Desk Sharing: Mitbestimmung des Betriebsrats und Betriebsvereinbarung

Ihr möchtet Desk Sharing einführen, aber was sagt eigentlich der Betriebsrat dazu? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Relevanz für den Betriebsrat, die rechtlichen Grundlagen und teilen spannende Praxisbeispiele. Erfahre unter anderem, ob:

• Eine Betriebsvereinbarung notwendig ist
• Informationspflicht besteht 
• Der Betriebsrat die Einführung von Desk Sharing verhindern kann

Wieso ist die Einführung von Desk Sharing für den Betriebsrat relevant?

Die Einführung von Desk Sharing ist für den Betriebsrat besonders wichtig, weil sie den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden direkt beeinflusst. In öffentlichen Einrichtungen tritt an seine Stelle der Personalrat, der vergleichbare Mitbestimmungsrechte hat. Feste Arbeitsplätze weichen flexiblen Schreibtischen. Der Betriebsrat sorgt dafür, dass diese Veränderungen fair und transparent ablaufen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Auch Ergonomie und Datenschutz spielen eine Rolle. Der Betriebsrat stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und die persönlichen Daten der Mitarbeitenden geschützt werden.

Außerdem ist der Betriebsrat ein wichtiger Vermittler zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Denn: Eine offene Kommunikation hilft, Ängste und Widerstände abzubauen und die Akzeptanz von Desk Sharing zu erhöhen. Kurz gesagt ist der Betriebsrat ein zentraler Partner im Veränderungsprozess und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft.

Gesetzeslage: rechtliche Grundlagen für Desk Sharing

Die Einführung von Desk Sharing wirft nicht nur Fragen zur optimalen Ressourcennutzung auf, sondern berührt auch rechtliche Aspekte. Das gilt besonders im Hinblick auf das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), das unter anderem die Mitbestimmung und die Rolle des Betriebsrats im Unternehmen regelt. Hier das wichtigste im Überblick. 

Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat?

Gemäß § 87 Abs. 1 BetrVG hat der Betriebsrat in verschiedenen Angelegenheiten ein Mitbestimmungsrecht. Dazu gehören “Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb”. Das umfasst beispielsweise Regelungen über die Arbeitsplatzgestaltung und die Arbeitsplatzsicherheit sowie soziale Angelegenheiten.

Die Anwendbarkeit von § 87 BetrVG auf Desk Sharing ist nicht eindeutig. Die Einführung von Desk Sharing kann als unternehmerische Entscheidung betrachtet werden, die die Benutzung von Betriebsmitteln regelt. 

Jedoch können bestimmte Aspekte von Desk Sharing (wie die Nutzung von Buchungs- oder Belegungstools) unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fallen, wenn damit eine Kontrolle der Leistung und des Verhaltens der Mitarbeitenden verbunden ist. Wenn diese Tools auch eine Kontrollfunktion übernehmen können, entsteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. 

Zusätzlich gilt: Die konkrete Anwendung von § 87 BetrVG auf Desk Sharing hängt stets vom Einzelfall und der konkreten Ausgestaltung der Regelung ab. Betrifft eine Desk-Sharing-Vereinbarung ausschließlich einen einzelnen Standort, ist in der Regel der örtliche Betriebsrat zuständig. Soll sie hingegen standortübergreifend oder unternehmensweit gelten, fällt die Zuständigkeit meist an den Gesamtbetriebsrat.

§ 111 BetrVG: Betriebsänderung und Mitbestimmung

Desk Sharing könnte auch als betriebliche Veränderung betrachtet werden und wirft Fragen zur Mitbestimmung nach § 111 BetrVG auf. 

Dieser Paragraph regelt die Mitbestimmung des Betriebsrats bei Betriebsänderungen. Solche Betriebsänderungen könnten etwa sein:

• Schließungen von Betriebsteilen oder -standorten
• Verlegung des Betriebs oder Betriebsteilen
• erheblichen Veränderungen in der Organisationsstruktur
• andere Maßnahmen, die wesentliche Teile des Betriebs oder Arbeitsbedingungen betreffen

Bei der Einführung von Desk Sharing könnte es sich um eine solche Betriebsänderung handeln, die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats auslöst.

Auch hier ist die Anwendbarkeit des Gesetzes eine Frage des Einzelfalls.

Datenschutz

Die Einführung von Desk Sharing berührt mehrere rechtliche Aspekte, insbesondere im Bereich des Datenschutzes und der Mitbestimmung des Betriebsrats. Laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, wenn technische Einrichtungen zur Überwachung der Mitarbeitenden eingeführt werden. Dies betrifft auch Technologien im Rahmen von Desk Sharing.

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützen die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden und legen fest, dass diese Daten nur erhoben und verarbeitet werden dürfen, wenn sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind.

Arbeitsschutz

Zudem verpflichtet das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) den Arbeitgeber, sichere und gesunde Arbeitsbedingungen zu gewährleisten, was auch für flexible Arbeitsplatzmodelle wie Desk Sharing relevant ist.

Welche Rechte haben Arbeitnehmer:innen?

Arbeitnehmer:innen haben das Recht auf transparente Regelungen und faire Arbeitsplatzverteilung. Sie können mitbestimmen, wie die Arbeitsplätze organisiert werden und wie die Nutzung geregelt ist. Die Beteiligung des Betriebsrats stellt dabei sicher, dass die Interessen der Arbeitnehmenden gewahrt bleiben und dass ihre Arbeitsbedingungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. 

Kann der Betriebsrat die Einführung von Desk Sharing verhindern?

Der Betriebsrat hat laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) das Recht, bei der Einführung von Desk Sharing mitzubestimmen. Seine Zustimmung ist erforderlich, um grundlegende Änderungen an der Arbeitsplatzgestaltung umzusetzen. Grundsätzlich kann der Betriebsrat die Einführung von Desk Sharing jedoch nicht verhindern.

Allerdings stellt der Betriebsrat sicher, dass alle Maßnahmen fair und sicher gestaltet sind und die Interessen der Mitarbeiter gewahrt bleiben. Sollte es zu Meinungsverschiedenheiten kommen, helfen Verhandlungen oder eine Einigungsstelle dabei, eine für alle zufriedenstellende Lösung zu finden. 

Informationspflicht gegenüber dem Betriebsrat

Gemäß § 90 BetrVG hat der Arbeitgeber den Betriebsrat jedenfalls rechtzeitig und umfassend zu unterrichten und zu beraten, wenn er Maßnahmen plant, die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden haben können. 

Das schließt auch die Einführung von Desk Sharing ein. Der Betriebsrat erhält dadurch die Möglichkeit, eigene Vorstellungen einzubringen und Änderungen mit dem Arbeitgeber zu besprechen. Eine frühzeitige Information ist dabei entscheidend, um dem Betriebsrat die Möglichkeit zu geben, konstruktive Vorschläge zu machen.

Desk Sharing – Betriebsvereinbarung ja oder nein?

Ob eine Betriebsvereinbarung für die Einführung von Desk Sharing notwendig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Insbesondere von der Unternehmensgröße, der Art der Maßnahme und bestehenden Regelungen im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Wie bereits beschrieben, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Fragen der Ordnung des Betriebs. Die genaue Ausgestaltung und Umsetzung des Desk Sharing-Konzepts könnte somit Gegenstand einer Betriebsvereinbarung sein.

In kleineren Betrieben ohne Betriebsrat oder in Unternehmen, in denen die Einführung von Desk Sharing als mitbestimmungsfreie Maßnahme betrachtet wird, kann es jedoch sein, dass keine Betriebsvereinbarung notwendig ist. Die genauen Anforderungen können nach den individuellen Gegebenheiten des Unternehmens variieren. Es ist empfehlenswert, den konkreten Bedarf für eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat zu klären und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen. Das stellt sicher, dass die Einführung von Desk Sharing im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen und den Interessen der Mitarbeitenden erfolgt.

Desk Sharing & Betriebsrat – Fälle aus der Praxis

Der Fall vor dem Landesarbeitsgericht Düsseldorf

In diesem Fall hat ein Unternehmen ein modernes "Konzernhaus" errichtet, in dem Mitarbeitende verschiedener Konzernunternehmen gemeinsam arbeiten sollten. Die Einführung von Desk Sharing stieß jedoch auf den Widerstand des Betriebsrats. Dieser war der Meinung, dass seine Mitbestimmungsrechte durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verletzt würden.

Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf entschied letztendlich gegen den Betriebsrat. 

Die Einführung von Desk Sharing ist laut LAG Düsseldorf “nicht durch Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu stoppen”. Das Gericht wog ab und kam zu dem Schluss, dass die Entscheidung des Arbeitgebers für Desk Sharing “untrennbar mit der Erbringung der Arbeitsleistung zusammenhängt” und somit als mitbestimmungsfreies Arbeitsverhalten zu werten ist.

Das Arbeitsgericht Frankfurt und die Frage der Betriebsänderung

Ein Fall vor dem Arbeitsgericht Frankfurt verdeutlicht die Unsicherheit in Bezug auf die Einstufung von Desk Sharing als Betriebsänderung. 

Hier wurde festgestellt, dass dem Betriebsrat ein Unterlassungsanspruch gegen die Einführung von Desk Sharing zusteht, solange keine ordnungsgemäße Betriebsratsbeteiligung erfolgte. 

Diese Entscheidung erfolgte jedoch im Eilrechtsschutz und ist deshalb nur eine vorläufige Prüfung.

Die Einschätzung des Bundesarbeitsgerichts

Das Bundesarbeitsgericht äußerte sich in einem Beschluss vom 17. November 2021 (7 ABR 18/20) zu Desk Sharing und stellte klar, dass die Änderung der Arbeitsaufgabe durch Desk Sharing nicht als eine "andere" Aufgabe anzusehen ist. Das spricht gegen die Einstufung von Desk Sharing als Betriebsänderung.

Ebenso argumentierte das Gericht, dass der Wegfall des persönlichen Schreibtisches keinen wesentlichen Nachteil im Sinne von § 111 BetrVG darstellt.

Trotz dieser Entscheidung bleibt die genaue Abgrenzung zwischen dem mitbestimmungsfreien und der mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten im Kontext von Desk Sharing eine schwierige Einzellfallentscheidung.

LAG Baden-Württemberg: Mitbestimmung in Teilbereichen (Beschluss vom 06.08.2024, 21 TaBV 7/24)

Eine der bislang ausführlichsten Entscheidungen zu Desk Sharing stammt vom Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg. Ein Arbeitgeber wollte in seinen Büroräumen ein neues Planungskonzept mit Desk Sharing und einer sogenannten "Clean Desk Policy" einführen – also der Vorgabe, den Arbeitsplatz am Ende des Arbeitstages vollständig zu räumen. Der Betriebsrat forderte daraufhin die Einsetzung einer Einigungsstelle und berief sich dabei auf gleich mehrere Mitbestimmungstatbestände (§ 87 Abs. 1 Nr. 1, 6 und 7 sowie § 111 BetrVG).

Das Arbeitsgericht Heilbronn wies den Antrag zunächst vollständig zurück. Das LAG Baden-Württemberg gab der Beschwerde des Betriebsrats jedoch teilweise statt und stellte damit wichtige Leitlinien auf:

• Desk Sharing und Clean Desk Policy als Ganzes bleiben mitbestimmungsfrei. Beide Konzepte betreffen laut Gericht das sogenannte Arbeitsverhalten der Beschäftigten und nicht die mitbestimmungspflichtige Ordnung des Betriebs.
• Einzelne Teilaspekte können jedoch mitbestimmungspflichtig sein. Konkret sah das Gericht ein mögliches Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG bei:
• Vorgaben zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände der Mitarbeitenden (z. B. Größe und Art der bereitgestellten Spinde) vor Arbeitsbeginn und nach Feierabend,
• einer sogenannten "überlagernden Nutzung" derselben Bürofläche sowohl für Arbeits- als auch für Pausenzwecke.
• Buchungstools bleiben ein eigenständiger Prüfpunkt. Kommt beim Desk Sharing ein digitales Buchungssystem zum Einsatz, über das Mitarbeitende täglich einen Arbeitsplatz auswählen, kann dies laut Gericht eine technische Kontrolleinrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG darstellen – und damit ein eigenes Mitbestimmungsrecht auslösen.

Das Urteil bestätigt damit im Kern die bisherige Linie des Bundesarbeitsgerichts: Desk Sharing an sich lässt sich vom Betriebsrat nicht verhindern. Gleichzeitig zeigt es aber, wie wichtig eine genaue Einzelfallprüfung ist – denn schon Details wie die Größe eines Spinds oder die Doppelnutzung einer Fläche können ein Mitbestimmungsrecht auslösen und sollten daher frühzeitig mit dem Betriebsrat abgestimmt werden.

Unser Fazit

Die Einführung von Desk Sharing ist für dich und dein Unternehmen ein riesiger Schritt in Richtung Effizienz und Flexibilität – doch sie lässt sich nicht im Alleingang umsetzen.

Auch wenn der Betriebsrat (oder Personalrat) das Desk-Sharing-Modell an sich rechtlich meist nicht verhindern kann, hat er bei fast allen entscheidenden Detailfragen ein gewichtiges Wort mitzureden. Ob Datenschutz beim Buchungstool, Ergonomie am flexiblen Arbeitsplatz oder die Größe der persönlichen Spinde: Die Mitbestimmungsrechte sind vielseitig.

Dein Schlüssel zum Erfolg: Binde deinen Betriebsrat von Anfang an aktiv und transparent in den Planungsprozess ein. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und eine klar formulierte Betriebsvereinbarung nehmen Ängste im Team, schaffen Rechtssicherheit für alle Seiten und sichern dir eine reibungslose und erfolgreiche Einführung deines neuen, hybriden Arbeitsplatzkonzepts.

Häufig gestellte Fragen

Hat der Betriebsrat bei der Einführung von Desk Sharing ein Mitbestimmungsrecht?

Ja, in vielen Teilbereichen hat der Betriebsrat bei der Einführung von Desk Sharing ein Mitbestimmungsrecht. Während die reine unternehmerische Entscheidung, Desk Sharing einzuführen, oft als mitbestimmungsfrei gilt, sieht das bei der konkreten Umsetzung anders aus. Der Betriebsrat hat ein starkes Mitbestimmungsrecht bei:

• Technischen Einrichtungen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG): Digitale Buchungstools können zur Verhaltens- und Leistungskontrolle genutzt werden.
• Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG): Ergonomie an wechselnden Arbeitsplätzen und Gefährdungsbeurteilungen.
• Verhaltensregeln im Betrieb (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG): Zum Beispiel bei der Einführung einer Clean Desk Policy oder Regeln zur Spindnutzung.

Kann der Betriebsrat die Einführung von Desk Sharing komplett verhindern?

Nein, grundsätzlich kann der Betriebsrat die Einführung von Desk Sharing nicht verhindern. Die Rechtsprechung (u. a. das Bundesarbeitsgericht und das LAG Düsseldorf) stellt klar, dass die Entscheidung für Desk Sharing an sich eine mitbestimmungsfreie Unternehmerentscheidung ist.

Aber Achtung: Der Betriebsrat kann die Einführung per einstweiliger Verfügung (Unterlassungsanspruch) vorläufig stoppen, wenn der Arbeitgeber versucht, das Modell oder die dazugehörigen Buchungstools ohne die erforderliche Zustimmung oder ohne ordnungsgemäße Beteiligung des Betriebsrats einzuführen.

Ist eine Betriebsvereinbarung für Desk Sharing zwingend notwendig?

In Unternehmen mit einem Betriebsrat ist eine schriftliche Betriebsvereinbarung (BV) dringend zu empfehlen und in der Praxis fast immer notwendig. Sie schafft für beide Seiten Rechtssicherheit und regelt verbindlich die Spielregeln. In kleineren Betrieben ohne Betriebsrat ist keine BV nötig – hier können die Regeln über Arbeitsverträge oder eine Gesamtzusage gelöst werden.

Welche Rolle spielt der Datenschutz (DSGVO) beim Desk Sharing?

Der Datenschutz spielt beim Desk Sharing eine sehr große Rolle. Da bei digitalen Buchungssystemen personenbezogene Daten verarbeitet werden (wer sitzt wann an welchem Platz?), müssen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die DSGVO streng eingehalten werden. Der Betriebsrat achtet penibel darauf, dass die Daten nur für den Buchungszweck genutzt und nicht für heimliche Leistungskontrollen ausgewertet werden. Oft wird in der Betriebsvereinbarung eine Anonymisierung der historischen Daten vereinbart.

Was passiert, wenn sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht einigen können?

Finden beide Parteien bei den mitbestimmungspflichtigen Themen (wie dem Buchungstool oder den Nutzungsregeln) keine gemeinsame Lösung, entscheidet die sogenannte Einigungsstelle. Diese wird paritätisch mit Vertretern beider Seiten und einem unparteiischen Vorsitzenden besetzt. Der dort gefundene Beschluss ersetzt dann die Einigung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat und ist bindend.

Welche überraschenden Details müssen laut Gerichten mit dem Betriebsrat abgestimmt werden?

Die Rechtsprechung wird immer detailreicher. Laut einem Beschluss des LAG Baden-Württemberg (2024) gehören dazu beispielsweise:

• Aufbewahrung: Wie und wo Mitarbeiter ihre persönlichen Sachen verstauen (z. B. die Art und Größe von Spinden).
• Flächennutzung: Wenn dieselbe Bürofläche gleichzeitig als Arbeits- und Pausenraum genutzt werden soll (sogenannte überlagernde Nutzung).
• Clean Desk Policy: Die konkreten Vorgaben, wie der Schreibtisch am Feierabend zu hinterlassen ist.