Hybrides Arbeiten – Tipps für die Implementierung

Spätestens seit der Corona-Pandemie sind neue Arbeitsmodelle, was Ort und Zeit betrifft, nicht mehr wegzudenken. Viele Unternehmen sind durch hybrides Arbeiten geprägt, andere überlegen es einzuführen. Fest steht: Bei den Mitarbeitenden ist Hybrid Work überaus beliebt. In diesem Artikel sehen wir uns an, welche hybriden Arbeitsmodelle es gibt und welche Vorteile und Herausforderungen damit einhergehen. Außerdem erhältst du wichtige Tipps für die erfolgreiche Implementierung.

Hybrid Work: Das Wichtigste im Überblick

    Hybrides Arbeiten ist eine Mischung aus Präsenzarbeit im Unternehmen und mobilem Arbeiten. 

   Hybrid Work ist bei Mitarbeitenden beliebt, denn es ermöglicht mehr Flexibilität am Arbeitsplatz und eine bessere Work-Life-Balance.

    Hybrides Arbeiten umfasst 4 typische Modelle. Vom klassischen Nine-to-five im Büro, bis hin zu überall und jederzeit. Meist werden in der Praxis jedoch Mischformen angewendet.

Hybrides Arbeiten - Definition

Mobiles Arbeiten, Home-Office, Telearbeit, hybrides Arbeiten - diese Begriffe hast du bestimmt schon gehört. Doch wie unterscheiden sich diese Begriffe? Oder ist das alles dasselbe?

Begriffserklärung - Mobiles Arbeiten, Telearbeit, hybrides Arbeiten

Ganz zu Beginn möchten wir festhalten: Den Begriff Home-Office gibt es aus arbeitsrechtlicher Sicht nicht. Arbeitsrechtlich wird zwischen mobilem Arbeiten und Telearbeit unterschieden. Die Unterschiede möchten wir dir jetzt zeigen:

Mobiles Arbeiten ermöglicht deinen Mitarbeitenden somit das ortsunabhängige Arbeiten, wohingegen Telearbeit an einem festgelegten Arbeitsplatz außerhalb des Unternehmens stattfindet. Und was bedeutet nun hybrides Arbeiten?

Was bedeutet hybrides Arbeiten?

Der Begriff hybrides Arbeiten stammt vom Englischen “Hybrid Work” und steht für eine örtlich sowie zeitlich unabhängige Form des Arbeitens. Es ist eine Mischung aus Präsenzarbeit im Unternehmen und mobilem Arbeiten. 

In Zeiten von New Work ermöglicht hybrides Arbeiten mehr Flexibilität am Arbeitsplatz und eine verbesserte Work-Life-Balance. Deine Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihre hybride Arbeitswoche selbst zu gestalten, wodurch ihre individuellen Bedürfnisse leichter berücksichtigt werden können.

Um hybrides Arbeiten zu implementieren, sollte in jedem Fall eine Desk Sharing Software verwendet werden. Diese verschafft die Möglichkeit, einen Überblick über die Bürosituation zu erhalten. Außerdem können darüber die Ressourcen, wie Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze, buchbar gemacht werden.

Hybride Arbeitsmodelle

Lange Zeit war es der Normalfall, einen Nine-to-five-Job im Büro zu haben. Unternehmen gewährten ihren Mitarbeitenden wenig bis keine Flexibilität, was die Arbeitszeit oder den Arbeitsort anging. Durch die Corona-Pandemie wurde dieses Modell auf den Kopf gestellt, denn viele Führungskräfte haben erkannt, dass ihre Mitarbeitenden überall und jederzeit produktiv arbeiten können. 

Nach der Hybrid-Work-Matrix der London Business School Professorin Lynda Gratton, gibt es vier typische Modelle für hybrides Arbeiten:

1. Traditionelles Büro
   Mitarbeitende arbeiten ortsgebunden mit engen zeitlichen Vorgaben im Büro.
   
   
2. Ortsgebunden, jederzeit
   Die Mitarbeitenden arbeiten ortsgebunden im Büro, sind jedoch zeitlich flexibel.
   
   
3. Überall, Nine-to-five
   Mitarbeitende wählen den Arbeitsort frei, sind jedoch zeitlich gebunden.
   
   
4. Überall, jederzeit
   Mitarbeitende können sowohl den Arbeitsort als auch die Arbeitszeit frei wählen.

Die beliebtesten Modelle bei Mitarbeitenden

In der Praxis wird häufig eine Mischung aus den vier Modellen genutzt. Sehen wir uns die Arbeitsmodelle an, die bei Mitarbeitenden am beliebtesten sind.

Office First-Modell

Bei Office First handelt es sich um ein Modell, bei dem als Arbeitsplatz das Unternehmen vorgegeben wird. Hier wird mobiles Arbeiten oder Telearbeit meist auf 0 bis 20 Prozent eingeschränkt. Seltsam, dass dieses Modell bei Mitarbeitenden beliebt ist, wo wir uns doch gerade mit Hybrid Work beschäftigen? Ein wenig. Hier folgt die Erklärung.

Das Office First-Modell kann sowohl aufgabenbedingt notwendig sein als auch aufgrund von Traditionen und Überzeugungen so festgelegt werden. In manchen Unternehmen ist hybrides Arbeiten schlichtweg nicht möglich, beispielsweise wenn Maschinen bedient werden müssen oder es Waren zu kommissionieren gibt. Auch in Arztpraxen oder Krankenhäusern ist der Präsenzdienst notwendig. 

Außerdem ist zu berücksichtigen, dass nicht jeder Mitarbeitende ein solches Arbeitsmodell anstrebt. Mitarbeitende “vom alten Schlag” sind es gewohnt, ihre Arbeit vor Ort zu erledigen. Oft ist auch die Möglichkeit zur Telearbeit eingeschränkt, beispielsweise wenn der Partner oder die Partnerin mit kleinen Kindern zu Hause ist. Effizientes und konzentriertes Arbeiten ist in diesem Fall im Büro leichter umzusetzen.

Das 60:40-Modell

Das 60:40-Modell, auch das 3+2-Modell genannt, vereint die Vorteile von Präsenzarbeit und mobilem Arbeiten. Bei diesem hybriden Arbeitsmodell liegt der Anteil an Mobilarbeit zwischen 40 und maximal 60 Prozent, die restliche Arbeitszeit wird in Präsenz geleistet. 

Drei Tage im Büro und zwei Tage im Home-Office gelten laut einer Studie von Barco als die optimale Aufteilung. So können Mitarbeitende das Beste aus beiden Welten vereinen. Im Büro profitieren sie von sozialen Kontakten und einer erleichterten Zusammenarbeit, zu Hause von mehr Flexibilität und Freiheit.

Remote First-Modell

Bei diesem Modell hat mobiles Arbeiten Priorität. Der Anteil an mobiler Arbeit liegt hier meist zwischen 80 und 100 Prozent. Es ist also der Normalfall, dass die Arbeit außerhalb der Firma erfolgt und Mitarbeitende eher selten bis gar nicht im Unternehmen vor Ort sind. Dieses Modell kommt in der IT-Branche sehr oft zum Einsatz. 

Hybrides Arbeiten – Chancen und Herausforderungen

Hybrides Arbeiten – Vorteile

Hybrides Arbeiten bietet eine Vielzahl von Vorteilen sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende:

• Flexibilität
  Hybrid Work ermöglicht deinen Mitarbeitenden mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeit. Arbeitszeit und Arbeitsort lassen sich an ihre individuellen Bedürfnisse und Lebensumstände anpassen.

• Kostenreduktion
  Durch die Möglichkeit, deine Mitarbeitenden remote arbeiten zu lassen, kannst du Kosten sparen. Beispielsweise durch die Reduktion von Büroflächen. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden durch weniger Ausgaben, etwa für die Anfahrt zur Arbeit.

• Bessere Work-Life-Balance
  Hybrides Arbeiten ermöglicht es, Familie und Beruf besser miteinander zu vereinbaren. 

• Mehr Produktivität
  Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitsumgebung an ihre Bedürfnisse anpassen können, kann dies zu einer erhöhten Produktivität führen. 

• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
  Durch die höhere Flexibilität und Autonomie kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigen. Sind Mitarbeitende in der Lage, ihre Arbeit an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen, fühlen sie sich oft stärker mit dem Arbeitgeber verbunden und sind weniger anfällig für stressbedingte Erkrankungen.

• Mehr Fachkräfte
  Durch die Möglichkeit, remote zu arbeiten, kannst du theoretisch Talente aus der ganzen Welt beschäftigen. Das erweitert den Pool von potenziellen Mitarbeitenden erheblich und erhöht somit die Chancen, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen.

Hybrides Arbeiten – Nachteile

• Fehlende soziale Kontakte
  Für viele Mitarbeitende kann der fehlende soziale Kontakt zu Kolleg:innen eine Herausforderung sein. Auch die Zusammenarbeit ist in manchen Fällen leichter, wenn man sich im selben Raum befindet.
  
  
• Erhöhter Koordinationsaufwand
  Durch die unterschiedlichen Anwesenheiten im Büro kann ein erhöhter Koordinationsaufwand in den einzelnen Teams entstehen. 
  
  
• Anfängliche Kostensteigerung
  Möglicherweise ist es notwendig, Umbauten oder Umstrukturierungen vorzunehmen. Das kann zu Beginn zu einer Kostensteigerung führen.
  
  

Passt ein hybrides Arbeitsmodell zu deinem Unternehmen?

Fragst du dich, ob hybrides Arbeiten für dein Unternehmen geeignet ist? Wir haben hier die wichtigsten Entscheidungsfaktoren gesammelt. Beantworte dir zunächst folgende Fragen: 

1. Welche Aufteilung von Präsenzarbeit und mobilem Arbeiten möchtest du wählen?
   
   
2. Soll das Modell für das gesamte Unternehmen oder nur für bestimmte Abteilungen eingeführt werden?
   
   
3. Ist eine Abteilung von der Anwesenheit einer anderen angewiesen?

Sobald du diese Fragen eindeutig beantwortet hast, ist ein Fundament vorhanden, auf dem du aufbauen kannst. Generell gibt es neun Säulen, die das hybride Arbeitsmodell stützen. 

Die 9 Säulen von Hybrid Work

Um herauszufinden, ob dein Unternehmen für Hybrid Work geeignet ist, solltest du dir diese 9 Bereiche genau ansehen. 

   Investments

Um ein hybrides Modell zu implementieren, müssen finanzielle Rahmenbedingungen geschaffen werden. Zu den wichtigsten Kosten zählen: Gehalt, Equipment, Tools und Reisekosten.

   Rechtliches
Bietest du Remote Work an, musst du wichtige rechtliche Vorgaben beachten. Das beansprucht die Kapazitäten deiner HR- und Rechtsabteilung. Nicht nur, bevor das Modell in Kraft tritt, sondern auch währenddessen.

   Standorte
Ebenfalls ist es wichtig, zu definieren, an wie vielen Standorten deine Mitarbeitenden arbeiten dürfen. Lediglich ihr Zuhause und das Büro? Oder bietest du auch weitere Alternativen an? Dürfen sie im Ausland arbeiten, falls ja, wo überall?

   Aufbau des Teams
Erlaubt der Aufbau deines Teams, dass Mitarbeitende an verschiedenen Orten arbeiten? Oder ist es erforderlich, dass sich bestimmte Personen regelmäßig sehen?

   Unternehmenskultur
Die Unternehmenskultur spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidung. Große Bedeutung haben Aspekte wie Vertrauen, Verantwortung, Proaktivität, gute Kommunikation und Offenheit.

   Infrastruktur

Um erfolgreich mit gemischten Teams zu arbeiten, muss die Infrastruktur stimmen. Dazu zählen nicht nur IT und notwendige Tools, sondern auch angepasste Meetingräume. So schaffst du die notwendige Flexibilität, die reibungslose Prozesse gewährleistet.

   Kommunikation
Auch bei einem hybriden Arbeitsmodell ist Kommunikation das A&O. Hast du entsprechende Prozesse und Leitfäden, die den Informationsfluss auch ortsübergreifend sicherstellen?

   Prozesse
Dazu zählen alle Personalprozesse, aber auch das Projektmanagement und kreative Prozesse. Hast du diese Prozesse bereits digitalisiert? Wie kann die Zusammenarbeit von gemischten Teams vereinfacht werden?

 Recruiting
Das hybride Arbeitsmodell ermöglicht es dir, überall neue Mitarbeitende einzustellen. Überlege dir, wo du Mitarbeitende einstellen möchtest und welche rechtlichen Bedingungen du dafür erfüllen musst. 

Hybrides Arbeiten – Regeln und Tipps für die Implementierung

Bist du davon überzeugt, dass du ein hybrides Arbeitsmodell in deinem Unternehmen einführen möchtest? Hier findest du einige Regeln und Tipps, wie du Hybrid Work erfolgreich implementieren kannst.

Schaffe ein solides Fundament

Wenn du das hybride Arbeitsmodell für das gesamte Unternehmen einführen möchtest, solltest du darauf achten, dass es für alle Abteilungen ähnlich gut umsetzbar ist. So sorgst du für Fairness. Lege außerdem Normen für die Zusammenarbeit fest, beispielsweise, dass Meetings ab jetzt standardmäßig online abgehalten werden.

Entwickle eine Vertrauenskultur

Fördere das autonome Arbeiten deiner Mitarbeitenden und gib ihnen, ggf. in Abstimmung mit den jeweiligen Führungskräften, mehr Verantwortung. Achte darauf, deinen Fokus auf das Arbeitsergebnis und nicht auf die tatsächlichen Arbeitsstunden zu legen.

Schule deine Führungskräfte

Stelle sicher, dass deine Führungskräfte den Mitarbeitenden bei der Umstellung auf Remote Arbeit helfen können. Wähle Führungskräfte, die innovativ sind und auch auf eigene Faust mit neuen Tools, Ansätzen und Routinen experimentieren. Achte darauf, dass diese auch an die anderen Kolleg:innen weitergegeben werden.

Arbeitsrecht

Die Bestimmungen und Rahmenbedingungen, auf denen das hybride Arbeitsmodell basiert, müssen vorab im Arbeitsvertrag oder einer entsprechenden Zusatzvereinbarung festgehalten werden. Wichtig sind hier etwa:

• Umfang, Arbeitszeitmodell und Zeiterfassung
• Ausstattung und Equipment
• Klärung der Kostenübernahme bei Telearbeit
• Feste Kernzeiten mit Erreichbarkeit
• Daten- sowie Arbeitsschutz

Testen und optimieren

Wie bei den meisten Prozessen ist es notwendig, zu testen und zu optimieren. Sei bereit, Änderungen vorzunehmen und diese an deine Mitarbeitenden zu kommunizieren.

Voraussetzung dafür ist, einen Überblick zu haben, wie der Anteil an hybrider Arbeit in Wirklichkeit aussieht und wie es um die Leistung steht. Dabei helfen regelmäßige Performance Reviews in den Teams, aber auch Softwarelösungen, mit denen du den tatsächlichen Anteil mobiler Arbeit und Anwesenheit im Büro auswerten kannst. 

Technische Ausstattung und Schulungen

Deine Mitarbeitenden benötigen etwa einen geeigneten Laptop mit Zubehör sowie die nötige Software. Diese muss natürlich im Büro sowie an jedem anderen Ort funktionieren. Hier solltest du besonders auf die DSGVO achten. 

Zusätzlich ist es wichtig, deine Mitarbeitenden auf die neue Arbeitsweise vorzubereiten und sie entsprechend zu schulen.

Rotationsplan

Ihr benötigt Planungssicherheit? Halte in einem Rotationsplan fest, wer an welchem Tag von wo aus arbeitet. Das sorgt für Transparenz und verhindert Missverständnisse. 

Teamrollen klären

Bei Hybrid Work-Modellen ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Mitarbeitenden ihre Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten genau kennen. Tipp: Mit Hilfe von Role Cards könnt ihr diese Punkte im Team definieren und dokumentieren. 

Hybrides Arbeiten - Häufige Fragen & Antworten