Wie Desk Sharing eine Bank effizienter und flexibler macht

Als der Teamkalender an seine Grenzen stößt, sucht die Volksbank Sauerland nach einem professionellen Tool, um hybrides Arbeiten zu koordinieren. Ihnen wird desk.ly empfohlen. Warum die Software überzeugt hat und welche Vorteile sie jetzt erleben, berichten sie im Interview.

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Das Flex Office optimieren – aber wie?

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen.

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt.
Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

Die Herausforderung

Büroplätze effizient gestalten

Die Volksbank Sauerland eG hat in den letzten Jahren von einem traditionellen zu einem hybriden Arbeitsmodell gewechselt. Sie organisierten die Nutzung der Räume und Plätze zunächst über Outlook. Doch das stieß schnell an seine Grenzen, war zu kompliziert und kaum auszuwerten.

Um Anwesenheiten und Büronutzung effizienter zu koordinieren, suchten sie nach einer Software-Lösung. Um sicherzugehen, dass die Anwendung wirklich all ihre Bedürfnisse erfüllt, führten sie Testphasen an unterschiedlichen Standorten durch. desk.ly überzeugte im Test – unter anderem durch die enge Unterstützung und Schulung beim Setup, was den Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Einstieg ermöglichte.

"Durch Desk Sharing haben wir uns natürlich erhofft, mehr Flexibilität für die Mitarbeiter zu schaffen, aber natürlich auch, dass man Kosten einspart, effizienter wird."

Yannik IrmlerIT-Administrator

Die Lösung

Usability im Vordergrund

Die Volksbank Sauerland eG führte desk.ly ein, um Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze buchbar zu machen, und die Flächenauslastung auswerten zu können. Die Anwendung erfüllte alle ihre Kriterien:

Nutzerfreundlichkeit – intuitive Bedienung ohne komplizierte Schulungen
Leicht zu administrieren – nahtlose Integration in Microsoft365, Outlook und bestehende IT-Strukturen
Datenbasierte Auswertungen zur Optimierung von Flächen und Auslastung

„Der größte Mehrwert für desk.ly stellt sich für uns natürlich in der Usability für den Mitarbeiter dar, dass dieser sich sowohl über seinen Laptop als auch über die App am privaten Handy sehr einfach in Ressourcen einbuchen kann."

Dominik SiebertIT-Administrator

Die Einführung

Schnelle Implementation

Vor dem vollständigen Rollout wurden zwei Testphasen durchgeführt. Diese fanden in unterschiedlichen Abteilungen und an verschiedenen Standorten statt, um eine breite Feedback-Basis zu erhalten.

Die Implementierung wurde durch aktive Betreuung begleitet. Im Rahmen gezielter Onboarding-Schulungen wurden die Mitarbeiter direkt in der Anwendung mit der Buchung von Ressourcen und den Funktionen vertraut gemacht.

Überzeugender Mehrwert

Auswertung der Auslastung

Durch die Einführung von desk.ly kann nun genau erfasst werden, wie hoch die Auslastung der hybriden Arbeitsplätze und Meetingräume ist und wie die bestehenden Kapazitäten optimal genutzt werden.

Der Erfolg zeigt sich darin, dass die Bank nun über fundierte Daten verfügt, um strategische Entscheidungen zur Reduzierung oder Anpassung von Arbeitsplätzen zu treffen. Sie profitiert heute von einer messbaren Effizienzsteigerung und einem hohen Grad an Mitarbeiterflexibilität, wobei die IT-Administration durch automatische HR-Synchronisation und nahtlose Outlook-Integration stark vereinfacht wird.

Einfache Administration

HR Sync automatisiert Prozesse

Die IT profitiert außerdem von der zeitsparenden Administration der Software. So nutzen sie zum Beispiel die Synchronisation mit ihrer HR-Software, um das Onboarding neuer Mitarbeitender zu automatisieren. Diese werden direkt in desk.ly übertragen und können sich per Single-Sign-on sofortig in ihrem desk.ly Account anmelden und buchen. Das spart Zeit bei der Nutzerverwaltung und ermöglicht Neuen einen schnellen Start.

Volksbank Sauerland eG

Die Volksbank Sauerland eG ist eine Genossenschaftsbank mit Sitz in Schmallenberg, die sich an den Werten Fairness, Transparenz und Ehrlichkeit orientiert. Die Bank legt besonderen Wert auf die Nähe zu ihren Kunden und Mitgliedern sowie auf die Verantwortung für die Region. Sie wird dabei von den drei genossenschaftlichen Prinzipien Selbsthilfe, Selbstverwaltung und Selbstverantwortung geleitet.

OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.