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Schritt für Schritt zum Desksharing

In dieser Anleitung erklären wir euch alles, was ihr für den Einstieg bei desk.ly wissen müsst.

Desksharing mit desk.ly

desk.ly ist eine flexible Cloud-Lösung für das Online-Desksharing und überzeugt mit Einfachheit in der Integration und Handhabung. Das Tool ermöglicht die Implementierung des Desksharings in jedem Unternehmen und sorgt mit seinen vielfältigen Funktionen u.a. für Organisation und Planbarkeit - für Arbeitgeber und -nehmer.

Die Einrichtung des Desksharing-Tool kann direkt vom Unternehmen vorgenommen werden und ist mit nur wenigen Schritten, die wir dir hier erklären, erledigt. Sollten doch Fragen auftreten, bieten wir ein umfassendes Hilfe Center sowie einen Live Chat mit unseren Sales-Mitarbeiter*innen an.

Das Tool bietet mehr Flexibilität und Selbstorganisation für deine Mitarbeiter*innen. Sie können schnell und einfach den passenden Arbeitsplatz finden und buchen - und das von überall! Durch den Mobile-First-Ansatz ist die Desksharing-Anwendung sowohl über den Desktop, als auch über Mobilgeräte gut zu erreichen und einfach zu bedienen. Darüber hinaus bietet desk.ly eine kinderleichte Nutzung ohne Schulungsaufwand für deine Kolleg*innen. Es ist einfach und intuitiv gestaltet, so dass es sofort eingesetzt werden kann und Spaß macht.


1. Schritt: Die Registrierung

Auf unserer Webseite kann sich jedes Unternehmen selbständig und kostenlos bei dem Desksharing-Tool registrieren. Relevant hierfür sind der Name des Unternehmens, eine E-Mail-Adresse des Administrators, eine Telefonnummer, die Unternehmensgröße (optional) sowie die richtigen Domains. Die Domains sind besonders relevant, damit alle Benutzer*innen dem richtigen Unternehmen zugeordnet werden können und die Desksharing-Anwendung erreichbar ist. Auch nachträglich können neue Domains in dem Tool angelegt oder geändert werden. Einen ausführlichen Beitrag dazu findest du hier

➜ Wie registriere ich mein Unternehmen?

 

Schritt für Schritt zum Desksharing

2. Schritt: Einen Raumplan erstellen

Um desk.ly richtig nutzen zu können, ist ein Raumplan erforderlich, auf dem buchbare Sitzplätze generiert werden können. Es wird kein aufwendig gestalteter Plan benötigt, sondern ein Foto einer Skizze oder des Flucht- und Rettungsplans reichen hier schon aus. Möchtet ihr doch etwas Zeit in den Raumplan stecken, kann eure Grafikabteilung helfen. Alternativ können Pläne auch ganz leicht z.B. über Paint, PowerPoint oder draw.io erstellt und heruntergeladen werden. Dieser Plan wird bei der Desksharing-Anwendung hochgeladen und mit Plätzen versehen. Um die Buchung zu ermöglichen ist es hilfreich, Merkmale bei den Plätzen zu hinterlegen, damit deine Mitarbeiter*innen immer den passenden Arbeitsplatz bei desk.ly finden.

➜ Wie lege ich einen Sitzplan mit buchbaren Plätzen an?

 

Schritt für Schritt zum Desksharing1

3. Schritt: Benutzer*innen hinzufügen

Unternehmen bei desk.ly registriert ✔️
Raumplan erstellt und hochgeladen ✔️
Buchbare Plätze auf dem Plan erstellt ✔️

Jetzt fehlen nur noch deine Mitarbeiter*innen! Diese kannst du ganz leicht in unserer Benutzer*innen-Verwaltung im Desksharing-Tool hinzufügen. Das geht zum einen für einzelne Personen, aber auch direkt für mehrere Personen über den Massenimport. Hierfür stellen wir dir eine Import-Vorlage zur Verfügung.

➜ Wie kann ich Benutzer*innen hinzufügen?

 

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4. Schritt: Die Platzbuchungen bei desk.ly

Nun ist desk.ly startklar und deine Mitarbeiter*innen können Plätze in deinem Unternehmen buchen! Als Administrator*in hast du im Adminbereich des Desksharing-Tools die Möglichkeit, alle Buchungen der Mitarbeiter*innen einzusehen, ggf. zu löschen und eine Übersicht für die Kontaktnachverfolgung zu exportieren.

➜ Wie kann ich die Buchungen einzelner Mitarbeiter*innen einsehen?

 

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5. Schritt: Mache desk.ly zu deinem desk.ly!

Bei dem Desksharing-Tool im Adminbereich findest du sämtliche Einstellungsmöglichkeiten, um aus desk.ly DEIN desk.ly zu machen!

Wähle eine bevorzugte Sprache, stelle die Länge des Vor- und Nachmittags deines Unternehmens ein, aktiviere parallele Buchungen, um neben der Arbeitsplatzbuchung auch die Parkplatzbuchung zu ermöglichen, erlaube die Freigabefunktion oder Serienbuchungen für deine Kolleg*innen, stelle ggf. die Anonymisierung ein, ändere deine Unternehmensdaten und das Beste: Passe desk.ly an deine Unternehmens-CI an!