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Du suchst eine Desk Sharing Software für dein Unternehmen? In diesem Ratgeber zeigen wir dir, nach welchen Kriterien du Anbieter vergleichst, welche Funktionen wirklich zählen und welche Fehler du vermeiden solltest. Die Beispiele stammen aus der Praxis von desk.ly, einer Workplace Management Plattform aus Osnabrück, die über 1.000 Unternehmen im DACH-Raum für Desk Sharing nutzen.
Die wichtigsten Fragen im Überblick
Welche Kriterien sind bei der Auswahl einer Desk Sharing Software wichtig?
Wichtig sind Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeitende und Admins, verlässlicher Datenschutz nach DSGVO mit SSO, Hosting in der EU und klaren Rollenrechten. Achte auf Integrationen in Kalender und HR-Systeme, auf Skalierbarkeit für Standorte und Teams sowie auf gute Reports zur Auslastung. Entscheidend sind außerdem Support, Onboarding, Schulungsmaterial und transparente Gesamtkosten.
desk.ly erfüllt diese Kriterien zum Beispiel mit Hosting in Deutschland, ISO-27001-Zertifizierung, Single Sign-on über Microsoft Entra ID, Integrationen in Microsoft Teams und Outlook sowie Auslastungsreports über alle Standorte.
Welche Funktionen sollte eine gute Desk Sharing Software bieten?
Eine gute Lösung ermöglicht einfache Platzbuchungen mit Regeln für Teams und Zonen, eine visuelle Karte oder einen Grundriss, Check-in per App oder QR-Code und Benachrichtigungen. Sie integriert Kalender und Single Sign-on, bildet Policies wie Teamtage ab und bietet aussagekräftige Analysen zur Nutzung. Optional hilfreich sind Räume, Parkplätze, Besucherverwaltung und Sensoranbindung.
In desk.ly gehören Buchung über interaktive Raumpläne, Check-in per App, Kalenderintegration und Auslastungsanalysen zum Standard. Räume, Parkplätze, Besuchermanagement und der automatische Check-in mit desk.ly Connect lassen sich ergänzen.
Welche Fehler sollte ich bei der Auswahl einer Desk Sharing Software vermeiden?
Vermeide Entscheidungen nur nach Preis ohne Pilotbetrieb. Prüfe Sicherheit, DSGVO und Integrationen frühzeitig und teste sie real mit einer Testgruppe. Plane Change Management und Support ein, achte auf faire Verträge ohne Lock-in und vermeide überladene Funktionen, die die Akzeptanz senken.
Mit desk.ly kannst du die Software kostenlos testen und sie so mit einer Testgruppe im echten Büroalltag prüfen, bevor du dich festlegst.
Die Bedeutung der richtigen Desk Sharing Software
Desk Sharing will gut organisiert sein, damit es reibungslos funktioniert. Genau dafür sorgen sogenannte Softwares für Workplace Management oder Arbeitsplatzbuchung. Im Idealfall ist diese möglichst gut auf dein Unternehmen zugeschnitten, bietet also genügend Einstellungen, damit du sie individualisieren kannst.
Desk Sharing Software ermöglicht:
- Effiziente Arbeitsprozesse
- Transparente Ressourcennutzung
- Optimale Raumauslastung
Die richtige Softwarelösung maximiert gleichzeitig die Nutzung der Arbeitsplätze, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und verbessert die Produktivität.
Bewertungskriterien bei der Auswahl der Desk Sharing Software
- Benutzerfreundlichkeit und intuitive Nutzung
- Funktionalitäten
- Datenschutz und DSGVO
- Anpassbarkeit
- Integration mit anderen Systemen
- Kosten
- Kundensupport
- Kostenlose Demo/Testphase und Benutzererfahrungen
Benutzerfreundlichkeit
Stelle sicher, dass die Software intuitiv zu bedienen und leicht verständlich ist, damit deine Mitarbeitenden eine reibungslose Nutzung erleben können.
Funktionalitäten
Natürlich könnte man Desk Sharing theoretisch auch über eine Excel Liste organisieren, aber praktisch sieht anders aus – nämlich wie eine dezidierte Buchungssoftware. Die bietet spezielle Funktionen, wie die Buchung von Arbeitsplätzen, Erinnerungsfunktionen für die Mitarbeitenden, Verwaltung von Ressourcen, Berichterstattung und vieles mehr. Bietet die Software alle Funktionen, die ihr benötigt?
Datenschutz und DSGVO
Gerade in Deutschland entscheidet der Datenschutz oft darüber, ob IT und Betriebsrat einer Software zustimmen. Prüfe, wo die Daten gehostet werden, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird und welche Möglichkeiten es zur Anonymisierung gibt. desk.ly ist ISO-27001-zertifiziert und hostet alle Daten in Deutschland.
Anpassbarkeit
Überprüfe, ob die Software flexibel genug ist, um sich an die spezifischen Anforderungen und Prozesse deines Unternehmens anzupassen. Denke auch daran, wie einfach das funktioniert und ob ihr Einstellungen selbstständig vornehmen könnt. Und ganz wichtig: Wird die Software euren Anforderungen an die Privatsphäre gerecht, sprich gibt es Funktionen für mehr Anonymität, wenn euch das wichtig ist?
Integration mit anderen Systemen
Bietet die Software eine nahtlose Integration mit deinen gängigen Tools wie z.B. MS Teams, Google oder Unternehmungsverwaltungssystemen? Diese sorgen dafür, dass z.B. Buchungen im Kalender erscheinen oder dass ihr Zugänge mithilfe eurer Personalmangement Software leichter verwalten könnt.
Kosten
Es gibt sehr umfangreiche und dafür hochpreisigere Kollaborations Tools sowie deutlich kosteneffizientere Workplace Management Anwendungen, die sich in eure Tool Landschaft einfügen. Welcher Umfang ist euch wichtig? Nutze die Gelegenheit, verschiedene Angebote zu vergleichen, bevor du eine Entscheidung triffst. So kannst du das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis auswählen.
Kundensupport
Ein zuverlässiger Kundenservice, der bei Fragen oder Problemen schnell und kompetent zur Verfügung steht, ist unverzichtbar. Idealerweise bietet die Anwendung ein Self-Service Hilfecenter online, aber auch einen persönlichen Service für komplexere Probleme.
Kostenlose Demo / Testphase und Benutzererfahrungen
Prüfe, ob eine kostenlose Testphase oder eine Produktdemo angeboten wird. So kannst du Funktionen, Nutzerfreundlichkeit, Integrationen und Support vorab im echten Einsatz testen. Ergänzend geben Bewertungen von Unternehmen, die die Software bereits nutzen, einen ehrlichen Einblick, zum Beispiel auf OMR Reviews.
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Desk Sharing Software wählen – wichtige Funktionen
Wenn du neu in der Welt des Desk Sharing bist, fragst du dich vielleicht, was eine Buchungssoftware alles können sollte. Sehen wir uns die wichtigsten Funktionen einer Hybrid Work Software am Beispiel von desk.ly an.
- Einfaches Setup
Die Benutzung sollte intuitiv sein und du solltest möglichst viele Anpassungen selbst vornehmen können. Du kannst desk.ly für dein Unternehmen komplett eigenständig einrichten und zwar mit wenigen Handgriffen. Wir unterstützen dich natürlich trotzdem gerne dabei. - Raumpläne
Die Platzwahl wird durch Raumpläne und Text visualisiert. So finden alle Mitarbeitenden schnell und einfach einen freien Platz. Und nicht irgendeinen, sondern genau den passenden. Die Raumpläne kannst du selbst in desk.ly anlegen, also Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze etc. hinzufügen. - Auslastungsanalyse
Als Manager kannst du dir die Auslastung der Bürofläche anzeigen lassen und dabei einfach Überhangkapazitäten und Engpässe identifizieren. Umfangreiche Reportings ermöglichen dir auch eine Detailanalyse. Bei der Auswertung helfen KI-gestützte Empfehlungen zur Optimierung deiner Büroflächen. - Service per Live Chat
Über unseren Chat stehen wir für Rückfragen zur Verfügung und helfen bei Problemen gerne direkt weiter. - desk.ly App
desk.ly ist mobile friendly und lässt sich auch über das Smartphone bequem nutzen. Mit der desk.ly App können Mitarbeitende bequem einen Arbeitsplatz buchen oder an einem gebuchten Platz einchecken sowie andere Funktionen mobil aufrufen. - Merkmale hinzufügen
Du kannst Informationen zu Arbeitsplatzeigenschaften oder zur Ausstattung hinterlegen (Autostellplatz mit E-Ladestation, höhenverstellbarer Schreibtisch, Hundeplatz etc.) um den Mitarbeitenden den Buchungsprozess zu erleichtern. - Microsoft 365 / Outlook Integration
Deine Buchungen werden automatisch in deinen Kalender übernommen. So verlierst du nie den Überblick. - Lieblingsplätze
Mitarbeitende haben die Möglichkeit, Lieblingsplätze zu wählen. Der Buchungsprozess wird dadurch noch einfacher und schneller.
"desk.ly ist flexibel einsetzbar, einfach zu administrieren und auch bei größeren Usergruppen übersichtlich ... Auch Hinweise und Wünsche nimmt das Team entgegen und setzt sie um."
"Alle notwendigen Features, die man sich vorstellen kann, sind vorhanden. Die Kartenansicht ist super! Am Desktop bin ich aber wunschlos glücklich mit desk.ly. Es ist sehr zu empfehlen!"
"Mir gefällt an desk.ly besonders die Usability: Klare, einfach strukturierte Seite, alle nötigen Funktionen sind auf einem Blick erkennbar. Der Arbeitsbereich ist 1:1 dem Grundriss des Büros nachempfunden, ich finde meinen Lieblingsplatz unter den Favoriten und kann sehen, wer noch im Büro ist."
Das sagen desk.ly Anwender:innen auf OMR Reviews
Die häufigsten Fehler bei der Auswahl der Desk Sharing Software
Bei der Auswahl einer Desk Sharing Software ist es wichtig sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht und eine erfolgreiche Implementierung möglich ist. Eine nachträgliche Softwareumstellung ist teuer und sorgt meist für Unmut in der Belegschaft. Es lohnt sich daher, vorab etwas mehr Zeit in Bedarfserhebung und Auswahl zu investieren.
Vermeide diese häufigen Fehler:
- Mangelnde Anforderungsanalyse
Ein häufiger Fehler ist es, nicht ausreichend zu definieren, welche Anforderungen und Bedürfnisse das Unternehmen an die Desk Sharing Software stellt. Eine gründliche Analyse der Anforderungen ist jedoch entscheidend, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Software alle erforderlichen Funktionen bietet. Hole dazu den Input aller wichtigen Stakeholder im Unternehmen ein und plane vorausschauend. - Vernachlässigung der Benutzerfreundlichkeit
Eine Desk Sharing Software sollte intuitiv und übersichtlich sein, damit Mitarbeitende sie leicht nutzen können – und dies auch zuverlässig tun. Achte bei der Auswahl der Software ganz bewusst darauf, ob du dich schnell zurechtfindest. Teste die Anwendung idealerweise vorab und denke dabei auch daran, dass nicht alle Mitarbeitenden gleich technik-affin sind und manche vielleicht größere Schwierigkeiten haben, sich zurechtzufinden. - Unzureichende Integration
Eine weitere Fehlerquelle ist es, nicht zu überprüfen, ob die ausgewählte Software nahtlos mit anderen Tools und Systemen im Unternehmen integriert werden kann. Eine gute Integration ist wichtig, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. - Ignorieren des Kundensupports
Ein zuverlässiger Kundensupport ist entscheidend, um bei Problemen oder Fragen Unterstützung zu erhalten. Vernachlässige daher nicht die Bedeutung eines guten Kundensupports bei der Auswahl der Desk Sharing Software. - Nicht ausreichende Berücksichtigung des Preises
Es ist wichtig, die Kosten der Software im Verhältnis zu ihrem Nutzen zu betrachten. Günstigere Lösungen sind nicht unbedingt die beste Wahl, wenn sie dabei nicht alle Funktionen bieten, die du benötigst, oder die Nutzerfreundlichkeit zu kurz kommt. Aber auch teurere Produkte bieten möglicherweise nicht den gewünschten Mehrwert, sondern einfach eine Vielzahl an Funktionen, die du bereits mit anderen Anwendungen abdeckst oder gar nicht brauchst.
Fazit – Welche Software ist die Richtige?
Die richtige Desk Sharing Software erkennst du an fünf Punkten: Mitarbeitende können sie ohne Schulung nutzen, sie erfüllt die DSGVO, fügt sich in Teams, Outlook und deine HR-Systeme ein, liefert belastbare Auslastungsdaten und hat transparente Kosten. desk.ly verbindet diese Kriterien in einer Plattform für Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze und Besucher. Am besten prüfst du die Software im Pilotbetrieb mit einer Testgruppe, bevor du dich festlegst.
