Desk Sharing Quote – die optimale Ratio

Du denkst darüber nach, Desk Sharing in deinem Unternehmen einzuführen? In diesem Artikel gehen wir näher auf die Desk Sharing Quote ein. Wir zeigen dir, wie du die Desk Sharing Quote berechnest und welche Faktoren du dabei berücksichtigen solltest. Außerdem gehen wir darauf ein, welche Herausforderungen eine falsche Desk Sharing Ratio mit sich bringen kann. 

Deshalb ist Desk Sharing entscheidend für die moderne Arbeitswelt

In einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt rückt das Konzept des Desk Sharing immer stärker in den Fokus moderner Unternehmen. Die zunehmende Flexibilität von Arbeitsplatzmodellen bringt nicht nur eine Anpassung an zeitgemäße Bedürfnisse, sondern auch zahlreiche weitere Vorteile mit sich.

Die Entwicklung zu flexiblen Arbeitsplatzmodellen

Traditionelle Bürostrukturen weichen zunehmend flexibleren Ansätzen. Die Digitalisierung, die Globalisierung von Unternehmen und der Trend zu mobilen Arbeitsmodellen haben eine Veränderung in der Arbeitsplatzgestaltung eingeleitet. 

Desk Sharing ist ein zentraler Bestandteil dieses Wandels. Es ermöglicht Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf zu wählen. Das kann von Tag zu Tag variieren, abhängig von Aufgaben, Meetings oder persönlichen Präferenzen. 

Die Vorteile von Desk Sharing

Die Einführung eines Desk Sharing-Konzepts ist nicht nur ein Schritt in Richtung flexiblerer Arbeitsstrukturen, sondern bietet auch eine Vielzahl von Vorteilen:

 Ressourceneffizienz

Durch die gezielte Nutzung von Arbeitsplätzen wird die Bürofläche effizienter genutzt, was zu Kosteneinsparungen führen kann.

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz nach den eigenen Bedürfnissen zu wählen, fördert die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

Förderung von Kollaboration

Flexible Arbeitsplatzmodelle unterstützen die spontane Zusammenarbeit und den Austausch zwischen Mitarbeitenden.

Attraktivität als Arbeitgeber

Moderne Arbeitskonzepte signalisieren Innovationsfreude und Attraktivität als Arbeitgeber, was die Gewinnung und Bindung von Talenten erleichtert.

Was ist die Desk Sharing Quote?

Die Desk-Sharing-Quote gibt an, wie viele Arbeitsplätze am Unternehmensstandort in Relation zu den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Dabei ist die Anzahl der Arbeitsplätze geringer als die Anzahl der Arbeitnehmenden. 

Weitere alternative Begriffe für die Desk Sharing Quote sind “Desk Sharing Ratio” oder “Desk to Person Ratio”. 

Desk Sharing vs. traditionelle Bürostrukturen – Die Herausforderung der richtigen Balance

In der Debatte um moderne Arbeitsplatzmodelle stehen sich traditionelle Bürostrukturen mit festen Arbeitsplätzen und das innovative Konzept des Desk Sharing gegenüber. Die Herausforderung besteht darin, eine ausgewogene Balance zu finden, die den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird.

Die Unterschiede zwischen festen Büroarbeitsplätzen und Desk Sharing

Traditionelle Bürostrukturen zeichnen sich durch fest zugewiesene Arbeitsplätze aus. Jeder Mitarbeitende hat einen eigenen Schreibtisch, der als fester Ort für die tägliche Arbeit dient. 

Im Gegensatz dazu setzt Desk Sharing auf Flexibilität. Mitarbeitende teilen sich Arbeitsplätze und können je nach Bedarf unterschiedliche Bereiche des Büros nutzen. 

Diese Unterschiede spiegeln sich nicht nur in der physischen Arbeitsumgebung wider, sondern beeinflussen auch die Art der Zusammenarbeit und Kommunikation im Team.

So beeinflusst Desk Sharing die Arbeitsplatzdynamik

Desk Sharing hat einen großen Einfluss auf die Arbeitsplatzdynamik. Es fördert die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeitenden und ermöglicht eine dynamische Arbeitsumgebung. 

Teams müssen sich auf unterschiedliche Arbeitsplatzszenarien einstellen, von gemeinsamen Besprechungsräumen bis hin zu individuellen Desk Sharing-Plätzen. Die richtige Balance bei der Festlegung der Desk Sharing Plätze und Zonen ist entscheidend, um eine effiziente Nutzung der Bürofläche zu gewährleisten und gleichzeitig den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.

Die Desk Sharing Quote berechnen – Faktoren im Überblick

Die effektive Nutzung der Arbeitsplätze im Desk Sharing hängt von verschiedenen Faktoren ab:

1. Fluktuationsrate der Mitarbeitenden
   Eine hohe Mitarbeiterfluktuation erfordert eine flexible Desk Sharing Quote, um die ständig wechselnde Anzahl von Mitarbeitenden zu berücksichtigen.
   
   
2. Arbeitszeiten und Schichtmodelle
   Unterschiedliche Arbeitszeiten und Schichtmodelle beeinflussen die gleichzeitige Anwesenheit der Mitarbeitenden. Die Desk Sharing Quote sollte solche Variablen berücksichtigen, um eine optimale Auslastung sicherzustellen.
   
   
3. Projektbasierte Anforderungen
   Unternehmen mit projektbasierten Strukturen benötigen möglicherweise temporäre Erhöhungen der Arbeitsplatzkapazitäten. Die Desk Sharing Quote sollte diese Flexibilität ermöglichen.
   
   
4. Homeoffice und flexible Arbeitsmodelle
   Die Integration von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen erfordert eine Anpassung der Desk Sharing Quote, um remote tätige Mitarbeitende einzubeziehen.
   
   

Welche Rolle spielen die Präferenzen der Mitarbeitenden bei der Desk Sharing Quote?

Auch die Präferenzen der Mitarbeitenden spielen eine Rolle bei der Berechnung der besten Desk Sharing Quote. Berücksichtige dabei etwa folgendes:

• Arbeitsplatzvorlieben
  Einige Mitarbeitende oder sogar ganze Abteilungen bevorzugen auf Grund ihrer Tätigkeit feste Arbeitsplätze, während andere Flexibilität schätzen. Berücksichtige diese Vorlieben bei der Festlegung der Quote, um eine breite Akzeptanz zu gewährleisten.
  
  
• Kommunikationsbedürfnisse
  Mitarbeitende, die viel kommunizieren müssen, bevorzugen vielleicht offene Büroumgebungen. Bei der Berechnung der Quote solltest du die räumlichen Anforderungen für effektive Kommunikation berücksichtigen.
  
  
• Homeoffice-Präferenzen
  In Zeiten, in denen Homeoffice immer mehr genutzt wird, ist es wichtig die Präferenzen der Mitarbeiternden bezüglich der Häufigkeit von Bürobesuchen einzubeziehen. Das beeinflusst die benötigte Anzahl an Arbeitsplätzen erheblich.
  
  
• Teamstrukturen
  Unterschiedliche Teams haben unterschiedliche Anforderungen an die Arbeitsplatzgestaltung. Beachte die Teamstrukturen und die Notwendigkeit der räumlichen Nähe bei der Berechnung.

Die Berücksichtigung der Präferenzen der Mitarbeitenden bei der Desk Sharing Quote trägt dazu bei, eine ausgewogene und annehmbare Arbeitsplatzumgebung zu schaffen, die die individuellen Bedürfnisse respektiert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördert.

Die richtige Desk Sharing Ratio ist entscheidend

Die optimale Desk Sharing Ratio zu finden, ist ein entscheidender Schritt wenn dein Unternehmen auf moderne Arbeitsplatzmodelle setzen möchte. Sie beeinflusst nämlich maßgeblich:

  Flexibilität und Ressourcenoptimierung
Eine passende Desk Sharing Ratio ermöglicht eine flexible Nutzung von Arbeitsplätzen. Sie berücksichtigt dynamische Mitarbeiterzahlen, Projektanforderungen und Homeoffice-Modelle, was zu einer optimierten Ressourcenauslastung führt.

  Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität
Die richtige Quote schafft ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Angebot und Nachfrage nach Arbeitsplätzen. Das fördert die Mitarbeiterzufriedenheit, da stets ausreichend Plätze verfügbar sind, ohne übermäßige Leerstände. Zufriedene Mitarbeitende sind in der Regel produktiver und engagierter.

  Kostenersparnis durch Effizienz
Eine präzise festgelegte Quote verhindert übermäßige Investitionen in ungenutzte Büroflächen. Die Einsparungen können in Technologien und Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsumgebung investiert werden.

Eine allgemeingültige optimale Quote gibt es nicht, denn jedes Unternehmen ist individuell. Viele Unternehmen entscheiden sich für das 1:1,25 Modell aus unserem obigen Rechenbeispiel.

Welche Risiken können bei einer falschen Ratio auftreten?

Wird die Desk Sharing Quote im Vorhinein nicht oder falsch berechnet, kann das einige Schwierigkeiten mit sich bringen. Das könnten etwa sein:

  Platzmangel und Unzufriedenheit

Eine zu niedrige Desk Sharing Ratio kann zu Platzmangel führen, wodurch Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, einen verfügbaren Arbeitsplatz zu finden. Das kann die Zufriedenheit und Produktivität negativ beeinflussen.

  Hohe Kosten durch Leerstand

Im Gegensatz dazu kann eine zu hohe Quote zu Leerständen führen, was zu unnötigen Kosten für ungenutzte Büroflächen führt. Das steht im Widerspruch zu den Prinzipien des kosteneffizienten Desk Sharing.

  Unflexibilität und mangelnde Anpassungsfähigkeit

Eine statische oder falsch konzipierte Quote kann Unternehmen unflexibel machen und erschwert die Anpassung an Veränderungen wie schwankende Mitarbeiterzahlen oder neue Arbeitsmodelle.

  Konflikte und Unruhe im Team

Unzureichende Arbeitsplatzressourcen können zu Spannungen im Team führen. Die Konkurrenz um begrenzte Plätze kann zu Konflikten und einer gestörten Teamdynamik führen.

Desk Sharing Quote berechnen – Praktische Tipps und Anleitung

Um deine Desk Sharing Quote zu berechnen, kannst du dich an diese Anleitung halten:

Desk Sharing Quote – Häufige Fragen & Antworten