Desk Sharing-Regeln & Arbeitsrecht

Das flexible Arbeitsplatzmodell Desk Sharing erfreut sich auch bei uns immer größerer Beliebtheit. 

In diesem Artikel möchten wir gerne näher auf die rechtlichen Grundlagen und Bestimmungen rund um Desk Sharing eingehen. Außerdem sehen wir uns an, mit welchen Regeln Desk Sharing optimal umgesetzt werden kann und was es mit der Clean Desk Policy auf sich hat.

Desk Sharing – Definition und Erklärung

Desk Sharing bedeutet so viel wie “geteilter Schreibtisch”. Weitere Bezeichnungen dafür sind “Shared Desk”, “Flexible Desk” oder auch “Flexible Office”. 

Dabei handelt es sich um eine Arbeitsplatzorganisation, bei der weniger Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, als Mitarbeitende im Unternehmen bzw. in der Abteilung arbeiten. Die Mitarbeitenden haben dabei keinen festgelegten Arbeitsplatz. 

Wenn du gerne noch mehr Infos zum Thema Desk Sharing hättest, lies gerne unseren Artikel dazu. 

Was ist eine Desk Sharing Software?

Mitarbeitende können auf diese Weise online sehen, welche Arbeitsplätze noch frei sind und diese buchen. Mit der desk.ly Workplace Management Software kannst du sehen, welche Kolleg:innen im Büro sind und welche Plätze sie gebucht haben. Auch die Merkmale der einzelnen Arbeitsplätze können gespeichert werden (z. B. Fensterplatz, höhenverstellbarer Schreibtisch usw.) 

Auf diese Weise wird das morgendliche Chaos vermieden und das Stresslevel der Angestellten kann reduziert werden. 

Die Bedeutung von Desk Sharing im modernen Arbeitsumfeld

Moderne Arbeitsumgebungen wandeln sich rasant und Desk Sharing nimmt dabei eine zentrale Rolle ein. Traditionelle Bürokonzepte mit festen Schreibtischen für jeden Mitarbeitenden gehören zunehmend der Vergangenheit an.

Wir möchten uns die Veränderungen in den Bereichen Flexibilität und Effizienz genauer ansehen.

So verändert Desk Sharing die traditionellen Bürostrukturen

Desk Sharing ermöglicht es Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf zu wählen. Die starre Zuweisung von Schreibtischen weicht einer dynamischen Nutzung. Das fördert nicht nur die Freiheit der Mitarbeitenden, sondern ermöglicht auch eine bessere Anpassung an verschiedene Aufgaben und Teams.

Die traditionelle Bürofläche, geprägt von festen Arbeitsplätzen, kann oft ineffizient sein, da viele Plätze unbelegt sind und Räume leer stehen. Mit Desk Sharing wird der Raumbedarf optimiert. Mitarbeitende buchen ihre Arbeitsplätze nach Bedarf, was Leerstände minimiert und zu einer effizienteren Raumnutzung führt. Die Bürofläche wird so zu einem lebendigen, flexiblen Arbeitsraum.

Diese Veränderungen in der Arbeitsplatzgestaltung sind nicht nur eine Reaktion auf moderne Arbeitsanforderungen, sondern spiegeln auch die Werte einer flexiblen und anpassungsfähigen Unternehmenskultur wider. Desk Sharing ist nicht nur eine technologische Neuerung, sondern eine strategische Entscheidung, die die Art und Weise, wie Mitarbeitende arbeiten, grundlegend transformiert.

Die rechtlichen Grundlagen von Desk Sharing

Grundsätzlich haben Arbeitnehmende kein Recht auf einen eigenen, festen Arbeitsplatz. Es ist also möglich, Desk Sharing einseitig anzuordnen und anschließend einzuführen. 

Im Normalfall basiert die Einführung von Desk Sharing-Modellen auf einer Betriebsvereinbarung.

Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV)

Laut der Arbeitsstättenverordnung (§ 3a ArbStättV) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitsstätten so einzurichten und zu betreiben, dass eine Gesundheitsgefährdung für Arbeitnehmende vermieden wird. Dazu werden mögliche Risiken für Sicherheit und Gesundheit in einer Gefährdungsbeurteilung ermittelt.

Durch die flexible Nutzung Arbeitsplätzen werden verschiedene Arbeitsmittel oft von mehreren Personen verwendet. Hier müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass nicht nur die Büros, sondern auch die entsprechenden Arbeitsmittel regelmäßig gereinigt werden und den hygienischen Anforderungen entsprechen (laut § 4 ArbStättV).

Arbeitgeber haben außerdem die eigenverantwortliche Aufgabe, auch ergonomische Anforderungen zu bestimmen und zu erfüllen. Es ist also auch bei Büroarbeitsplätzen darauf zu achten, dass die Arbeitsplätze auf die verschiedenen Mitarbeitenden angepasst werden können. 

Ergonomische Maßnahmen könnten etwa sein:

• Ergonomischer Stuhl
• Höhenverstellbarer Schreibtisch
• Ergonomische Tastatur und Maus
• Fußstütze
• Höhenverstellbare Monitore

Desk Sharing Regeln – Klare Vorgaben für eine erfolgreiche Umsetzung 

Damit diese flexible Arbeitspraxis von Desk Sharing reibungslos funktioniert und die Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen maximiert werden, sind klare Regeln unerlässlich.

Die Einführung von Desk Sharing bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, darunter gesteigerte Mitarbeiterflexibilität, effizientere Raumnutzung und eine dynamischere Arbeitsumgebung. 

Die Kunst der Balance – Freiheit und Struktur

Um den Erfolg von Desk Sharing zu gewährleisten, benötigen Unternehmen eine ausgewogene Mischung aus Freiheit und Struktur. Wir haben einige nützliche Regeln für dich gesammelt:

1. Desk Sharing Software einführen
   Implementiere ein zuverlässiges Buchungssystem, damit Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz im Voraus reservieren können. Das schafft Planungssicherheit und verhindert überfüllte Bürobereiche.
   
   
2. Klar definierte Arbeitsbereiche
   Strukturiere den Arbeitsraum mit klar definierten Zonen und Arbeitsbereichen. Das hilft, Unordnung zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.
   
   
3. Persönliche Arbeitsplatzregeln aufstellen
   Lege Regeln für die individuelle Gestaltung von Arbeitsplätzen fest, um eine angenehme Umgebung für alle zu gewährleisten. Das könnte die Nutzung von persönlichen Gegenständen oder die Pflicht zum Aufräumen nach der Nutzung, die sog. Clean Desk Policy, umfassen.
   
   
4. Technologische Unterstützung bieten
   Stelle sicher, dass die IT-Infrastruktur den Anforderungen des Desk Sharings gerecht wird. Jeder Arbeitsplatz sollte mit den erforderlichen technologischen Ressourcen ausgestattet sein.
   
   
5. Gemeinschaftsbereiche fördern
   Schaffe Räume für informelle Treffen und Zusammenarbeit, um den sozialen Austausch zu fördern und die Teamdynamik zu stärken.
   
   
6. Schulung und Sensibilisierung
   Führe Schulungen durch, um die Mitarbeitenden mit den Desk Sharing-Regeln vertraut zu machen und fördere das Bewusstsein für die Bedürfnisse der Kollegen.

Die Kunst des Desk Sharings liegt in der geschickten Balance zwischen Flexibilität und organisatorischer Struktur. Klare Vorgaben und ein offener Dialog sind entscheidend, um die Vorzüge dieser modernen Arbeitspraxis voll auszuschöpfen und eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

Clean Desk Policy

Die Clean Desk Policy ist eine betriebliche Richtlinie, deren Ziel es ist, Arbeitsplätze am Ende des Arbeitstages von persönlichen Gegenständen und sensiblen Informationen zu befreien. Diese Praxis dient nicht nur der Schaffung einer aufgeräumten Arbeitsumgebung, sondern auch der Sicherheit von Unternehmensdaten und der Förderung effizienter Arbeitsabläufe.

Unternehmen setzen die Clean Desk Policy ein, um das Risiko von Datendiebstahl und unberechtigtem Zugriff zu minimieren. Darüber hinaus trägt sie zur Förderung einer organisierten und produktiven Atmosphäre bei und kommt deshalb vor allem bei Desk Sharing oft zum Einsatz. 

Hier sind einige mögliche Punkte, die in eine Clean Desk Policy aufgenommen werden können:

1. Schreibtisch am Ende des Arbeitstages leeren
   Mitarbeitende sind angehalten, ihren Arbeitsplatz zu räumen, indem sie persönliche Gegenstände, Papiere und andere Materialien in dafür vorgesehene Schränke oder Aufbewahrungseinheiten legen.
   
   
2. Vertrauliche Informationen sicher verwahren
   Alle sensiblen oder vertraulichen Dokumente sollten sicher verschlossen oder digital gespeichert werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
   
   
3. Computer und Geräte sperren
   Mitarbeitende sollten ihre Computer und andere elektronische Geräte am Ende des Tages sperren oder herunterfahren, um unberechtigten Zugriff zu verhindern.
   
   
4. Keine sensiblen Informationen offen liegen lassen
   Vertrauliche Informationen sollten nicht offen auf dem Schreibtisch liegen gelassen werden, insbesondere wenn der Mitarbeitende nicht an seinem Platz ist.
   
   
5. Aufräumen von Gemeinschaftsbereichen
   Die Clean Desk Policy erstreckt sich auch auf Gemeinschaftsbereiche wie Besprechungsräume. Mitarbeitende sollten diese Bereiche nach der Nutzung in ordentlichem Zustand hinterlassen.
   
   
6. Sensibilisierung und Schulung
   Unternehmen sollten Schulungen anbieten, um Mitarbeitende über die Bedeutung der Clean Desk Policy aufzuklären und sie für bewusstes Handeln zu sensibilisieren.
   
   
7. Regelmäßige Überprüfungen und Audits
   Periodische Überprüfungen durch das Management oder interne Audits können sicherstellen, dass die Clean Desk Policy effektiv umgesetzt wird.

Die Clean Desk Policy trägt nicht nur zur Datensicherheit bei, sondern schafft auch eine positive Arbeitsumgebung. Durch klare Richtlinien und die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden können Unternehmen von den Vorteilen dieser Praxis profitieren.

Datenschutz und Sicherheit beim Desk Sharing

Unternehmen, die auf Desk Sharing setzen, müssen besondere Vorkehrungen treffen, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten:

• Zugriffskontrolle und Authentifizierung
  Implementierung strenger Zugriffskontrollen, einschließlich starker Authentifizierungsmethoden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können.
  
  
• Verschlüsselung von Daten
  Einsatz von Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass selbst bei einem möglichen Datenleck die Informationen für Unbefugte unleserlich bleiben.
  
  
• Sensibilisierung der Mitarbeitenden
  Schulungen und Aufklärung der Mitarbeitenden über Datenschutzbestimmungen und die Bedeutung der Verantwortung jedes Einzelnen im Umgang mit sensiblen Informationen.
  
  
• Klare Richtlinien und Verfahren
  Erstellung klarer Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit sensiblen Daten im Desk Sharing, einschließlich der Speicherung und des Transports von Informationen.
  
  
• Überwachung und Protokollierung
  Implementierung von Überwachungssystemen und Protokollierung von Aktivitäten, um verdächtiges Verhalten zu erkennen und bei Bedarf darauf reagieren zu können.
  
  
• Datenschutz durch Technikgestaltung
  Integration von Datenschutzkonzepten bereits in die Planung und Umsetzung von Desk Sharing-Strukturen, um den Schutz personenbezogener Daten von Anfang an zu gewährleisten.
  
  
• Regelmäßige Datenschutzprüfungen
  Durchführung regelmäßiger Datenschutzprüfungen und Audits, um sicherzustellen, dass alle Datenschutzmaßnahmen effektiv sind und den geltenden Vorschriften entsprechen.

Durch das proaktive Management von Sicherheitsaspekten im Zusammenhang mit Desk Sharing können Unternehmen nicht nur den Datenschutz gewährleisten, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Sicherheit ihrer persönlichen und geschäftlichen Informationen stärken. 

Der Schutz von Daten sollte dabei nicht nur als gesetzliche Verpflichtung, sondern als wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen und verantwortungsbewussten Unternehmenverhaltens betrachtet werden.

Die Herausforderungen von Desk Sharing

Im Kontext von Desk Sharing ergeben sich einige Herausforderungen, die eine ausgewogene Balance zwischen den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den standardisierten Anforderungen des Unternehmens erfordern. 

Sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen müssen einige Aspekte berücksichtigen: 

1. Arbeitsplatzindividualisierung
   • Die individuellen Präferenzen der Mitarbeitenden für ihre Arbeitsumgebung müssen im Einklang mit den standardisierten Desk Sharing-Richtlinien gebracht werden.
   • Eine mögliche Lösung ist die Bereitstellung von personalisierbaren Arbeitsplätzen innerhalb des Desk Sharing-Systems, um den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.
     
     
2.  Datenschutz und Sicherheit
   • Der Schutz sensibler Informationen im Desk Sharing-Modell erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen individuellen Datenschutzrechten und den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens.
   • Ein Lösungsansatz hierfür ist die Implementierung klarer Datenschutzrichtlinien und Schulungen für Mitarbeitende, um ein Bewusstsein für den sicheren Umgang mit Informationen zu schaffen.
     
     
3.  Arbeitsrechtliche Klarheit
   • Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Desk Sharing müssen klar definiert sein, um potenzielle Unsicherheiten zu minimieren.
   • Eine mögliche Lösung ist die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der arbeitsrechtlichen Richtlinien, um den sich entwickelnden Anforderungen von Desk Sharing gerecht zu werden.
     
     
4.  Partizipation und Kommunikation
   • Der Verlust von physischer Präsenz kann die Mitarbeiterpartizipation und die zwischenmenschliche Kommunikation beeinträchtigen.
   • Ein Lösungsansatz für diese Herausforderung ist die Förderung von virtuellen Kommunikationsplattformen und -praktiken, um die Zusammenarbeit und Interaktion der Mitarbeitenden zu erleichtern. Beispielsweise bieten sich hier regelmäßige Team-Meetings in den jeweiligen Kleingruppen oder teamübergreifend an, um die Kommunikation zu fördern.

Die Balance zwischen Individualität und Standardisierung ist entscheidend, um die Herausforderungen von Desk Sharing erfolgreich zu bewältigen. Die Schaffung eines transparenten Rahmens, der die Bedürfnisse der Mitarbeiter respektiert und gleichzeitig die betriebliche Effizienz fördert, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung von Desk Sharing im Einklang mit den Arbeitsrechtstandards.

Desk Sharing Regeln – Häufige Fragen & Antworten