Desk Sharing-Regeln & Arbeitsrecht


Das flexible Arbeitsplatzmodell Desk Sharing erfreut sich auch bei uns immer größerer Beliebtheit. 

In diesem Artikel möchten wir gerne näher auf die rechtlichen Grundlagen und Bestimmungen rund um Desk Sharing eingehen. Außerdem sehen wir uns an, mit welchen Regeln Desk Sharing optimal umgesetzt werden kann und was es mit der Clean Desk Policy auf sich hat.

Desk Sharing – Definition und Erklärung

Desk Sharing bedeutet so viel wie “geteilter Schreibtisch”. Weitere Bezeichnungen dafür sind “Shared Desk”, “Flexible Desk” oder auch “Flexible Office”. 

Dabei handelt es sich um eine Arbeitsplatzorganisation, bei der weniger Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, als Mitarbeitende im Unternehmen bzw. in der Abteilung arbeiten. Die Mitarbeitenden haben dabei keinen festgelegten Arbeitsplatz. 

Wenn du gerne noch mehr Infos zum Thema Desk Sharing hättest, lies gerne unseren Artikel dazu. 

Was ist eine Desk Sharing Software?

Mitarbeitende können auf diese Weise online sehen, welche Arbeitsplätze noch frei sind und diese buchen. Mit der desk.ly Workplace Management Software kannst du sehen, welche Kolleg:innen im Büro sind und welche Plätze sie gebucht haben. Auch die Merkmale der einzelnen Arbeitsplätze können gespeichert werden (z. B. Fensterplatz, höhenverstellbarer Schreibtisch usw.) 

Auf diese Weise wird das morgendliche Chaos vermieden und das Stresslevel der Angestellten kann reduziert werden. 

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Die Bedeutung von Desk Sharing im modernen Arbeitsumfeld

Moderne Arbeitsumgebungen wandeln sich rasant und Desk Sharing nimmt dabei eine zentrale Rolle ein. Traditionelle Bürokonzepte mit festen Schreibtischen für jeden Mitarbeitenden gehören zunehmend der Vergangenheit an.

Wir möchten uns die Veränderungen in den Bereichen Flexibilität und Effizienz genauer ansehen.

So verändert Desk Sharing die traditionellen Bürostrukturen

Desk Sharing ermöglicht es Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf zu wählen. Die starre Zuweisung von Schreibtischen weicht einer dynamischen Nutzung. Das fördert nicht nur die Freiheit der Mitarbeitenden, sondern ermöglicht auch eine bessere Anpassung an verschiedene Aufgaben und Teams.

Die traditionelle Bürofläche, geprägt von festen Arbeitsplätzen, kann oft ineffizient sein, da viele Plätze unbelegt sind und Räume leer stehen. Mit Desk Sharing wird der Raumbedarf optimiert. Mitarbeitende buchen ihre Arbeitsplätze nach Bedarf, was Leerstände minimiert und zu einer effizienteren Raumnutzung führt. Die Bürofläche wird so zu einem lebendigen, flexiblen Arbeitsraum.

Diese Veränderungen in der Arbeitsplatzgestaltung sind nicht nur eine Reaktion auf moderne Arbeitsanforderungen, sondern spiegeln auch die Werte einer flexiblen und anpassungsfähigen Unternehmenskultur wider. Desk Sharing ist nicht nur eine technologische Neuerung, sondern eine strategische Entscheidung, die die Art und Weise, wie Mitarbeitende arbeiten, grundlegend transformiert.

Die rechtlichen Grundlagen von Desk Sharing

Grundsätzlich haben Arbeitnehmende kein Recht auf einen eigenen, festen Arbeitsplatz. Es ist also möglich, Desk Sharing einseitig anzuordnen und anschließend einzuführen. 

Im Normalfall basiert die Einführung von Desk Sharing-Modellen auf einer Betriebsvereinbarung.

Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV)

Laut der Arbeitsstättenverordnung (§ 3a ArbStättV) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitsstätten so einzurichten und zu betreiben, dass eine Gesundheitsgefährdung für Arbeitnehmende vermieden wird. Dazu werden mögliche Risiken für Sicherheit und Gesundheit in einer Gefährdungsbeurteilung ermittelt.

Durch die flexible Nutzung Arbeitsplätzen werden verschiedene Arbeitsmittel oft von mehreren Personen verwendet. Hier müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass nicht nur die Büros, sondern auch die entsprechenden Arbeitsmittel regelmäßig gereinigt werden und den hygienischen Anforderungen entsprechen (laut § 4 ArbStättV).

Arbeitgeber haben außerdem die eigenverantwortliche Aufgabe, auch ergonomische Anforderungen zu bestimmen und zu erfüllen. Es ist also auch bei Büroarbeitsplätzen darauf zu achten, dass die Arbeitsplätze auf die verschiedenen Mitarbeitenden angepasst werden können. 

Ergonomische Maßnahmen könnten etwa sein:

  • Ergonomischer Stuhl
  • Höhenverstellbarer Schreibtisch
  • Ergonomische Tastatur und Maus
  • Fußstütze
  • Höhenverstellbare Monitore
Desk Sharing Regeln beim Arbeiten

Desk Sharing Regeln – Klare Vorgaben für eine erfolgreiche Umsetzung 

Damit diese flexible Arbeitspraxis von Desk Sharing reibungslos funktioniert und die Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen maximiert werden, sind klare Regeln unerlässlich.

Die Einführung von Desk Sharing bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, darunter gesteigerte Mitarbeiterflexibilität, effizientere Raumnutzung und eine dynamischere Arbeitsumgebung

Die Kunst der Balance – Freiheit und Struktur

Um den Erfolg von Desk Sharing zu gewährleisten, benötigen Unternehmen eine ausgewogene Mischung aus Freiheit und Struktur. Wir haben einige nützliche Regeln für dich gesammelt:

  1. Desk Sharing Software einführen
    Implementiere ein zuverlässiges Buchungssystem, damit Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz im Voraus reservieren können. Das schafft Planungssicherheit und verhindert überfüllte Bürobereiche.

  2. Klar definierte Arbeitsbereiche
    Strukturiere den Arbeitsraum mit klar definierten Zonen und Arbeitsbereichen. Das hilft, Unordnung zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

  3. Persönliche Arbeitsplatzregeln aufstellen
    Lege Regeln für die individuelle Gestaltung von Arbeitsplätzen fest, um eine angenehme Umgebung für alle zu gewährleisten. Das könnte die Nutzung von persönlichen Gegenständen oder die Pflicht zum Aufräumen nach der Nutzung, die sog. Clean Desk Policy, umfassen.

  4. Technologische Unterstützung bieten
    Stelle sicher, dass die IT-Infrastruktur den Anforderungen des Desk Sharings gerecht wird. Jeder Arbeitsplatz sollte mit den erforderlichen technologischen Ressourcen ausgestattet sein.

  5. Gemeinschaftsbereiche fördern
    Schaffe Räume für informelle Treffen und Zusammenarbeit, um den sozialen Austausch zu fördern und die Teamdynamik zu stärken.

  6. Schulung und Sensibilisierung
    Führe Schulungen durch, um die Mitarbeitenden mit den Desk Sharing-Regeln vertraut zu machen und fördere das Bewusstsein für die Bedürfnisse der Kollegen.

Die Kunst des Desk Sharings liegt in der geschickten Balance zwischen Flexibilität und organisatorischer Struktur. Klare Vorgaben und ein offener Dialog sind entscheidend, um die Vorzüge dieser modernen Arbeitspraxis voll auszuschöpfen und eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

Clean Desk Policy

Die Clean Desk Policy ist eine betriebliche Richtlinie, deren Ziel es ist, Arbeitsplätze am Ende des Arbeitstages von persönlichen Gegenständen und sensiblen Informationen zu befreien. Diese Praxis dient nicht nur der Schaffung einer aufgeräumten Arbeitsumgebung, sondern auch der Sicherheit von Unternehmensdaten und der Förderung effizienter Arbeitsabläufe.

Unternehmen setzen die Clean Desk Policy ein, um das Risiko von Datendiebstahl und unberechtigtem Zugriff zu minimieren. Darüber hinaus trägt sie zur Förderung einer organisierten und produktiven Atmosphäre bei und kommt deshalb vor allem bei Desk Sharing oft zum Einsatz. 

Hier sind einige mögliche Punkte, die in eine Clean Desk Policy aufgenommen werden können:

  1. Schreibtisch am Ende des Arbeitstages leeren
    Mitarbeitende sind angehalten, ihren Arbeitsplatz zu räumen, indem sie persönliche Gegenstände, Papiere und andere Materialien in dafür vorgesehene Schränke oder Aufbewahrungseinheiten legen.

  2. Vertrauliche Informationen sicher verwahren
    Alle sensiblen oder vertraulichen Dokumente sollten sicher verschlossen oder digital gespeichert werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

  3. Computer und Geräte sperren
    Mitarbeitende sollten ihre Computer und andere elektronische Geräte am Ende des Tages sperren oder herunterfahren, um unberechtigten Zugriff zu verhindern.

  4. Keine sensiblen Informationen offen liegen lassen
    Vertrauliche Informationen sollten nicht offen auf dem Schreibtisch liegen gelassen werden, insbesondere wenn der Mitarbeitende nicht an seinem Platz ist.

  5. Aufräumen von Gemeinschaftsbereichen
    Die Clean Desk Policy erstreckt sich auch auf Gemeinschaftsbereiche wie Besprechungsräume. Mitarbeitende sollten diese Bereiche nach der Nutzung in ordentlichem Zustand hinterlassen.

  6. Sensibilisierung und Schulung
    Unternehmen sollten Schulungen anbieten, um Mitarbeitende über die Bedeutung der Clean Desk Policy aufzuklären und sie für bewusstes Handeln zu sensibilisieren.

  7. Regelmäßige Überprüfungen und Audits
    Periodische Überprüfungen durch das Management oder interne Audits können sicherstellen, dass die Clean Desk Policy effektiv umgesetzt wird.

Die Clean Desk Policy trägt nicht nur zur Datensicherheit bei, sondern schafft auch eine positive Arbeitsumgebung. Durch klare Richtlinien und die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden können Unternehmen von den Vorteilen dieser Praxis profitieren.

"Das Arbeitsplatzbuchen über ein zentrales Tool entlastet nicht nur die Mitarbeiter:innen, sondern sorgt auch für mehr Flexibilität und Abwechslung, da Büroräume nicht immer mit denselben Kolleg:innen geteilt werden!"

"desk.ly spielt in unserem Bürokonzept eine sehr große Rolle. Aufgrund des dynamischen Wachstums sind wir darauf angewiesen, die Verfügbarkeiten unserer Arbeitsplätze über ein Tool darzustellen."

Datenschutz und Sicherheit beim Desk Sharing

Unternehmen, die auf Desk Sharing setzen, müssen besondere Vorkehrungen treffen, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten:

  • Zugriffskontrolle und Authentifizierung
    Implementierung strenger Zugriffskontrollen, einschließlich starker Authentifizierungsmethoden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können.

  • Verschlüsselung von Daten
    Einsatz von Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass selbst bei einem möglichen Datenleck die Informationen für Unbefugte unleserlich bleiben.

  • Sensibilisierung der Mitarbeitenden
    Schulungen und Aufklärung der Mitarbeitenden über Datenschutzbestimmungen und die Bedeutung der Verantwortung jedes Einzelnen im Umgang mit sensiblen Informationen.

  • Klare Richtlinien und Verfahren
    Erstellung klarer Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit sensiblen Daten im Desk Sharing, einschließlich der Speicherung und des Transports von Informationen.

  • Überwachung und Protokollierung
    Implementierung von Überwachungssystemen und Protokollierung von Aktivitäten, um verdächtiges Verhalten zu erkennen und bei Bedarf darauf reagieren zu können.

  • Datenschutz durch Technikgestaltung
    Integration von Datenschutzkonzepten bereits in die Planung und Umsetzung von Desk Sharing-Strukturen, um den Schutz personenbezogener Daten von Anfang an zu gewährleisten.

  • Regelmäßige Datenschutzprüfungen
    Durchführung regelmäßiger Datenschutzprüfungen und Audits, um sicherzustellen, dass alle Datenschutzmaßnahmen effektiv sind und den geltenden Vorschriften entsprechen.

Durch das proaktive Management von Sicherheitsaspekten im Zusammenhang mit Desk Sharing können Unternehmen nicht nur den Datenschutz gewährleisten, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Sicherheit ihrer persönlichen und geschäftlichen Informationen stärken

Der Schutz von Daten sollte dabei nicht nur als gesetzliche Verpflichtung, sondern als wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen und verantwortungsbewussten Unternehmenverhaltens betrachtet werden.

Desk Sharing Datenschutzeinhaltung

Die Herausforderungen von Desk Sharing

Im Kontext von Desk Sharing ergeben sich einige Herausforderungen, die eine ausgewogene Balance zwischen den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den standardisierten Anforderungen des Unternehmens erfordern. 

Sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen müssen einige Aspekte berücksichtigen: 

  1. Arbeitsplatzindividualisierung
    • Die individuellen Präferenzen der Mitarbeitenden für ihre Arbeitsumgebung müssen im Einklang mit den standardisierten Desk Sharing-Richtlinien gebracht werden.
    • Eine mögliche Lösung ist die Bereitstellung von personalisierbaren Arbeitsplätzen innerhalb des Desk Sharing-Systems, um den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.

  2.  Datenschutz und Sicherheit
    • Der Schutz sensibler Informationen im Desk Sharing-Modell erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen individuellen Datenschutzrechten und den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens.
    • Ein Lösungsansatz hierfür ist die Implementierung klarer Datenschutzrichtlinien und Schulungen für Mitarbeitende, um ein Bewusstsein für den sicheren Umgang mit Informationen zu schaffen.

  3.  Arbeitsrechtliche Klarheit
    • Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Desk Sharing müssen klar definiert sein, um potenzielle Unsicherheiten zu minimieren.
    • Eine mögliche Lösung ist die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der arbeitsrechtlichen Richtlinien, um den sich entwickelnden Anforderungen von Desk Sharing gerecht zu werden.

  4.  Partizipation und Kommunikation
    • Der Verlust von physischer Präsenz kann die Mitarbeiterpartizipation und die zwischenmenschliche Kommunikation beeinträchtigen.
    • Ein Lösungsansatz für diese Herausforderung ist die Förderung von virtuellen Kommunikationsplattformen und -praktiken, um die Zusammenarbeit und Interaktion der Mitarbeitenden zu erleichtern. Beispielsweise bieten sich hier regelmäßige Team-Meetings in den jeweiligen Kleingruppen oder teamübergreifend an, um die Kommunikation zu fördern.

Die Balance zwischen Individualität und Standardisierung ist entscheidend, um die Herausforderungen von Desk Sharing erfolgreich zu bewältigen. Die Schaffung eines transparenten Rahmens, der die Bedürfnisse der Mitarbeiter respektiert und gleichzeitig die betriebliche Effizienz fördert, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung von Desk Sharing im Einklang mit den Arbeitsrechtstandards.

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Desk Sharing Regeln – Häufige Fragen & Antworten

Welche rechtlichen Aspekte sind bei der Einführung von Desk Sharing zu beachten?

Arbeitsrechtliche Überlegungen umfassen die Ausgestaltung von Arbeitsverträgen, Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Standards.

Kann Desk Sharing zu rechtlichen Konflikten führen?

Ja, insbesondere wenn die Regelungen nicht klar kommuniziert werden oder Arbeitsverträge nicht entsprechend angepasst sind, können Konflikte entstehen.

Wie beeinflusst Desk Sharing die Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung kann komplexer werden und klare Richtlinien zur Erfassung von Anwesenheitszeiten sind erforderlich, um arbeitsrechtlichen Standards zu entsprechen.

Welche Rolle spielt der Datenschutz im Zusammenhang mit Desk Sharing im Arbeitsrecht?

Datenschutz ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass persönliche Daten bei der Nutzung von gemeinsamen Arbeitsplätzen geschützt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wie kann das Arbeitsrecht genutzt werden, um einen reibungslosen Übergang zum Desk Sharing zu gewährleisten?

Die Anpassung von Arbeitsverträgen, klare Richtlinien und die Einbindung des Betriebsrats können helfen, rechtliche Fragen zu klären und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Was sind die grundlegenden Desk Sharing-Regeln?

Desk Sharing-Regeln legen fest, wie Arbeitsplätze geteilt werden, einschließlich Reservierungsverfahren, Sauberkeitsstandards und Arbeitsplatzetikette.

Wie funktioniert die Reservierung von Arbeitsplätzen im Desk Sharing?

Die Reservierung erfolgt oft über eine Buchungsplattform, damit Mitarbeitenden flexibel Arbeitsplätze planen und nutzen können.

Welche Etikette gilt beim Desk Sharing?

Nutzende sollten ihren Arbeitsplatz sauber und ordentlich hinterlassen, persönliche Gegenstände entfernen und Rücksicht auf andere nehmen. Sie sollten den Platz außerdem auch nur dann buchen, wenn sie wirklich erscheinen. Falls dies nicht eingehalten wird, kann es zu einer Minderung der Nutzerakzeptanz kommen.

Gibt es Vorschriften für die Nutzung gemeinsamer Räume im Desk Sharing?

Ja, Regelungen betreffen oft die Nutzung von Gemeinschaftsbereichen wie Küchen und Konferenzräumen, um die Gleichberechtigung sicherzustellen.

Wie wird der Arbeitsplatzwechsel im Desk Sharing erleichtert?

Die Implementierung von klaren Prozessen und Technologien, wie einem digitalen Buchungssystem, erleichtert den nahtlosen Wechsel zwischen Arbeitsplätzen.

Welche Rolle spielen Datenschutz und Sicherheit im Desk Sharing?

Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsmaßnahmen sind entscheidend, um den Schutz sensibler Informationen und persönlicher Gegenstände der Mitarbeitende zu gewährleisten.

Wie können Konflikte über Arbeitsplatzressourcen vermieden werden?

Klare Kommunikation, Schulungen und ein transparentes System zur Konfliktlösung tragen dazu bei, Streitigkeiten über Arbeitsplatznutzung zu minimieren.

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