Ganzheitliche Workplace Management Software

Eine Workplace Management Software, auch Arbeitsplatzmanagement Software genannt, organisiert Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Besuche im Büro. desk.ly ist eine Workplace Management Software, die alle vier Ressourcen in einer Plattform verwaltet und ihre Auslastung gemeinsam auswertet. Über 1.000 Unternehmen weltweit vertrauen auf desk.ly, die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert und gehostet in Deutschland.

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Ganzheitliche Workplace Management Software

Eine Workplace Management Software, auch Arbeitsplatzmanagement Software genannt, organisiert Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Besuche im Büro. desk.ly ist eine Workplace Management Software, die alle vier Ressourcen in einer Plattform verwaltet und ihre Auslastung gemeinsam auswertet. Über 1.000 Unternehmen weltweit vertrauen auf desk.ly, die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert und gehostet in Deutschland.

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Workplace Management

Vier Ressourcen, eine Plattform

Arbeitsplätze

Arbeitsplätze im interaktiven Raumplan sehen und buchen; per App, im Browser oder direkt in Integrationen wie Microsoft Teams.

Arbeitsplatzbuchung

Meetingräume

Meetingräume inklusive Catering buchen, mit automatisierter Kalendersynchronisierung in Outlook und Google Calendar.

Meetingräume buchen

Parkplätze

Parkplätze vorab reservieren, optional mit Kennzeichenerkennung und Anbindung am Zufahrtssystem.

Parkplatzbuchung

Besuche

Gäste anmelden, Empfang automatisch informieren und Check-ins im Visitor Dashboard protokollieren; im selben System, in dem Mitarbeitende ihre Bürotage planen.

Besuchermanagement

Auslastungsanalyse

Auslastung aller vier Ressourcen analysieren: Heatmaps nach Wochentag und Standort, Homeoffice-Quote und Prognose für die nächsten sieben Tage.

Auslastung auswerten

Euer Echtzeit-Dashboard im Workplace Management Tool

Das Wichtigste auf einen Blick

Wie hoch ist die aktuelle Büroauslastung und wie hoch ist der Homeoffice-Anteil im Team? Das intelligente Dashboard in unserer Workplace Management App liefert dir alle wichtigen Kennzahlen in Echtzeit. Erhalte einen schnellen Überblick über die aktuelle Flächennutzung und profitiere von einer verlässlichen Auslastungsprognose für die nächsten sieben Tage – perfekt, um Hybrid Work in eurem Unternehmen vorausschauend und flexibel zu koordinieren.

Das desk.ly Dashboard zeigt in Echtzeit die aktuelle Büroauslastung, den Home-Office-Anteil und einen Ausblick auf die nächsten sieben Tage.

Workplace Management Software

Analysiere Auslastung und Nutzerstatus im Detail

Der professionelle Admin-Bereich unserer Workplace Management Software bietet dir umfassende Auswertung rund um deine Büroflächen sowie visuelle Heatmaps zur Flächenoptimierung. Steuere euer Workplace Management datenbasiert – sowohl tagesaktuell als auch im langfristigen Trend.

Erhalte tiefe Einblicke durch eine präzise Büro-Auslastungsanalyse:

Arbeitsplätze & Räume: Detaillierte Übersicht der Flächennutzung nach Wochentag und im zeitlichen Verlauf.
Standort-Analyse: Die reale Auslastung all deiner Standorte im direkten Vergleich.
Nutzerstatus & Hybrid Work: Transparente Auswertung der Homeoffice-Quote im Vergleich zur Präsenzzeit beim Desk Sharing im Büro.

Die Heatmaps in desk.ly zeigen die Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen nach Wochentag sowie den Nutzerstatus im Vergleich von Home Office und Büro.

desk.ly Connect

Die zuverlässigste Art, die Auslastung zu messen

desk.ly Connect automatisiert Buchungen und Check-ins für bis zu 100% exakte Auslastungsdaten. Ob geplante Buchungen, spontaner Besuch im Büro oder automatische Präsenzerkennung vor Ort (z.B. über WLAN oder Hardware-Schnittstelle) – jede Flächennutzung wird lückenlos erfasst. Erhalte ohne manuellen Aufwand maximale Transparenz über eure reale Echtzeit-Auslastung und optimiere euer Desk Sharing auf dem nächsten Level.

Mehr erfahren

desk.ly Connect automatisiert Arbeitsplatzbuchungen und Check-ins für bis zu 100 % exakte Auslastungsdaten.

Workplace Management Plattform

Ressourcen verwalten und analysieren

Der desk.ly Admin-Bereich zeigt, wie sich Nutzer:innen zentral verwalten und Buchungsregeln wie priorisiertes Buchen oder Check-in-Pflicht festlegen lassen.

Zentrale Verwaltung & smarte Buchungsregeln

Steuere Nutzer und Berechtigungen zentral über deine Workplace Management Plattform. Wahlweise manuell oder vollautomatisiert über bestehende Schnittstellen. Definiere maßgeschneiderte Desk Sharing Buchungsregeln für priorisiertes Buchen, lege Buchungszeiträume im Voraus fest oder aktiviere den Check-in direkt am Platz sowie anonymisierte Buchungen.

Der desk.ly Admin-Bereich zeigt, wie sich Raumpläne hochladen und Büroflächen individuell konfigurieren lassen.

Büro individuell konfigurieren

Lade deine interaktiven Raumpläne hoch und bestimme flexibel buchbare Arbeitsplätze, kollaborative Zonen und Parkplätze. Mit desk.ly gelingt die digitale Büroflächen-Konfiguration im Handumdrehen und passt sich exakt dem echten Bedarf deines Hybrid-Büros an.

desk.ly Tipp: Nutze unseren professionellen Raumplan-Service für eine perfekte digitale Abbildung!

Der persönliche Customer Success Manager von desk.ly unterstützt bei Einrichtung, Onboarding und laufender Beratung.

Schnelles Onboarding & Customer Success Team

Spare wertvolle Admin-Zeit durch smarte System-Integrationen und automatisiere dein User-Management sowie die Synchronisierung von Berechtigungsgruppen (z.B. via HR-Tools oder Microsoft Entra ID (vormals Azure AD). Euer persönlicher Customer Success Manager unterstützt aktiv beim System-Setup, dem schnellen Onboarding des gesamten Teams und berät euch fortlaufend zur strategischen Flächenoptimierung.

250+ Integrationen: Nahtlose Anbindung an eure IT-Infrastruktur

Verbinde desk.ly mühelos mit eurem bestehenden IT-Ökosystem und automatisiere eure administrativen Prozesse im Handumdrehen.

Automatisiertes On- & Offboarding: Synchronisiere neue und ausscheidende Team-Mitglieder ohne manuellen Aufwand direkt über deine HR-Software
Rechte- & Rollen-Synchronisieren: Abwesenheit, Berechtigungen und Teamrollen werden automatisch und in Echtzeit abgeglichen.
Zukunftssichere SCIM-Integration: Nutze den modernen SCIM-Standard für ein effizientes, systemübergreifendes Identity Management.
Sicheres Single-Sign-On (SSO): Ermögliche deinem Team ein schnelles und sicheres Einloggen via Microsoft Entra ID (vormals Azure AD) oder Google Workspace.

Abgrenzung

Workplace Management Software im Vergleich zu angrenzenden Systemen

Kriterium	Workplace Management Software	Desk Booking Tool	IWMS / CAFM*	Workforce Management
Verwaltet	Flächen und Ressourcen im Büroalltag	Nur Arbeitsplätze	Immobilien, Gebäudetechnik, Instandhaltung	Personal und Arbeitszeit
Ressourcen	Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze, Besuche	Arbeitsplätze	Gebäude, Anlagen, Wartung, Projekte	Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheiten, Lohn
Auswertung	Gemeinsame Auslastung aller Ressourcen	Belegung von Arbeitsplätzen	Immobilien- und Wartungskennzahlen	Arbeitszeit- und Personalkennzahlen
	desk.ly ist eine Workplace Management Software	Mehr zum Unterschied: Workplace Management Software vs. Desk Booking Tool

*IWMS (Integrated Workplace Management System) ist eine Unternehmensplattform, die Immobilienmanagement, Projektmanagement, Facility Management, Nachhaltigkeit und Arbeitsplatzmanagement bündelt. CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) konzentrieren sich auf Instandhaltung, Wartung und Gebäudetechnik.

Auswahlkriterien

Woran du eine vollständige Workplace Management Software erkennst

Arbeitsplatz-, Raum- und Parkplatzbuchung

desk.ly bildet Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze in einem interaktiven Raumplan ab. Gebucht wird per Browser, App oder direkt in Microsoft Teams.

Buchungen in einer Plattform

Besuchermanagement

desk.ly erfasst Gäste im selben System, in dem Mitarbeitende ihre Bürotage planen. Der Empfang sieht alle Besuche im Visitor Dashboard und benachrichtigt Gastgeber:innen mit einem Klick.

Besuchermanagement

Tiefe der Auslastungsanalyse

desk.ly wertet die Auslastung nach Standort, Wochentag, Ressourcentyp und Homeoffice-Quote anonymisiert aus. Mit desk.ly Connect fließt die reale Nutzung ein, nicht nur die Buchungsabsicht.

desk.ly Analytics

Integrationen und Datenschutz

desk.ly lässt sich an über 250 Systeme anbinden, darunter über 80 HR-Systeme wie Personio und Workday sowie Microsoft Teams, Outlook und Google Workspace. Single Sign-On über Microsoft Entra ID und Google Workspace ist in allen Paketen enthalten. desk.ly ist zudem nach ISO 27001 zertifiziert und läuft auf Servern in Deutschland.

250+ Integrationen

Einführungsgeschwindigkeit

Unternehmen sind mit desk.ly in weniger als einer Woche startklar. Das Customer Success Team begleitet Setup und Onboarding ohne Onboarding-Gebühr.

Einsatzbereit in <1 Woche

Preistransparenz

Bei desk.ly sind Preise transparent einsehbar: Corporate ab 1,65 € und Enterprise ab 2,75 € pro Nutzer:in und Monat. Bis 15 Nutzer:innen ist desk.ly dauerhaft kostenlos.

ab 1,65 € pro Nutzer:in

Wissenswertes über Workplace Management Systeme

Was ist eine Workplace Management Software?

Eine Workplace Management Software ist ein digitales Tool, mit dem Unternehmen ihre physischen Büroflächen und Ressourcen organisieren. Dazu gehören das Buchen von Arbeitsplätzen (Desk Sharing), Meetingräumen und Parkplätzen. Das Ziel ist es, die Zusammenarbeit zwischen hybriden Teams (Homeoffice und Präsenz) reibungslos zu koordinieren und gleichzeitig ungenutzte Flächen im Büro aufzudecken.

Was ist der Unterschied zwischen Workplace Management und Workforce Management Software?

Eine Workplace Management Software verwaltet Flächen und Ressourcen, eine Workforce Management Software verwaltet Personal: Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheiten und Lohnabrechnung. Beide ergänzen sich. desk.ly übernimmt Benutzergruppen sowie An- und Abwesenheiten per Schnittstelle aus HR-Systemen wie Personio, HRworks oder Workday.

Welche Integrationen braucht eine Workplace Management Software?

Entscheidend sind Single Sign-On, die automatische Synchronisation von Nutzer:innen aus HR- oder Identity-Systemen und die Kalenderanbindung für Meetingräume. desk.ly bietet 250+ Integrationen, darunter SSO über Microsoft Entra ID (vormals Azure AD) und Google Workspace, SCIM, über 80 HRIS-Anbindungen sowie Microsoft Teams, Outlook und Google Calendar.

Wie lange dauert die Einführung einer Workplace Management Software?

Eine cloudbasierte Workplace Management Software wird in Tagen bis wenigen Wochen eingeführt, nicht in Monaten. Mit desk.ly sind Unternehmen in weniger als einer Woche startklar: Raumpläne hochladen, Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze anlegen, Nutzer:innen per Single Sign-On oder HR-Schnittstelle synchronisieren. Das Customer Success Team begleitet Setup und Onboarding kostenfrei, ein Raumplan- und ein Premium-Setup-Service sind optional buchbar.

Was kostet eine Workplace Management Software?

Eine Workplace Management Software wird üblicherweise pro Nutzer:in und Monat abgerechnet. Bei desk.ly beginnt der Corporate-Plan bei 1,65 Euro und der Enterprise-Plan bei 2,75 Euro pro Nutzer:in und Monat, Enterprise Plus wird individuell kalkuliert. Bis 15 Nutzer:innen ist desk.ly dauerhaft kostenlos; Onboarding-, Service- und Plattformgebühren fallen nicht an. Ab 300 Lizenzen stehen vergünstigte Light-Lizenzen für Personen bereit, die nur gelegentlich einen Arbeitsplatz buchen.

Ist eine Workplace Management Software DSGVO-konform?

Ob eine Workplace Management Software DSGVO-konform ist, hängt vom Anbieter ab. Entscheidend sind der Verarbeitungsort der Daten, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und die Frage, ob Auswertungen anonymisiert erfolgen, sodass keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle möglich ist. desk.ly ist DSGVO-konform, nach ISO 27001 zertifiziert und wird auf Servern in Deutschland betrieben. Auswertungen im Admin-Bereich erfolgen anonymisiert und zusätzlich lassen sich Buchungen anonymisieren. desk.ly ist damit DSGVO-konform und betriebsratskonform einsetzbar.

Wie funktioniert eine Workplace Management Software?

Aus Nutzersicht funktioniert eine Workplace Management Software ganz simpel. Mitarbeitende öffnen die App (oder den Browser), sehen einen interaktiven Raumplan des Büros und buchen sich mit wenigen Klicks für einen bestimmten Tag einen freien Schreibtisch, einen Parkplatz oder einen Meetingraum.

Im Hintergrund sammelt die Software anonymisierte Daten darüber, welche Bereiche tatsächlich genutzt werden. Admins können über Dashboards Regeln (z.B. wie lange im Voraus gebucht werden darf) festlegen und die reale Auslastung analysieren.

Integrated Workplace Management System (IWMS): Was ist das?

Ein IWMS (Integrated Workplace Management System) ist eine All-in-One-Unternehmensplattform, die Immobilienmanagement, Projektmanagement, Facility Management, Nachhaltigkeit und Arbeitsplatzmanagement bündelt. Eine Workplace Management Software deckt davon den Arbeitsplatzbereich ab und ist deutlich schneller eingeführt.

Welche Vor- und Nachteile bringen Workplace Management Systeme?

Die Vorteile von Workplace Management Systemen:

Kostenersparnis: Da du ungenutzte Flächen sofort erkennst, kannst du Büroräume verkleinern, Mietkosten senken oder Services wie die Reinigung bedarfsgerecht anpassen.
Bessere Zusammenarbeit: Teams sehen, wer wann im Büro ist und können sich gezielt nebeneinander einbuchen.
Planungssicherheit: Kein Frust mehr bei der Ankunft, denn Arbeitsplatz und Parkplatz sind sicher reserviert.

Die potenziellen Nachteile oder Herausforderungen von Workplace Management Systemen:

Gewohnheitsänderung: Die Belegschaft muss sich erst daran gewöhnen, Plätze vorab zu buchen (hier hilft eine besonders intuitive Software).
Datenschutzbedenken: Mitarbeitende sorgen sich manchmal um Überwachung. Die Lösung: Eine DSGVO-konforme Software, bei der Buchungsdaten anonymisiert ausgewertet werden.

Was versteht man unter Workplace Management?

Workplace Management umfasst die ganzheitliche Planung, Steuerung und Optimierung der Arbeitsumgebung. Es geht darum, die physische Bürofläche so zu gestalten und zu verwalten, dass sie perfekt zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens passt. Es verbindet HR-Themen (Mitarbeiterzufriedenheit), IT (technische Ausstattung) und Facility Management.

Wie organisiert man Workplace Management?

Erfolgreiches Workplace Management basiert auf drei Säulen:

Klare Leitlinien (Policies): Definiert gemeinsam im Team, wie hybrides Arbeiten gelebt werden soll (z.B. wie viele Tage Homeoffice pro Woche sinnvoll sind)
Die richtige Technologie: Setze auf eine intuitive Software wie desk.ly, die Raumpläne digitalisiert und das Buchen ohne administrativen Aufwand automatisiert.
Datengestützte Optimierung: Triff keine Entscheidungen aus dem Bauch heraus. Analysiere regelmäßig die Auslastungsdaten und passe die Bürostruktur (z.B. mehr Kreativzonen statt starrer Einzelarbeitsplätze) dynamisch an den echten Bedarf an.