Desk Sharing - Revolution in der Arbeitswelt

Bestimmt kennst du den Begriff “Desk Sharing”. Mittlerweile ist der Silicon Valley Trend auch bei uns angekommen und revolutioniert so die internationale Arbeitswelt. 

In diesem Artikel werden wir uns ansehen, was Desk Sharing ist und warum es in der heutigen Zeit so relevant ist. Darüber hinaus werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile und zeigen dir die Best Practice für die erfolgreiche Implementierung in deinem Unternehmen. 

Arbeitsplatz-Sharing - das Wichtigste im Überblick

• Es ermöglicht deinen Mitarbeitendem, ihren Arbeitsplatz im Unternehmen jeden Tag flexibel auszuwählen. Der Platz kann nach den jeweiligen Bedürfnissen ausgewählt werden. Etwa ein ruhiger Platz (für z.B. wichtige Telefonate) oder ein Platz im Großraumbüro (für kreatives Arbeiten und Austausch).
  
  
• Desk Sharing erfordert die Selbstorganisation der Mitarbeitenden und stellt besondere Anforderungen an die technische Ausstattung sowie die Arbeitsabläufe.
  
  
• Durch den ständig wechselnden Kontakt mit Arbeitskolleg:innen wird die Kreativität angeregt und der abteilungsübergreifende Austausch gefördert.
  
  
• Um Desk Sharing langfristig harmonisch umzusetzen, ist es wichtig, Regeln aufzustellen. Wie etwa eine Clean Desk Policy, die alle Mitarbeitenden dazu anhält, den Arbeitsplatz sauber und ordentlich zu hinterlassen.

Was versteht man unter Desk Sharing?

Starten wir mit der Definition von Desk Sharing und der Erklärung des Konzepts. 

Desk Sharing - Definition

Desk Sharing bedeutet so viel wie “geteilter Schreibtisch”. Weitere Bezeichnungen dafür sind “Shared Desk”, “Flexible Desk” oder auch “Flexible Office”. 

Dabei handelt es sich um eine Arbeitsplatzorganisation, bei der weniger Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, als Mitarbeitende im Unternehmen bzw. in der Abteilung arbeiten. Die Mitarbeitenden haben dabei keinen festgelegten Arbeitsplatz. 

Woher kommt das denn und wie funktioniert es? Sehen wir uns das Konzept hinter Desk Sharing an.

Desk Sharing - Konzept

Dieses Konzept leitet sich vom sogenannten “Hot Racking” (oder auch “Hot Bunking”) der Matrosen ab. Da die Anzahl an verfügbaren Betten nicht mit der Anzahl an Matrosen übereinstimmte, teilten sie sich die Betten. Das war möglich, da aufgrund unterschiedlicher Wachdienste nicht alle zur gleichen Zeit geschlafen haben. So nutzten die Matrosen einfach die Betten, die gerade frei waren. 

Das Konzept des Desk Sharings ist insbesondere durch die Tech-Riesen im Silicon Valley bekannt und beliebt geworden. Vorreiter waren etwa Facebook und Google.

Wie bereits kurz angeschnitten, stehen beim Desk Sharing weniger Arbeitsplätze zur Verfügung, als es Mitarbeitende in der Abteilung gibt. Die Mitarbeitenden haben keinen festen Arbeitsplatz, dieser wird jeden Tag neu gewählt. Das Konzept kann auch nur für bestimmte Abteilungen und Benutzergruppen eingeführt werden. Es kann weiterhin feste Plätze für bestimmte Mitarbeitende oder ganze Zonen geben, die reserviert sind.

Da nicht alle Mitarbeitenden zur selben Zeit im Büro sind oder sein müssen, funktioniert dieses Modell. Unternehmen versprechen sich dadurch nicht nur mehr Flexibilität in der eigenen Organisation, sondern auch Kostenersparnis. Denn durch dieses Konzept werden alle Arbeitsplätze optimal besetzt und die Flächen besser genutzt.

Im Rahmen dieses Konzepts wird die Verteilung von Arbeitsplätzen über eine Desk Sharing Software oder eine Desk Sharing App geregelt. 

Mitarbeitende können auf diese Weise online sehen, welche Arbeitsplätze noch frei sind und diese buchen. Mit der desk.ly Workplace Management Software kannst du sehen, welche Kolleg:innen im Büro sind und welche Plätze sie gebucht haben. Auch die Merkmale der einzelnen Arbeitsplätze können gespeichert werden. (z.B. Fensterplatz, höhenverstellbarer Schreibtisch usw.) 

desk.ly lässt sich mit wenigen Klicks in bestehende Tools integrieren, dazu zählt etwa die Microsoft Teams App. Ebenso ist eine direkte Anbindung an Microsoft Azure, Google Workspace, Personio oder Workday möglich. So können beispielsweise gebuchte Plätze direkt mit dem Kalender synchronisiert oder gebuchte Plätze bei Abwesenheit wieder freigegeben werden.

Darüber hinaus kannst du ganz einfach deine Lieblingsplätze speichern, was die Buchung noch schneller macht.  

Hot Desking

Ein weiterer Begriff, welcher oft mit dem Desk Sharing gleichgesetzt wird, ist das “Hot Desking”. Bei diesem Modell sind, wie im Desk Sharing, weniger Arbeitsplätze verfügbar, als es Mitarbeitende in der Unternehmung gibt.

Beim Hot Desking werden die Arbeitsplätze jedoch nicht täglich gebucht. Ein Arbeitsplatz wird bei dieser Art des Desk Bookings im Viertelstundentakt gebucht. Aufgrund des schnellen Wechsel wird diese Form "Hot Desking" auf Deutsch übersetzt "Heißer Tisch" genannt.

Warum ist Desk Sharing heute so relevant?

In der dynamischen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor einigen Herausforderungen, die neue Ansätze erfordern, auch in der Arbeitsplatzgestaltung. Desk Sharing hat sich hier als relevant erwiesen und bietet eine Antwort auf viele der aktuellen Anforderungen und Trends.

Die neuen Herausforderungen der modernen Arbeitswelt

Unsere Arbeitswelt ist geprägt vom raschen Wandel. Dazu gehören technologische Fortschritte, die Globalisierung von Unternehmen und die kontinuierlich steigende Bedeutung von Remote-Arbeit. All diese Faktoren haben die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert. 

Traditionelle Bürostrukturen, in denen jeder Mitarbeitende jeden Tag anwesend ist, sind nicht mehr der Normalfall. Dadurch können die vorhandenen Büroflächen und fest zugewiesenen Arbeitsplätze ineffizient und kostspielig werden. 

Die Kosten- und Ressourceneffizienz ist ein zentraler Punkt von Desk Sharing. Unternehmen stehen unter dem Druck, ihre Betriebskosten zu senken und Ressourcen effizienter zu nutzen. Indem sie Arbeitsplätze teilen und die Bürofläche optimieren, können sie erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Flexibilität und Nachhaltigkeit

Das Desk Sharing bietet eine neue Ebene der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Die Arbeitsweisen der Mitarbeitenden ändern sich und hybride Arbeitsmodelle werden immer beliebter. Desk Sharing ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz nach Bedarf auszuwählen. Das trägt unter anderem dazu bei, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern und die Produktivität zu erhöhen. 

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Nachhaltigkeit. Weniger feste Arbeitsplätze bedeuten weniger Büroflächen und somit eine geringere Umweltauswirkung. Das kann dazu beitragen, den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens zu reduzieren und die Umweltverträglichkeit der Arbeitspraktiken zu verbessern. 

Desk Sharing ist heute so relevant, da es auf effiziente Weise auf die Herausforderungen und Bedürfnisse der modernen Arbeitswelt eingeht. Diese Arbeitsplatzorganisation ermöglicht es Unternehmen, ihre Kosten zu senken, flexibler zu arbeiten und gleichzeitig nachhaltiger zu handeln.

Welche Unternehmen setzen bereits auf Desk Sharing?

Eine Vielzahl an Unternehmen setzt bereits auf Desk Sharing. Hier findest du einige Beispiele.

ADAC

In der neuen Münchner ADAC Zentrale haben die Mitarbeitenden keinen festen Schreibtisch. Jeder Mitarbeitende hat in seiner Abteilung freie Platzwahl. „Für verschiedene Tätigkeiten gibt es verschiedene Arbeitsplätze“, fasst Martin Fischer, Leiter Personalmarketing und interne Kommunikation zusammen. „Unsere Mitarbeiter sollen möglichst flexibel arbeiten können, aber nicht müssen.“

So gibt es etwa Großraumbüros mit höhenverstellbaren Schreibtischen für Teamarbeit und Einzelbüros für konzentriertes Arbeiten oder auch wichtige Telefonate.

Jochen Schweizer

Die Unternehmensgruppe Jochen Schweizer liefert ihren Kund:innen unvergessliche Erlebnisse. Auch sie setzen auf die Anwendung des Desk Sharings. Ihr flexibles Arbeitskonzept besteht aus einer Kombination von Büroarbeit in den Räumlichkeiten des Unternehmens und der Fernarbeit, sei es von zu Hause, aus Co-Working-Spaces oder dem Ausland.

Auch weitere namhafte Unternehmen wie etwa MAN, Trusted Shops und Podstars bei OMR setzen auf Desk Sharing.

Weitere Kundenstimmen

Desk Sharing Vor- und Nachteile

Sehen wir uns nun die Vor- und Nachteile rund um Desk Sharing an.

Vorteile von Desk Sharing

Zu den größten Vorteilen gehören:

• Flexibilität und Kreativität
  

  Durch die ständig wechselnden Sitzpartner:innen entstehen Kontakte zu Kolleg:innen aus verschiedensten Fachbereichen. Der geförderte Austausch und die Bewegung, die damit ins Unternehmen kommt, wirken sich oft positiv auf die Kreativität aus.

• Kosten- und Platzersparnis
  

  Durch die verringerte Anzahl von Arbeitsplätzen werden Ressourcen eingespart, die so anderweitig verwendet werden können.

• Mehr Selbstbestimmung und -organisation
  Durch das Shared Desk-Konzept verbessern Mitarbeitende ihre Fähigkeit, sich selbst zu organisieren und ihre Arbeit räumlich sowie zeitlich effektiv zu planen. Dieses Plus an Selbstbestimmung fördert bekanntermaßen die Zufriedenheit der Angestellten und kann auch die Produktivität erhöhen.

• Austausch, Empathie & Informationsfluss
  Wird der Arbeitsplatz täglich gewechselt, kommen die Mitarbeitenden mit mehr Personen in Kontakt, als bei einer festen Platzbesetzung. So unterhalten sie sich vermehrt mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen. Das kann dazu führen, dass die Arbeitsweisen, Bedürfnisse und Herausforderungen der Kolleg:innen besser verstanden werden

• Gleichberechtigung
  Im Grunde stehen allen Mitarbeitenden die gleichen Wahlmöglichkeiten offen, wenn es um die Lage und Ausstattung des Arbeitsplatzes geht. Ganz unabhängig vom Rang innerhalb des Unternehmens. Das kann das Gefühl der Gleichberechtigung fördern und sich positiv auf das Arbeitsklima auswirken.

Nachteile von Desk Sharing

Obwohl wir von den Vorteilen des Desk Sharing-Konzepts überzeugt sind, möchten wir dir auch die möglichen Herausforderungen aufzeigen. Dazu gehören etwa:

• Zusätzlicher Zeitaufwand
  Die tägliche Suche nach einem freien Arbeitsplatz oder das Buchen über eine Software oder App kostet zusätzliche Zeit. Diese Zeit kann bei fixen Arbeitsplätzen anderweitig genutzt werden. 
  
  
• Mehr Stress
  

  Die Suche nach einem verfügbaren Arbeitsplatz und ständig wechselnde Sitzpartner:innen können das Stresslevel mancher Angestellten geringfügig erhöhen. In der Praxis ist es auch möglich, dass sich Sitzpartner:innen als “inkompatibel” erweisen. Die Einführung eines Desk Sharing-Konzepts sollte mit den eigenen Mitarbeitenden besprochen und diskutiert werden. Darüber hinaus ist eine Testphase klar empfohlen!

• Schwieriger für introvertierte Personen
  Nicht jeder Mitarbeitende wechselt gerne täglich seine Arbeitsumgebung. Manchen Mitarbeitenden kann es schwerfallen, sich mit unterschiedlichen Personen im Unternehmen auszutauschen und sich zugehörig zu fühlen. Für introvertierte Kolleg:innen könnte das Shared Desk-Konzept ein Störfaktor sein.

Arbeitsplatz-Sharing erfolgreich organisieren

Um Desk Sharing optimal umzusetzen, empfehlen wir das Workplace Management über eine Plattform wie desk.ly abzubilden. Wie weiter oben beschrieben, haben Mitarbeitende so die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz über eine Software oder eine App vorab zu buchen. 

So wird das morgendliche Chaos vermieden und das Stresslevel der Angestellten kann reduziert werden. Über die Software ist ebenfalls ersichtlich, welche Kolleg:innen die benachbarten Arbeitsplätze gebucht haben, wodurch sich die Mitarbeitenden ein wenig auf den nächsten Arbeitstag einstellen können.

Ist Desk Sharing sinnvoll für mein Unternehmen?

Fragst du dich, ob Desk Sharing sinnvoll für dein Unternehmen ist? Erfüllt dein Unternehmen diese beiden Voraussetzungen, lohnt sich Desk Sharing grundsätzlich:

1. Deine Mitarbeitenden arbeiten flexibel. 

2. Es gibt viele Mitarbeitende, die regelmäßig außer Haus sind. Etwa arbeiten sie im Homeoffice, im Außendienst oder sind regelmäßig auf Tagungen, Workshops etc.

Treffen diese beiden Punkte auf dein Unternehmen und deine Mitarbeitenden zu, ist Desk Sharing prinzipiell für dein Unternehmen geeignet. 

Die Entscheidung, ob du das Shared Desk-Konzept in deinem Unternehmen umsetzt, solltest du nur in Absprache mit deinen Mitarbeitenden und gegebenenfalls dem Betriebsrat treffen. Wenn das nicht passiert, könnten sich deine Mitarbeitenden übergangen fühlen, was dazu führen kann, dass die Motivation, die Nutzerakzeptanz und Arbeitsleistung nachlässt. Wir empfehlen außerdem, eine Testphase, nach der dir dein Team ehrliches Feedback zur neuen Arbeitsplatzorganisation geben kann.

Desk Sharing - Die Implementierung in Unternehmen

Habt ihr euch gemeinsam dazu entschieden, Desk Sharing im Unternehmen einzuführen, beginnt die wichtige Phase der Implementierung. 

Best Practice für eine erfolgreiche Einführung

Hier findest du die Best Practices für die erfolgreiche Einführung von Arbeitsplatz-Sharing. 

1. Statte alle Tische identisch aus
   Damit jeder Mitarbeitende an jedem Arbeitsplatz problemlos arbeiten kann, sollten alle Schreibtische identisch ausgestattet sein. Beispielsweise mit einem Bildschirm, einer Dockingstation und einer externen Tastatur. Denke auch an benötigtes Büromaterial wie Büroklammern, Stifte, Leuchtmarker und so weiter. So kann jeder Mitarbeitende direkt mit der Arbeit loslegen und muss (außer persönliche Unterlagen und Laptop) keine Gegenstände “siedeln”.
   
   
2. Achte auf Ergonomie und Arbeitsschutz
   Jeder Arbeitsplatz sollte individuell anpassbar sein, um den körperlichen Unterschieden der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Dazu zählen etwa höhenverstellbare Schreibtische und Monitore sowie anpassbare Bürostühle. So können deine Mitarbeitenden dauerhaft bequem und ohne gesundheitliche Einbußen arbeiten.
   
   
3. Schaffe Raum für Privates
   An jedem Arbeitsplatz befinden sich auch persönliche Gegenstände, das ist nichts Ungewöhnliches. Damit Desk Sharing gelingen kann, benötigen deine Mitarbeitenden Stauraum, um ihre privaten Gegenstände lagern zu können, ohne andere damit zu behindern. Nutze dafür beispielsweise Rollcontainer oder Spinde. Denn das Freiräumen der Arbeitsplätze vor Feierabend ist eine entscheidende Grundlage beim Desk Sharing. (Siehe nächster Punkt)
   
   
4. Führe eine Clean Desk Policy ein
   Kein Mitarbeitender möchte fremde Unterlagen, private Gegenstände oder benutztes Geschirr auf seinem Arbeitsplatz vorfinden. Was also in Gemeinschaftsräumen wie der Küche gilt, trifft auch hier zu: Man hinterlässt alles so, wie man es auch vorfinden möchte.
   
   
5. Fördere die Selbstorganisation
   Sich täglich neu zu organisieren, erfordert ein gewisses Maß an Selbstorganisation. Die Einführung des Desk Sharing-Konzepts kann ein guter Anlass sein, um dieses Thema in deinem Unternehmen aufzugreifen. Nutze den Zeitpunkt, um deine Mitarbeitenden dahin gehend zu schulen. Davon profitieren langfristig nicht nur deine Mitarbeitenden, sondern auch du als Führungskraft bzw. dein Unternehmen. 
   
   
6. Beachte den Datenschutz
   Sensible Daten gibt es in jedem Unternehmen und diese gilt es nach der DSGVO zu schützen. Dabei kann es sich sowohl um Kundendaten als auch interne sensible Daten handeln, auf die nicht jeder Mitarbeitender zugreifen darf. Für manche Abteilungen, wie etwa die Personalverrechnung oder die Rechtsabteilung, kann es notwendig sein, eine Ausnahme vom Desk Sharing zu machen oder einen abschließbaren Raum für Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Sprich hier am besten mit den Beteiligten, welche Maßnahmen für sie sinnvoll sind.

Mitarbeiterbeteiligung und Schulung als Schlüssel zum Erfolg

Die Einführung von Desk Sharing in deinem Unternehmen ist nicht nur eine Veränderung in der physischen Arbeitsumgebung. Es verändert auch die Arbeitskultur und -dynamik. Um Desk Sharing erfolgreich umzusetzen, spielt die Mitarbeiterbeteiligung eine große Rolle.

Durch die Mitarbeiterbeteiligung entsteht ein Gefühl der Mitbestimmung. Werden Mitarbeitende in den Prozess der Einführung einbezogen und haben die Möglichkeit, ihre Bedenken zu äußern, steigert das die Akzeptanz und ihr Engagement. Es ist wichtig, deinen Mitarbeitenden zu erklären, warum diese Veränderung stattfindet und wie sie davon profitieren können. 

Wird eine Desk Sharing Software oder App verwendet, achte darauf, dass diese leicht zu bedienen ist. Schule deine Mitarbeitenden sorgfältig, auch wenn die Bedienung intuitiv ist. Manche Mitarbeitende haben Schwierigkeiten mit neuen Programmen und finden sich nicht so leicht zurecht. Wenn das neue Konzept von vornherein mit Unsicherheiten und Ängsten verbunden ist, wird es deinen Mitarbeitenden schwer fallen, die Vorteile auszuschöpfen. 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die offene und kontinuierliche Kommunikation. Regelmäßige Updates, Rückmeldungen und die Möglichkeit für Mitarbeitende, Fragen zu stellen, schaffen ein Gefühl der Transparenz und Inklusion. Das fördert ein positives Arbeitsumfeld und stärkt das Engagement der Mitarbeitenden.

Wie Desk Sharing mit diesen Regeln auf lange Sicht gelingt

Das neue Arbeitsmodell einzuführen und harmonisch aufrechtzuerhalten, ist kein Selbstläufer. Um das Zusammenarbeiten nachhaltig zu etablieren, ist es notwendig, einige Desk Sharing-Regeln aufzustellen. Diese Richtlinien können dazu beitragen, Konflikte und Unmut zu vermeiden und eine gute Atmosphäre aufrechtzuerhalten:

• Führe eine Clean Desk Policy ein
  So sind Mitarbeitende dazu angehalten, den Arbeitsplatz nach Arbeitsende sauber und aufgeräumt zu hinterlassen.
  
  
• Legt Regeln für Meetings und Pausen fest
  Beispielsweise kann vereinbart werden, dass Arbeitsplätze auch während längerer Meetings oder Pausen geräumt werden. 
  
  
• Deadline für die Platzverteilung
  Um eine bessere Planung zu gewährleisten, sollten Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz bis zu einem festgelegten Zeitpunkt buchen. 

Desk Sharing - Häufige Fragen & Antworten