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Du denkst darüber nach, Desk Sharing in deinem Unternehmen einzuführen? In diesem Artikel gehen wir näher auf die Desk Sharing Quote ein. Wir zeigen dir, wie du die Desk Sharing Quote berechnest und welche Faktoren du dabei berücksichtigen solltest. Außerdem gehen wir darauf ein, welche Herausforderungen eine falsche Desk Sharing Ratio mit sich bringen kann.
- Was ist die Desk Sharing Quote?
- Wie wird die Desk Sharing Quote berechnet?
- Desk Sharing Ratio Rechner
- Wie viele Arbeitsplätze braucht ihr wirklich? Die Planungsformel mit Anwesenheitsrate
- Desk Sharing Ratio berechnen – Faktoren im Überblick
- Welche Rolle spielen die Präferenzen der Mitarbeitenden bei der Desk Sharing Quote?
- Die richtige Desk Sharing Ratio ist entscheidend
- Desk Sharing Quote berechnen – Praktische Tipps und Anleitung
- Deshalb ist Desk Sharing entscheidend für moderne Arbeitswelt
- Desk Sharing vs. traditionelle Bürostrukturen – Die Herausforderung der richtigen Balance
- Häufige Fragen zur Desk Sharing Quote - FAQ
Was ist die Desk Sharing Quote?
Die Desk-Sharing-Quote gibt an, wie viele Arbeitsplätze am Unternehmensstandort in Relation zu den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Dabei ist die Anzahl der Arbeitsplätze geringer als die Anzahl der Arbeitnehmenden.
Weitere alternative Begriffe für die Desk Sharing Quote sind “Desk Sharing Ratio” oder “Desk to Person Ratio”. Sie meinen dieselbe Kennzahl, wobei die Desk Sharing Quote als Dezimalzahl angegeben wird und die Desk Sharing Ratio als Verhältnis von Arbeitsplatz zu Person. Eine Quote von 1,25 entspricht einer Ratio von 1 zu 1,25, also einem Arbeitsplatz für 1,25 Mitarbeitende.
Wie wird die Desk Sharing Quote berechnet?
Die Desk Sharing Quote wird durch das Verhältnis zwischen der Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze und der Anzahl der Mitarbeitenden bestimmt. Die grundlegende Formel lautet:
Desk Sharing Quote = Anzahl der Mitarbeitenden / Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze
Angenommen ein Unternehmen hat 10 Mitarbeitende, aber es gibt nur 8 Arbeitsplätze im Büro. Dann berechnet sich die Quote wie folgt:
Desk Sharing Quote = 10 Mitarbeitende / 8 Arbeitsplätze
⇒ In diesem Fall beträgt die Desk Sharing Quote 1,25.
Desk Sharing Ratio Rechner
Berechne in wenigen Sekunden eure Desk Sharing Quote oder plant euren realen Platzbedarf.
Eine allgemeingültige optimale Quote gibt es nicht, denn jedes Unternehmen ist individuell. Viele Unternehmen entscheiden sich für das 1:1,25 Modell aus unserem obigen Rechenbeispiel.
Laut unserem desk.ly Hybrid Work Report 2026, bei dem über 10 Millionen Buchungsvorgänge aus mehr als 1.000 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ausgewertet wurden, liegt die durchschnittliche Büroauslastung in DACH-Unternehmen bei nur 40 Prozent. Rund 60 Prozent der Arbeitsplatzkapazität bleiben im Tagesschnitt ungenutzt.
Zum internationalen Vergleich: JLL (2026)* beziffert die durchschnittliche Ratio auf Basis ihres Global Occupancy Benchmark Reports für die Region Europa, Naher Osten und Afrika auf 1,2 Mitarbeitende pro Arbeitsplatz. Weltweit liegt der Durchschnitt bei 1,3 (JLL, 2026). Datengrundlage der JLL-Studie, die im Mai 2026 erhoben wurde, bilden 84 Organisationen mit über 716 Millionen Quadratfuß verwalteter Fläche. International, vor allem in den USA, konnte eine Desk Sharing Zielquote von rund 1,5 Mitarbeitenden pro Arbeitsplatz auf Basis der Daten von CBRE (2024) ermittelt werden. Voraussetzung dabei ist allerdings ein flexibles hybrides Arbeitsmodell.
*Verlinkungen zu den verwendeten externen Quellen befinden sich im Quellenverzeichnis am Ende des Beitrags.
Wie viele Arbeitsplätze braucht ihr wirklich? Die Planungsformel mit Anwesenheitsrate
Die einfache Quote beschreibt nur den Ist-Zustand. Für die Planung neuer Büroflächen oder eines Umzugs braucht ihr eine Formel, die berücksichtigt, wie oft eure Mitarbeitenden tatsächlich im Büro sind.
Benötigte Arbeitsplätze = Mitarbeitende × durchschnittliche Anwesenheitsrate × Sicherheitspuffer
Ein Beispiel: Euer Team hat 50 Mitarbeitende, die im Schnitt 3 Tage pro Woche im Büro sind, das entspricht einer Anwesenheitsrate von 60 Prozent. Damit an stark ausgelasteten Tagen niemand ohne Platz dasteht, plant ihr zusätzlich einen Sicherheitspuffer von rund 10 Prozent ein.
50 Mitarbeitende × 0,60 × 1,10 = 33 Arbeitsplätze
⇒ In diesem Fall beträgt die Desk Sharing Quote ca. 1,52.
Ihr benötigt rechnerisch also 33 statt 50 Arbeitsplätze. Der Sicherheitspuffer ist ein in der Praxis üblicher Richtwert, keine feste Norm, und lässt sich je nach Schwankung eurer Auslastung anpassen. Verlässlicher als eine geschätzte Anwesenheitsrate sind echte Nutzungsdaten. Mit desk.ly könnt ihr eure Büroauslastung analysieren und müsst auf nicht Schätzungen vertrauen.
Die Desk Sharing Ratio berechnen – Faktoren im Überblick
Die effektive Nutzung der Arbeitsplätze im Desk Sharing hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Fluktuationsrate der Mitarbeitenden
Eine hohe Mitarbeiterfluktuation erfordert eine flexible Desk Sharing Quote, um die ständig wechselnde Anzahl von Mitarbeitenden zu berücksichtigen. - Arbeitszeiten und Schichtmodelle
Unterschiedliche Arbeitszeiten und Schichtmodelle beeinflussen die gleichzeitige Anwesenheit der Mitarbeitenden. Die Desk Sharing Quote sollte solche Variablen berücksichtigen, um eine optimale Auslastung sicherzustellen. - Projektbasierte Anforderungen
Unternehmen mit projektbasierten Strukturen benötigen möglicherweise temporäre Erhöhungen der Arbeitsplatzkapazitäten. Die Desk Sharing Quote sollte diese Flexibilität ermöglichen. - Homeoffice und flexible Arbeitsmodelle
Die Integration von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen erfordert eine Anpassung der Desk Sharing Quote, um remote tätige Mitarbeitende einzubeziehen.
Welche Rolle spielen die Präferenzen der Mitarbeitenden bei der Desk Sharing Quote?
Auch die Präferenzen der Mitarbeitenden spielen eine Rolle bei der Berechnung der besten Desk Sharing Quote. Berücksichtige dabei etwa folgendes:
- Arbeitsplatzvorlieben
Einige Mitarbeitende oder sogar ganze Abteilungen bevorzugen auf Grund ihrer Tätigkeit feste Arbeitsplätze, während andere Flexibilität schätzen. Berücksichtige diese Vorlieben bei der Festlegung der Quote, um eine breite Akzeptanz zu gewährleisten. - Kommunikationsbedürfnisse
Mitarbeitende, die viel kommunizieren müssen, bevorzugen vielleicht offene Büroumgebungen. Bei der Berechnung der Quote solltest du die räumlichen Anforderungen für effektive Kommunikation berücksichtigen. - Homeoffice-Präferenzen
In Zeiten, in denen Homeoffice immer mehr genutzt wird, ist es wichtig die Präferenzen der Mitarbeiternden bezüglich der Häufigkeit von Bürobesuchen einzubeziehen. Das beeinflusst die benötigte Anzahl an Arbeitsplätzen erheblich. - Teamstrukturen
Unterschiedliche Teams haben unterschiedliche Anforderungen an die Arbeitsplatzgestaltung. Beachte die Teamstrukturen und die Notwendigkeit der räumlichen Nähe bei der Berechnung.
Die Berücksichtigung der Präferenzen der Mitarbeitenden bei der Desk Sharing Quote trägt dazu bei, eine ausgewogene und annehmbare Arbeitsplatzumgebung zu schaffen, die die individuellen Bedürfnisse respektiert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördert.
Die richtige Desk Sharing Ratio ist entscheidend
Die optimale Desk Sharing Ratio zu finden, ist ein entscheidender Schritt wenn dein Unternehmen auf moderne Arbeitsplatzmodelle setzen möchte. Sie beeinflusst nämlich maßgeblich:
Flexibilität und Ressourcenoptimierung
Eine passende Desk Sharing Ratio ermöglicht eine flexible Nutzung von Arbeitsplätzen. Sie berücksichtigt dynamische Mitarbeiterzahlen, Projektanforderungen und Homeoffice-Modelle, was zu einer optimierten Ressourcenauslastung führt.
Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität
Die richtige Quote schafft ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Angebot und Nachfrage nach Arbeitsplätzen. Das fördert die Mitarbeiterzufriedenheit, da stets ausreichend Plätze verfügbar sind, ohne übermäßige Leerstände. Zufriedene Mitarbeitende sind in der Regel produktiver und engagierter.
Kostenersparnis durch Effizienz
Eine präzise festgelegte Quote verhindert übermäßige Investitionen in ungenutzte Büroflächen. Die Einsparungen können in Technologien und Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsumgebung investiert werden.
Welche Risiken können bei einer falschen Ratio auftreten?
Wird die Desk Sharing Quote im Vorhinein nicht oder falsch berechnet, kann das einige Schwierigkeiten mit sich bringen. Das könnten etwa sein:
Platzmangel und Unzufriedenheit
Eine zu niedrige Desk Sharing Ratio kann zu Platzmangel führen, wodurch Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, einen verfügbaren Arbeitsplatz zu finden. Das kann die Zufriedenheit und Produktivität negativ beeinflussen.
Hohe Kosten durch Leerstand
Im Gegensatz dazu kann eine zu hohe Quote zu Leerständen führen, was zu unnötigen Kosten für ungenutzte Büroflächen führt. Das steht im Widerspruch zu den Prinzipien des kosteneffizienten Desk Sharing.
Unflexibilität und mangelnde Anpassungsfähigkeit
Eine statische oder falsch konzipierte Quote kann Unternehmen unflexibel machen und erschwert die Anpassung an Veränderungen wie schwankende Mitarbeiterzahlen oder neue Arbeitsmodelle.
Konflikte und Unruhe im Team
Unzureichende Arbeitsplatzressourcen können zu Spannungen im Team führen. Die Konkurrenz um begrenzte Plätze kann zu Konflikten und einer gestörten Teamdynamik führen.
Desk Sharing Quote berechnen – Praktische Tipps und Anleitung
Um deine Desk Sharing Quote zu berechnen, kannst du dich an diese Anleitung halten:
1. Bedarfsermittlung
Analysiere die Arbeitsgewohnheiten und Präferenzen deiner Mitarbeitenden. Berücksichtige dabei auch potenzielle Änderungen in der Arbeitsstruktur und -dynamik.
2. Raumplanung
Evaluiere die verfügbare Bürofläche und ihre Flexibilität. Berücksichtige dabei Faktoren wie Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche und technische Ausstattung.
3. Technologische Unterstützung
Setze auf digitale Tools und Technologien, um die Nutzung der Arbeitsplätze zu überwachen. Erfasse Daten zur tatsächlichen Nutzung und leite daraus Handlungsempfehlungen ab.
4. Flexibel planen
Berücksichtige Schwankungen in der Mitarbeiterzahl, sei es durch Wachstum, saisonale Schwankungen oder andere Faktoren. Eine flexible Quote ermöglicht eine bessere Anpassung an Veränderungen.
5. Feedback einholen
Beteilige die Mitarbeitenden aktiv am Planungsprozess. Hol dir Feedback zu ihren Bedürfnissen und Präferenzen ein, um eine Quote zu schaffen, die ihre Anforderungen berücksichtigt.
Deshalb ist Desk Sharing entscheidend für die moderne Arbeitswelt
In einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt rückt das Konzept des Desk Sharing immer stärker in den Fokus moderner Unternehmen. Die zunehmende Flexibilität von Arbeitsplatzmodellen bringt nicht nur eine Anpassung an zeitgemäße Bedürfnisse, sondern auch zahlreiche weitere Vorteile mit sich.
Die Entwicklung zu flexiblen Arbeitsplatzmodellen
Traditionelle Bürostrukturen weichen zunehmend flexibleren Ansätzen. Die Digitalisierung, die Globalisierung von Unternehmen und der Trend zu mobilen Arbeitsmodellen haben eine Veränderung in der Arbeitsplatzgestaltung eingeleitet.
Desk Sharing ist ein zentraler Bestandteil dieses Wandels. Es ermöglicht Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf zu wählen. Das kann von Tag zu Tag variieren, abhängig von Aufgaben, Meetings oder persönlichen Präferenzen.
Die Vorteile von Desk Sharing
Die Einführung eines Desk Sharing-Konzepts ist nicht nur ein Schritt in Richtung flexiblerer Arbeitsstrukturen, sondern bietet auch eine Vielzahl von Vorteilen:
Ressourceneffizienz
Durch die gezielte Nutzung von Arbeitsplätzen wird die Bürofläche effizienter genutzt, was zu Kosteneinsparungen führen kann. Wie sich eine niedrigere Quote konkret auf eure Flächenkosten auswirkt, erfährst du im Beitrag "Bürofläche pro Mitarbeiter berechnen".
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz nach den eigenen Bedürfnissen zu wählen, fördert die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.
Förderung von Kollaboration
Flexible Arbeitsplatzmodelle unterstützen die spontane Zusammenarbeit und den Austausch zwischen Mitarbeitenden.
Attraktivität als Arbeitgeber
Moderne Arbeitskonzepte signalisieren Innovationsfreude und Attraktivität als Arbeitgeber, was die Gewinnung und Bindung von Talenten erleichtert.
Desk Sharing vs. traditionelle Bürostrukturen – Die Herausforderung der richtigen Balance
In der Debatte um moderne Arbeitsplatzmodelle stehen sich traditionelle Bürostrukturen mit festen Arbeitsplätzen und das innovative Konzept des Desk Sharing gegenüber. Die Herausforderung besteht darin, eine ausgewogene Balance zu finden, die den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird.
Die Unterschiede zwischen festen Büroarbeitsplätzen und Desk Sharing
Traditionelle Bürostrukturen zeichnen sich durch fest zugewiesene Arbeitsplätze aus. Jeder Mitarbeitende hat einen eigenen Schreibtisch, der als fester Ort für die tägliche Arbeit dient.
Im Gegensatz dazu setzt Desk Sharing auf Flexibilität. Mitarbeitende teilen sich Arbeitsplätze und können je nach Bedarf unterschiedliche Bereiche des Büros nutzen.
Diese Unterschiede spiegeln sich nicht nur in der physischen Arbeitsumgebung wider, sondern beeinflussen auch die Art der Zusammenarbeit und Kommunikation im Team.
So beeinflusst Desk Sharing die Arbeitsplatzdynamik
Desk Sharing hat einen großen Einfluss auf die Arbeitsplatzdynamik. Es fördert die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeitenden und ermöglicht eine dynamische Arbeitsumgebung.
Teams müssen sich auf unterschiedliche Arbeitsplatzszenarien einstellen, von gemeinsamen Besprechungsräumen bis hin zu individuellen Desk Sharing-Plätzen. Die richtige Balance bei der Festlegung der Desk Sharing Plätze und Zonen ist entscheidend, um eine effiziente Nutzung der Bürofläche zu gewährleisten und gleichzeitig den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.
Wie berechnet man die Desk Sharing Quote?
Du berechnest die Desk Sharing Quote indem du die Anzahl der Mitarbeitenden durch die Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze teilst. Bei 10 Mitarbeitenden und 8 Arbeitsplätzen ergibt sich eine Quote von 1,25. Im Durchschnitt teilen sich damit 1,25 Mitarbeitende einen Platz.Was ist eine gute Desk Sharing Quote?
Eine gute Desk Sharing Quote hängt von der tatsächlichen Auslastung eures Büros ab, nicht von einer allgemeingültigen optimalen Quote. Viele Unternehmen entscheiden sich für ein 1:1,25 Modell. JLL beziffert die weltweit durchschnittliche Quote auf 1,3 Mitarbeitende pro Arbeitsplatz. Dennoch sind eigene Auslastungsdaten verlässlicher als jeder Richtwert. Sie liefern euch die Basis für eine passende und für euch sinnvolle Desk Sharing Quote.
Wie viele Arbeitsplätze pro Mitarbeitendem benötigen wir?
Mit der Planungsformel: Mitarbeitende mal durchschnittliche Anwesenheitsrate mal Sicherheitspuffer könnt ihr berechnen, wie viele Arbeitsplätze pro Mitarbeitendem ihr benötigt.
Was ist der Unterschied zwischen Desk Sharing Quote und Desk Sharing Ratio?
Der Unterschied zwischen Desk Sharing Quote und Desk Sharing Ratio liegt in der Schreibweise. Beide Begriffe meinen dieselbe Kennzahl. Die Quote wird als Dezimalzahl angegeben, zum Beispiel 1,25. Die Ratio drückt dasselbe im Verhältnis aus, zum Beispiel 1 zu 1,25.
Wie viel Bürofläche spart Desk Sharing?
Wie viel Bürofläche ihr durch Desk Sharing sparen könnt, hängt von eurer aktuellen Flächennutzung pro Kopf ab. Einen Rechenweg dazu findet ihr im Beitrag Bürofläche pro Mitarbeiter berechnen.
Ab wann lohnt sich Desk Sharing?
Desk Sharing lohnt sich, sobald Arbeitsplätze regelmäßig zum Beispiel durch Home Office ungenutzt bleiben. Ab einer Auslastung von deutlich unter 100 Prozent lassen sich Fläche und Kosten einsparen, ohne dass Mitarbeitende an hoch ausgelasteten Tagen auf einen Arbeitsplatz verzichten müssen. In diesem Beitrag erfährst du, wie du Desk Sharing Schritt für Schritt einführst.Quellen:
-
CBRE. (2024). The math behind the hybrid workplace. https://www.cbre.com/insights/reports/the-math-behind-the-hybrid-workplace
-
desk.ly. (2026). Hybrid work report 2026. https://www.desk.ly/hybrid-work-report-2026
-
JLL. (2026). Global occupancy planning benchmark report 2026. https://www.jll.com/content/dam/jllcom/en/global/documents/reports/research-reports/26-insights-occupancy-benchmark-report.pdf
7 Best Practices für euer Desk Sharing
Shared Desks in deinem Unternehmen einzuführen und effizient zu organisieren kann eine Herausforderung sein. Diese Praxistipps begleiten dich von der Pilotierung über die Kommunikation bis hin zur Flächenoptimierung.
