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Desk Sharing ist in vielen Büros längst Teil des Arbeitsalltags. Teams wechseln regelmäßig ihre Arbeitsplätze, arbeiten hybrid und nutzen gemeinsam ausgestattete Schreibtische. Damit diese Form der Zusammenarbeit funktioniert, braucht es jedoch mehr als nur freie Platzwahl.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir zehn praxisnahe Tipps, wie du Shared Desks in deinem Team sinnvoll organisierst. Du erfährst, welche Ausstattung wichtig ist, wie eine klare Shared Desk Policy aussieht und warum eine Clean Desk Policy entscheidend für einen reibungslosen Ablauf ist.
Die wichtigsten Fragen im Überblick
Entscheidend ist eine gute Planung der Arbeitsplätze. Unternehmen sollten die tatsächliche Auslastung analysieren, den Bedarf der Teams kennen und sicherstellen, dass genügend Plätze verfügbar sind.
Es gibt feste Buchungssysteme, bei denen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz im Voraus reservieren, sowie flexible Modelle mit freier Platzwahl. Mischformen kombinieren beide Ansätze.
Ja, der Arbeitgeber kann Desk Sharing einführen, muss dabei aber die Mitbestimmung des Betriebsrats beachten und für ausreichend Arbeitsplätze sowie angemessene Ausstattung sorgen.
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem mehrere Mitarbeitende dieselben Schreibtische nutzen und keinen festen Arbeitsplatz haben. Die Arbeitsplätze werden je nach Bedarf gewählt und häufig tageweise genutzt.
Ziel von Desk Sharing ist es, Büroflächen effizienter zu nutzen und gleichzeitig flexible Arbeitsmodelle zu unterstützen. Besonders in hybriden Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeitende nicht täglich im Büro sind, hat sich dieses Modell etabliert. Shared Desks sparen Platz, erleichtern die Zusammenarbeit im Team und fördern den informellen Austausch.
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10 Tipps für erfolgreiches Desk Sharing
Damit Desk Sharing im Arbeitsalltag reibungslos funktioniert, braucht es klare Strukturen, einheitliche Standards und eine passende Ausstattung. Die folgenden zehn Tipps zeigen, wie Desk Sharing im Unternehmen sinnvoll organisiert werden kann und für alle Beteiligten gut funktioniert.
1. Platz für persönliche Gegenstände schaffen
Beim Desk Sharing gibt es keinen festen Schreibtisch. Dennoch benötigen Mitarbeitende einen Ort für persönliche Gegenstände. Abschließbare Schränke oder persönliche Boxen ermöglichen es, private Dinge sicher zu verstauen. So bleiben die Arbeitsplätze frei, ordentlich und jederzeit nutzbar. Desk Sharing Organizer helfen zusätzlich dabei, den Überblick zu behalten.
2. Arbeitsplätze einheitlich ausstatten
Alle geteilten Schreibtische sollten gleichwertig ausgestattet sein. Einheitliche Monitore, Docking Stations und ergonomische Stühle sorgen dafür, dass Mitarbeitende problemlos zwischen Arbeitsplätzen wechseln können. Unterschiede in der Ausstattung erschweren die Nutzung und mindern die Flexibilität.
3. Büromaterial zentral bereitstellen
Für einen reibungslosen Arbeitsstart sollte grundlegendes Büromaterial jederzeit verfügbar sein. Dazu zählen unter anderem Stifte, Notizblöcke und weiteres Zubehör. Entweder befindet sich eine Grundausstattung direkt am Arbeitsplatz oder es gibt einen zentralen Bereich im Büro, an dem sich Mitarbeitende bei Bedarf bedienen können.
4. Rückzugsorte für Telefonate definieren
In offenen Büroumgebungen ist Lärmbelastung ein häufiger Störfaktor. Separate Räume oder Telefonkabinen bieten die Möglichkeit, ungestörte Gespräche zu führen. Diese Bereiche sollten ruhig gelegen sein, über stabiles Internet verfügen und möglichst schallgedämmt sein.
5. Ordnung durch eine Clean Desk Policy sichern
Eine Clean Desk Policy sorgt dafür, dass Arbeitsplätze nach jeder Nutzung ordentlich hinterlassen werden. Typische Regeln sind:
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Persönliche Gegenstände werden am Ende des Tages entfernt
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Der Schreibtisch wird sauber und aufgeräumt übergeben
Klare Vorgaben erleichtern die tägliche Nutzung von Shared Desks und vermeiden Konflikte.
6. Datenschutz konsequent berücksichtigen
Beim Desk Sharing spielt Datenschutz eine zentrale Rolle. Sensible Unterlagen sollten nicht offen am Arbeitsplatz liegen bleiben, sondern sicher verstaut werden. Digitale Geräte müssen durch Passwörter geschützt sein und Bildschirme sollten bei Abwesenheit gesperrt werden. So lassen sich Datenschutzrisiken minimieren.
7. Desk Sharing Software nutzen
Digitale Tools unterstützen die Organisation von Desk Sharing erheblich. Eine geeignete Software ermöglicht die Buchung von Arbeitsplätzen, schafft Transparenz über Verfügbarkeiten und erleichtert die Planung von Büroanwesenheiten. Lösungen wie desk.ly helfen dabei, Desk Sharing strukturiert umzusetzen und Missverständnisse zu vermeiden.
8. Klare Regeln festlegen und kommunizieren
Verbindliche Richtlinien schaffen Orientierung für alle Beteiligten. In einer Shared Desk Policy werden unter anderem Buchungsregeln, Verhaltensregeln und Zuständigkeiten festgehalten. Eine transparente Kommunikation, zum Beispiel über interne Dokumente oder Informationsveranstaltungen, sorgt für Akzeptanz und Klarheit.
9. Ergonomie und Arbeitsschutz berücksichtigen
Ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze sind eine wichtige Voraussetzung für funktionierendes Desk Sharing. Dazu gehören:
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Höhenverstellbare Schreibtische
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Ergonomische Bürostühle
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Ausreichende und blendfreie Beleuchtung
Eine gute ergonomische Ausstattung fördert Gesundheit, Komfort und langfristige Produktivität.
10. Regelmäßiges Feedback einholen
Desk Sharing ist ein dynamisches Konzept, das regelmäßig überprüft werden sollte. Durch Feedback-Gespräche lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und Verbesserungen gezielt umsetzen. So kann das Desk Sharing kontinuierlich an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden.
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Was ist bei der Organisation von Desk Sharing zu beachten?
Neben klaren Regeln und einer einheitlichen Ausstattung gibt es weitere Faktoren, die bei der Einführung und Organisation von Desk Sharing berücksichtigt werden sollten. Diese betreffen vor allem die Einbindung in das Bürokonzept sowie organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen.
Desk Sharing in ein modernes Bürokonzept integrieren
Desk Sharing entfaltet sein volles Potenzial, wenn es Teil eines ganzheitlichen Bürokonzepts ist. Dazu zählen flexible Arbeitszeiten, mobile Arbeitsmodelle und eine durchdachte Bürogestaltung.
Moderne Büros bestehen in der Regel aus unterschiedlichen Arbeitszonen. Ruhige Bereiche unterstützen konzentriertes Arbeiten, offene Flächen fördern den Austausch im Team und separate Besprechungsräume ermöglichen Meetings und vertrauliche Gespräche. Mitarbeitende können je nach Aufgabe den passenden Arbeitsplatz wählen, was die Nutzung von Shared Desks erleichtert und effizienter macht.
Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats berücksichtigen
Bei der Einführung von Desk Sharing müssen auch rechtliche Aspekte beachtet werden. In vielen Fällen ist der Betriebsrat einzubeziehen, da Änderungen der Arbeitsplatzorganisation mitbestimmungspflichtig sein können.
Eine frühzeitige Abstimmung schafft Klarheit und vermeidet spätere Konflikte. Informationen zu Informationspflichten und Mitbestimmungsrechten finden sich im Zusammenhang mit der Einführung neuer Arbeitsplatzkonzepte.
Fazit
Desk Sharing bietet viele Vorteile, wenn es klar strukturiert und konsequent umgesetzt wird. Dazu zählen eine effizientere Nutzung der Büroflächen, mehr Flexibilität für Mitarbeitende und eine bessere Zusammenarbeit im Team. Voraussetzung dafür sind eindeutige Regeln, eine einheitliche Ausstattung und unterstützende digitale Prozesse.
Eine durchdachte Shared Desk Policy, ergonomisch eingerichtete Arbeitsplätze und der Einsatz einer geeigneten Desk Sharing Software schaffen die notwendigen Rahmenbedingungen für einen reibungslosen Ablauf. Digitale Lösungen unterstützen dabei, Transparenz zu schaffen und die Organisation im Arbeitsalltag zu vereinfachen.
Ebenso wichtig ist es, regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden einzuholen und das Desk Sharing Konzept bei Bedarf anzupassen. Eine klare Kommunikation der Regeln fördert Akzeptanz und Verlässlichkeit. Wird Desk Sharing in ein modernes Bürokonzept eingebettet, entsteht eine Arbeitsumgebung, die produktives Arbeiten unterstützt und langfristig funktioniert.
