Kosten im Unternehmen senken: Sieben umsetzbare Maßnahmen im Überblick

In der heutigen Wirtschaftswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig ihre Ausgaben im Blick zu halten. Dabei geht es nicht um wahlloses Sparen, sondern um die Optimierung von Prozessen und den smarten Einsatz von Ressourcen. Oft schlummern die größten Einsparpotenziale direkt unter der Oberfläche, in der Art wie wir arbeiten und wie wir unsere Bürofläche nutzen.

In diesem Beitrag stellen wir dir 7 effektive Tipps vor, mit denen du die Kosten in deinem Unternehmen nachhaltig senken kannst. 

Inhalt

• Bürofläche optimieren durch Desk Sharing
  

• Digitalisierung von Papierprozessen
  

• Energiekosten senken im Smart Office
  

• Cloud-Lösugen statt teurer Hardware
  

• Outsourcing von Nicht-Kernaufgaben
  

• Reisekosten reduzieren durch Remote-Meetings
  

• Mitarbeiterschulung zur Ressourcen-Schonung
  

• Fazit

1. Büroflächen optimieren durch Desk Sharing

Mietkosten und Nebenkosten für Büroflächen gehören oft zu den größten Fixkosten. Da hybrides Arbeiten zum Standard geworden ist, stehen viele Schreibtische oft leer. Durch ein intelligentes Workplace Management Tool wie desk.ly kannst du deine Auslastung messen und potenziell Fläche reduzieren.

Vorteile auf einen Blick:

• Einsparen bei Miet- und Betriebskosten

• Mehr Flexibilität für die Mitarbeitenden

• Datengestützte Entscheidungen für die Büroplanung

2. Digitalisierung von Papierprozessen

Druckkosten, Papier, Porto und die physische Archivierung summieren sich über das Jahr auf beachtliche Beträge. Digitale Workflows in der Buchhaltung (z.B. durch E-Rechnungen) und im HR-Bereich sparen nicht nur Material, sondern vor allem wertvolle Arbeitszeit.

Vorteile auf einen Blick:

• Reduzierung der Material- und Lagerkosten

• Schnellere Durchlaufzeiten von Dokumenten

• Bessere Durchsuchbarkeit und Revisionssicherheit

3. Energiekosten senken im Smart Office

Ein ungenutztes Büro muss weder voll beleuchtet noch maximal geheizt werden. Durch intelligente Sensoren und smarte Thermostate lässt sich der Energieverbrauch an die tatsächliche Präsenz im Büro anpassen.

Vorteile auf einen Blick:

• Direkte Senkung der Strom- und Heizkosten

• Beitrag zur Nachhaltigkeit (ESG-Ziele) 

• Automatisierte Steuerung entlastet das Facility Management

4. Cloud-Lösungen statt teurer Hardware

Die Wartung eigener Server-Infrastrukturen ist kostspielig und wartungsintensiv, SaaS-Lösungen bieten Skalierbarkeit und geringere Einstiegshürden, da hohe Investitionskosten in planbare Betriebsausgaben umgewandelt werden.

Vorteile auf einen Blick:

• Keine Kosten für Hardware-Wartung und Updates

• Hohe Datensicherheit und Standortunabhängigkeit

• Bezahlung nur für tatsächlich genutzte Lizenzen

5. Outsourcing von Nicht-Kernaufgaben 

Nicht jede Aufgabe muss intern gelöst werden. Spezialisierte externe Dienstleister können Aufgabenwie IT-Support, Reinigung oder Lohnabrechnung oft oft effizienter und kostengünstiger erledigen als eine eigene Abteilung.

Vorteile auf einen Blick:

• Konzentration auf das Kerngeschäft

• Wegfallen von hohen Fixgehältern für Spezialistenrollen

• Zugriff auf Expertenwissen bei Bedarf

6. Reisekosten reduzieren durch Remote-Meetings

Geschäftsreisen kosten nicht nur Geld für Tickets und Hotels, sondern binden auch die Zeit der Mitarbeitenden. Videokonferenz-Tools haben sich bewährt, um viele Abstimmungen effizient aus dem Homeoffice oder Büro zu erledigen. 

Vorteile auf einen Blick:

• Enorme Ersparnisse bei Transport- und Übernachtungskosten

• Höhere Produktivität durch wegfallenden Reisezeiten

• Bessere Work-Life-Balance für die Team

7. Mitarbeiterschulung zur Ressourcen-Schonung

Oft fehlt das Bewusstsein für kleine Einsparung im Alltag. Schulungen zum Thema Energie sparen, bewusster Umgang mit Arbeitsmitteln oder IT-Sicherheit (Vermeidung teurer Ausfälle durch Cyberangriffe) zahlen sich langfristig aus. 

• Sensibilisierung des gesamten Teams für Wirtschaftlichkeit

• Reduzierung von Verschwendung
• Risikominimierung durch Prävention 

Fazit