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New Work definisce nuovi concetti di lavoro. Il concetto di Flex Office per la progettazione di postazioni di lavoro ibride di desk.ly è uno di questi!

Cosa significa "Nuovo lavoro"?

"New Work" si riferisce al nuovo modo di fare rete nella società globale e digitale di oggi.

"New Work" si riferisce al nuovo modo di lavorare in rete nella società di oggi, l'era globale e digitale.

La digitalizzazione ha cambiato notevolmente il nostro mondo e il nostro modo di lavorare negli ultimi anni. I processi strutturali si svolgono automaticamente e possono essere adattati in modo flessibile alle esigenze aziendali e individuali. Il collegamento in rete dei dipendenti tramite internet e i processi online permettono una collaborazione semplice e trasversale in tempo reale. Progetti IT e software innovativi creano interfacce  intuitive, veloci e semplici da usare e facilitano il lavoro quotidiano. Le possibili condizioni di lavoro individuali e personali per i singoli dipendenti portano chiaramente a migliori prestazioni e a una maggiore soddisfazione dei dipendenti, il che rafforza la lealtà dell'azienda e il comportamento aziendale.

Le esigenze dei dipendenti  sono cambiate. La trasformazione del mondo del lavoro deve adattarsi strutturalmente e nuove soluzioni, come per esempio il desk sharing, stanno emergendo per soddisfare le esigenze dei posti di lavoro moderni. Il tema del New Work spiega questo processo di trasformazione digitale e offre sia opportunità di ottimizzazione per il mondo digitale del lavoro che soluzioni per le possibili sfide. New Work aspira a utilizzare le forze individuali di ogni persona in modo ottimale ed efficiente per il successo generale dell'azienda. Questo si ottiene facilmente semplificando la gestione dei requisiti amministrativi, un lavoro più flessibile e modelli di lavoro ibridi. La digitalizzazione e l'automazione dei processi di lavoro hanno notevolmente alleggerito le persone. I dipendenti che possono scegliere in ufficio la loro postazione di lavoro in base al loro compito iavorano in modo molto più efficiente.

Desksharing

Desksharing, Shared Desk o Flex Office ? In qualche modo la condivisione della postazione di lavoro e il lavoro ibrido?

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La digitalizzazione sta cambiando il mondo del lavoro

Il lavoro si sta svolgendo in un modo completamente nuovo a causa del progresso tecnologico e della trasformazione digitale. Le nuove esigenze richiedono nuovi metodi e competenze da parte dei datori di lavoro e dei dipendenti - in pratica, una nuova mentalità! Per le aziende con strutture e tecnologie conservative, il New Work è una grande sfida. Tuttavia, sta diventando sempre più rilevante soprattutto nella quasi quotidiana "guerra per i migliori talenti".

Quali sono i servizi ben noti che un datore di lavoro già fornisce?

I servizi ben noti che sono stati utilizzati dalle aziende per qualche tempo sono di solito percepiti inconsciamente. Questi includono i seguenti servizi di supporto digitale:

  • Rilevamento del tempo.
  • Gestione dei libri paga
  • Richiesta di congedo 
  • Contabilità delle spese di viaggio
  • Formazione o sviluppo interno
  • Formazione o sviluppo esterno
  • Varie forme e cambiamenti
  • Richiesta/autorizzazione di viaggio d'affari

La condivisione dell'ufficio (gestione Flex Office) risolta dai fornitori come desk.ly collegando l'ufficio con l'home office, viene aggiunta nella lista come nuova voce ad alta crescita.

Il New Work come ecosistema digitale nel mondo del lavoro

Il tema del Nuovo lavoro deve essere compreso in modo completo dalle aziende e devono essere evidenziati i benefici per la propria organizzazione. Non si tratta solo di un grande progetto IT, ma di un tema che è profondamente radicato nelle strutture dell'azienda e che a lungo termine cambierà il modo di comunicare. Non tutte le aziende sono pronte a cambiare immediatamente e i progetti di implementazione possono durare dai 12 ai 18 mesi.

La condivisione delle scrivanie nel  New Work è una forma di organizzazione in cui i dipendenti possono scegliere il loro posto e la loro posizione in base ai compiti. Il concetto di ufficio moderno e flessibile ha molti vantaggi, ma solo se tutti seguono regole e accordi chiari (leggi qui le regole e gli accordi sul desk sharing). 

Vantaggi del New Work e del Desk Sharing nell'ufficio flessibile

  • Maggiore soddisfazione dei dipendenti attraverso una maggiore autonomia
  • Maggiore lealtà dei dipendenti attraverso strutture moderne
  • Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
  • Meno distrazioni nell'home office che in ufficio
  • Maggiore produttività grazie all'ambiente di lavoro autoselezionato
  • Ottimizzazione dello spazio dell'ufficio attraverso l'analisi dell'uso dello spazio e della capacità
  • Riduzione dei costi attraverso l'ottimizzazione dell'uso  delle stanze o degli spazi di co-working

Svantaggi del New Work

  • Le gerarchie fisse passano al lavoro autodeterminato
  • Meno contatti con i colleghi in ufficio
  • La nostra raccomandazione: introdurre giornate di lavoro collaborativo in cui tutti devono andare in ufficio. In particolare anche per rafforzare il senso di appartenenza alla cultura aziendale e ad al team.
  • La coabitazione vita-lavoro potrebbe favorire l'eccessivo sfruttamento
  • Nessuna separazione tra posto di lavoro e sfera privata
  • L'introduzione di nuovi strumenti e piattaforme digitali è essenziale
  • I regolamenti sulla protezione dei dati possono essere in contraddizione, ad esempio se si lavora in un bar
desk.ly

I vantaggi del lavoro ibrido e del desk sharing spiegati più in dettaglio


Soddisfare le esigenze dei dipendenti

Le esigenze dei dipendenti sono così diverse che i modelli di lavoro flessibile tengono conto di tutte queste esigenze e integrano la vita privata. È possibile creare il prorpio tempo libero  o gestire gli appuntamenti dal medico per se stessi e per i figli. Inoltre, si può risparmiare tempo e stress se il viaggio verso il lavoro deve essere fatto solo due o tre volte alla settimana. I concetti di posto di lavoro ibrido possono essere utilizzati quasi ovunque si svolga un lavoro d'ufficio o simile. Desk.ly è uno strumento per l'organizzazione e la gestione dei posti di lavoro e offre molte funzioni diverse per la gestione indipendente del flex office - dalla prenotazione dello spazio all'analisi.

 

Vantaggio competitivo per i datori di lavoro

I giovani combinano sempre di più il lavoro professionale con la loro vita privata. Il lavoro mobile attraverso il mondo connesso permette la fusione dei due mondi e crea la libertà di progettare lo spazio di lavoro. Introducendo moderni modelli è possibile attirare i giovani nella propria azienda nel processo di reclutamento e trattenerli a lungo termine. Il flex office combina l'home office con il lavoro in sede e crea nuove possibilità per il lavoro contemporaneo nelle strutture aziendali.

 

La soddisfazione dei dipendenti promuove dipendenti felici

I concetti di posto di lavoro flessibile e il desk sharing tengono conto anche dei dipendenti che vogliono e hanno bisogno di strutture fisse e di un'organizzazione chiara. Nell'applicazione desk.ly, per esempio, le aree di un piano possono essere memorizzate con posti non prenotabili o per esempio, determinati piani o reparti possono essere esclusi dal concetto di scrivania condivisa. L'adattamento individuale dei moderni sviluppi del software a specifiche aree aziendali crea una soluzione per tutte le esigenze. La possibilità statica e flessibile di progettare l'ambiente di lavoro promuove la soddisfazione dei dipendenti sul lavoro, il che aumenta la produttività e le prestazioni.

 

Riduzione dei requisiti di ufficio e di spazio nell'azienda

Desksharing e Flex Office permettono di analizzare  l'utilizzo degli spazi d'ufficio nel complesso o in determinati giorni. Questo rende possibile calcolare quanti posti di lavoro sono effettivamente necessari per il lavoro produttivo. La conclusione delle analisi può mostrare che lo spazio dell'ufficio può essere ridotto complessivamente e quindi i costi (spazio, scrivanie, sedie, affitto, elettricità, ecc.) possono essere risparmiati. Per il "Come può essere?" un esempio:

Si mettono a disposizione solo 75 postazioni di lavoro per 100 dipendenti, dato che le analisi precedenti hanno dimostrato che il 32% dei dipendenti sono in media in home office. Per evitare un'eccedenza di dipendenti in ufficio in un giorno, cioè che 76 dipendenti arrivino in ufficio e poi una persona non abbia posto, lo strumento di desk sharing desk.ly si occupa dell'amministrazione e dell'organizzazione. Tutti i dipendenti possono prenotare un posto in anticipo e avere postazioni di lavoro libere nell'azienda esposta.

La nostra conclusione

I relativi punti di forza e di debolezza del  New Work dipendono direttamente dalle personalità e dalle attività dell'azienda. Può anche essere che non tutte le aree dell'azienda siano adatte ad un concetto di ufficio moderno e che un modello ibrido abbia senso solo per alcune parti dell'azienda. New Work è stato sviluppato per l'idea della libertà dei dipendenti, e con più autonomia arriva di conseguenza  più responsabilità e autodisciplina. Questi benefici possono aumentare il successo dell'azienda nel lungo periodo. I possibili svantaggi del New Work e dell'office sharing dovrebbero, secondo noi, essere minimizzati nei prossimi anni da una revisione del diritto del lavoro (dove la pandemia del Coronavirus  ha accelerato il processo) e lo sviluppo di nuove strategie da parte dei dipartimenti HR.