grunde „geteilter Schreibtisch“ und wird auch als „Shared Desk“, „Flexible Desk“ oder „Flexible Office“ bezeichnet. Dabei gibt es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende im Unternehmen oder in der Abteilung. Das heißt, niemand arbeitet an einem festen Schreibtisch, sondern wählt seinen Arbeitsplatz täglich neu.

Wenn du mehr Infos zum Thema Desk Sharing suchst, lies gerne unseren Artikel dazu.

Was ist eine Desk Sharing Software?

Mit einer Desk Sharing Software kannst du ganz einfach online, egal ob von unterwegs oder aus dem Home Office, sehen, welche Arbeitsplätze frei sind und diese buchen. Die desk.ly Desk Sharing Software zeigt dir, welche Kolleg:innen im Büro sind und welche Plätze sie reserviert haben. Außerdem kannst du Merkmale der Arbeitsplätze speichern, wie zum Beispiel ob es ein Fensterplatz oder ein höhenverstellbarer Schreibtisch ist. So wird das morgendliche Chaos vermieden und dein Stresslevel reduziert.

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Desk Sharing im Arbeitsrecht

Grundsätzlich haben Arbeitnehmende kein Recht auf einen eigenen, festen Arbeitsplatz. Es ist also möglich, Desk Sharing einseitig anzuordnen und anschließend einzuführen. Im Normalfall basiert die Einführung von Desk Sharing-Modellen auf einer Betriebsvereinbarung.

Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV)

Laut der Arbeitsstättenverordnung (§ 3a ArbStättV) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitsstätten so einzurichten und zu betreiben, dass eine Gesundheitsgefährdung für Arbeitnehmende vermieden wird. Dazu werden mögliche Risiken für Sicherheit und Gesundheit in einer Gefährdungsbeurteilung ermittelt.

Durch die flexible Nutzung Arbeitsplätzen werden verschiedene Arbeitsmittel oft von mehreren Personen verwendet. Hier müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass nicht nur die Büros, sondern auch die entsprechenden Arbeitsmittel regelmäßig gereinigt werden und den hygienischen Anforderungen entsprechen (laut § 4 ArbStättV).

Arbeitgeber haben außerdem die eigenverantwortliche Aufgabe, auch ergonomische Anforderungen zu bestimmen und zu erfüllen. Es ist also auch bei Büroarbeitsplätzen darauf zu achten, dass die Arbeitsplätze auf die verschiedenen Mitarbeitenden angepasst werden können. Ergonomische Maßnahmen könnten etwa sein:

  • Ergonomischer Stuhl
  • Höhenverstellbarer Schreibtisch
  • Ergonomische Tastatur und Maus
  • Fußstütze
  • Höhenverstellbare Monitore

Mitbestimmung des Betriebsrats 

Gemäß § 87 Abs. 1 BetrVG hat der Betriebsrat in verschiedenen Angelegenheiten ein Mitbestimmungsrecht. Dazu gehören „Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb“. Das umfasst Regelungen zur Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsplatzsicherheit und sozialen Angelegenheiten.

Ob § 87 BetrVG auf Desk Sharing anwendbar ist, ist nicht ganz klar. Die Einführung von Desk Sharing könnte als unternehmerische Entscheidung angesehen werden, die die Nutzung von Betriebsmitteln regelt. Möchtest du mehr darüber erfahren, wie der Betriebsrat bei der Einführung von Desk Sharing mitbestimmen kann und welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind? Dann lies hier weiter.

Desk Sharing Regeln – Klare Vorgaben für eine erfolgreiche Umsetzung 

Fragst du dich, wie Desk Sharing im Alltag reibungslos klappt und worauf man achten muss? Gute Organisation ist der Schlüssel! Verschiedene Maßnahmen helfen dir im Büroalltag. Eine einheitliche Ausstattung der Arbeitsplätze sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter sofort loslegen kann, egal wo er sitzt.

Eine Regel kann die Einführung von Clean Desk Policy sein. Clean Desk Policy besagt, dass alle Arbeitsplätze am Ende des Tages sauber und frei von persönlichen Gegenständen hinterlassen werden. So wird nicht nur die Arbeitsumgebung ordentlich gehalten, sondern auch die Datensicherheit erhöht. Mit klaren Regeln und einem gut organisierten Arbeitsplatz wird Desk Sharing effektiv und effizient, sodass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer davon profitieren.

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Datenschutz und Sicherheit beim Desk Sharing

Unternehmen, die auf Desk Sharing setzen, müssen besondere Vorkehrungen treffen, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten:

  • Zugriffskontrolle und Authentifizierung
    Implementierung strenger Zugriffskontrollen, einschließlich starker Authentifizierungsmethoden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können.

  • Verschlüsselung von Daten
    Einsatz von Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass selbst bei einem möglichen Datenleck die Informationen für Unbefugte unleserlich bleiben.

  • Sensibilisierung der Mitarbeitenden
    Schulungen und Aufklärung der Mitarbeitenden über Datenschutzbestimmungen und die Bedeutung der Verantwortung jedes Einzelnen im Umgang mit sensiblen Informationen.

  • Klare Richtlinien und Verfahren
    Erstellung klarer Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit sensiblen Daten im Desk Sharing, einschließlich der Speicherung und des Transports von Informationen.

  • Überwachung und Protokollierung
    Implementierung von Überwachungssystemen und Protokollierung von Aktivitäten, um verdächtiges Verhalten zu erkennen und bei Bedarf darauf reagieren zu können.

  • Datenschutz durch Technikgestaltung
    Integration von Datenschutzkonzepten bereits in die Planung und Umsetzung von Desk Sharing-Strukturen, um den Schutz personenbezogener Daten von Anfang an zu gewährleisten.

  • Regelmäßige Datenschutzprüfungen
    Durchführung regelmäßiger Datenschutzprüfungen und Audits, um sicherzustellen, dass alle Datenschutzmaßnahmen effektiv sind und den geltenden Vorschriften entsprechen.

Durch proaktives Management von Sicherheitsaspekten beim Desk Sharing gewährleisten Unternehmen nicht nur den Datenschutz, sondern stärken auch das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Sicherheit ihrer persönlichen und geschäftlichen Informationen. Datenschutz sollte dabei nicht nur als gesetzliche Verpflichtung gesehen werden, sondern als wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen und verantwortungsvollen Unternehmensverhaltens.

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Die Bedeutung von Desk Sharing im modernen Arbeitsumfeld

Moderne Arbeitsumgebungen verändern sich rasant, und Desk Sharing spielt dabei eine zentrale Rolle. Die Zeiten, in denen alle Mitarbeitenden einen festen Arbeitsplatz hatten, gehören immer mehr der Vergangenheit an.

So verändert Desk Sharing die traditionellen Bürostrukturen

Flexibilität

Mit Desk Sharing wählst du deinen Arbeitsplatz flexibel je nach Bedarf. Die starre Zuweisung von Arbeitsplätzen weicht einer dynamischen Nutzung. Das fördert nicht nur deine Freiheit, sondern ermöglicht auch eine optimale Anpassung an verschiedene Aufgaben und Teams.

Effizienz

Traditionelle Büroflächen mit festen Arbeitsplätzen sind oft ineffizient, weil viele Plätze unbelegt bleiben und Räume leer stehen. Mit dem Desk Sharing Konzept wird der Raumbedarf effektiv optimiert. Du buchst deinen Arbeitsplatz nach Bedarf, egal ob du im Büro oder im Home Office arbeitest, wodurch Leerstände minimiert und die Raumnutzung maximiert wird. Die Bürofläche verwandelt sich in einen lebendigen, flexiblen Arbeitsraum.

Unternehmenskultur

Diese Veränderungen in der Arbeitswelt sind eine direkte Antwort auf moderne Arbeitsanforderungen. Sie spiegeln die Werte einer flexiblen und anpassungsfähigen Unternehmenskultur wider. Desk Sharing oder Hot Desking sind strategische Entscheidungen, die die Art und Weise, wie du arbeitest, grundlegend verändern. Arbeitgeber profitieren von der effizienteren Nutzung der Bürofläche, während Arbeitnehmer sich über flexible Arbeitszeiten freuen, die sich an die individuellen Bedürfnisse anpassen.

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Die Herausforderungen von Desk Sharing

Beim Desk Sharing gibt es  Herausforderungen, die es zu meistern gilt, um eine gute Balance zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den Anforderungen des Unternehmens zu finden. Sowohl Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber müssen dabei ein paar Dinge beachten:

  1.  Arbeitsplatzindividualisierung 
    Die individuellen Vorlieben der Arbeitsumgebung müssen mit den standardisierten Desk Sharing-Richtlinien in Einklang gebracht werden. Eine Lösung ist die Bereitstellung von personalisierbaren Arbeitsplätzen im Desk Sharing-Konzept, um den Bedürfnissen gerecht zu werden.

  2. Datenschutz und Sicherheit 
    Der Schutz sensibler Informationen im Desk Sharing-Konzept erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen den Datenschutzrechten und den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens. Klare Datenschutzrichtlinien und Schulungen schaffen ein Bewusstsein für den sicheren Umgang mit Informationen.

  3. Arbeitsrechtliche Klarheit 
    Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Desk Sharing müssen klar definiert sein, um Unsicherheiten zu minimieren. Eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der arbeitsrechtlichen Richtlinien hilft, den Anforderungen von Desk Sharing gerecht zu werden.

  4. Partizipation und Kommunikation 
    Der Verlust von physischer Präsenz beeinträchtigt die Mitarbeiterpartizipation und die zwischenmenschliche Kommunikation. Virtuelle Kommunikationsplattformen und regelmäßige Team-Meetings fördern die Zusammenarbeit und Interaktion.

Die Balance zwischen Individualität und Standardisierung ist entscheidend, um die Herausforderungen von Desk Sharing zu meistern. Ein klarer Rahmen respektiert deine Bedürfnisse und fördert gleichzeitig die betriebliche Effizienz. So gelingt die Umsetzung von Desk Sharing im Einklang mit dem Arbeitsrecht, egal ob im Büro oder im Home Office.

Häufige Fragen und Antworten

Welche rechtlichen Aspekte sind bei der Einführung von Desk Sharing zu beachten?

Es sind das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) und Datenschutzregelungen zu beachten. Eine umfassende Betriebsvereinbarung ist notwendig, um alle relevanten Punkte rechtlich abzusichern.

Kann Desk Sharing zu rechtlichen Konflikten führen?

Ja, vor allem wenn Arbeitszeit- und Arbeitsschutzvorgaben gemäß ArbStättV nicht eingehalten werden. Transparente Regeln und klare Vereinbarungen helfen, Konflikte zu vermeiden.

Wie beeinflusst Desk Sharing die Arbeitszeiterfassung?

Flexible Arbeitsplatzmodelle erfordern eine präzise Arbeitszeiterfassung. Digitale Zeiterfassungssysteme stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Welche Rolle spielt der Datenschutz im Zusammenhang mit Desk Sharing im Arbeitsrecht?

Datenschutz ist zentral, da personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese müssen gemäß der DSGVO geschützt und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.

 

Wie kann das Arbeitsrecht genutzt werden, um einen reibungslosen Übergang zum Desk Sharing zu gewährleisten?

Durch eine Betriebsvereinbarungen, die Arbeitsplatzzuweisung, Buchungssysteme, Arbeitszeiterfassung und Arbeitsschutz gemäß ArbStättV regeln.

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