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Schritt für Schritt zum User Management! Jetzt Berechtigungen in unserem Desksharing-Tool vergeben.

Mit dieser Funktion ist es nun möglich, dass die Benutzer*innen von desk.ly in deinem Unternehmen verschiedene Zugriffsrechte erhalten. Dies funktioniert über die Zuordnung zu Berechtigungsgruppen (Subunternehmen, Abteilung, Teams), um Berechtigungen auf Standorte, Etagen, Sitzpläne und Plätze zu erhalten. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir dir ausführlich, welche Einstellungen du für die Desksharing-Funktion vornehmen musst und worauf zu achten ist.

Unser Tipp vorab: Lies dir diese Anleitung aufmerksam durch, bevor du die Funktion aktivierst und ausprobierst!

 

1. Berechtigungsfunktion aktivieren

In den Systemeinstellungen unseres Desksharing-Tools können Admins festlegen, ob Berechtigungen vergeben werden können, indem die Funktion “Berechtigungen” aktiviert bzw. deaktiviert wird. Wenn diese aktiviert ist, so haben Nutzer*innen zunächst keine Berechtigungen. Diese müssen zunächst hinterlegt und angewendet werden. Wie das geht, zeigen wir in den nächsten Schritten!

 

 

2. Berechtigungsgruppen definieren

Admins haben nun die Möglichkeit, Berechtigungsgruppen an einzelnen Benutzer*innen zu definieren. Wie im folgenden Video zu sehen, müssen hierzu ein Subunternehmen, eine Abteilung sowie ein oder mehrere Teams hinterlegt werden. Alle drei Felder müssen gepflegt werden. Es ist nicht vorgesehen, dass z.B. nur das Subunternehmen hinterlegt wird. Neue Gruppen können einfach per Eingabe + ENTER-Taste hinzugefügt werden und nach bereits angelegten kann einfach über die Eingabe im entsprechenden Feld gesucht werden.

 

Unternehmen, die kleinere Unternehmensstrukturen aufweisen, können Begriffe einfach sowohl auf Abteilungs- als auch auf Teamebene nutzen. Sofern man kein Subunternehmen hat, kann auch hier einfach der Unternehmensname erneut eingetragen werden. Hierzu eine Reihe an Beispielen, wie es in Unternehmen aussehen könnte:

Beispiel 1

Unternehmen: Musterfirma GmbH

Subunternehmen: Subunternehmen A

Abteilung: Marketing

Team: Eventmarketing

Beispiel 2

Unternehmen: Musterfirma GmbH

Subunternehmen: Subunternehmen B

Abteilung: Buchhaltung

Team: Buchhaltung 

Beispiel 3

Unternehmen: Testunternehmen AG

Subunternehmen: Testunternehmen AG

Abteilung: Testunternehmen AG

Team: Testunternehmen AG

Hinweis: Bitte achte bei der Pflege neuer Gruppen auf die Groß- und Kleinschreibung, da ansonsten Gruppen mehrfach bei desk.ly hinterlegt werden. Unter Umständen führt dies dann dazu, dass Benutzer*innen keinen Zugriff auf "berechtigte" Standorte erhalten, da die "falsche" (andere Schreibweise) Benutzergruppe diesem hinzugefügt wurde. Beim User können jeweils nur ein Subunternehmen sowie eine Abteilung hinterlegt werden. Er kann jedoch mehreren Teams zugewiesen werden, z.B. ist die Person in den Teams Events und Grafik. In der CSV-Datei (Import-Vorlage) werden diese mit einem "|" getrennt, z.B. Grafik|Events.

 

Import-Vorlage

Berechtigungsgruppen können auch über unsere Import-Vorlage, die du als Admin in der Benutzerverwaltung findest, hinterlegt werden. So sparst du dir Zeit und Aufwand. Du lädst dir also einfach über den Link "Import-Vorlage" die CSV-Datei herunter, bearbeitest diese in dem Tool deiner Wahl und befüllst die Spalten für die Berechtigungsgruppen. Im Anschluss exportierst du die Datei ebenfalls als CSV-Datei und lädst diese über den Link "Benutzer*innen importieren" hoch. Weitere Informationen findest du in unserem kurzen Erklärvideo:

 

Unser Tipp: Importiert die CSV-Datei am besten bei Excel oder Google Tabellen und achtet auf das Trennzeichen "Komma" bei den Einstellungen. Dann werden alle Spalten angezeigt.

 

3. Benutzergruppen in der Desksharing-Einstellung hinterlegen

Bei desk.ly können durch die Admins berechtigte Benutzergruppen an verschiedenen Stellen in der Planverwaltung hinterlegt werden: An Standorten, Etagen, Sitzplänen und/oder Plätzen. Wähle hierzu z.B. den entsprechenden Standort aus und hinterlege nun beliebig viele Berechtigungsgruppen. Je hinzugefügter Gruppe erhält der Admin eine Box, in der folgende Einstellungen in der Desksharing-Software vorgenommen werden können:

  • Auswahl des Unternehmens
  • Auswahl der Abteilungen
  • Auswahl der Teams
  • Die Möglichkeit “Gruppe löschen”
  • Gruppe hinzufügen

In dieser Box können durch die Zuweisung von Benutzergruppen (über Subunternehmen, Abteilungen und Teams) Berechtigungen für euer Desksharing hinterlegt werden. Es können mehrere Teams einer Abteilung in einem Schritt hinzufügt werden. Sofern ihr mehreren Abteilungen Zugriff auf bspw. einen Standort erteilen wollt, fügt einfach weitere berechtigte Benutzergruppen diesem über "Gruppe hinzufügen" hinzu.

Das gleiche Prinzip gibt es auch bei den Etagen sowie den Sitzplänen. Hier können ebenfalls berechtigte Benutzergruppen hinzugefügt werden. Sollten an einem Standort bereits Berechtigungen für das Desksharing hinterlegt worden sein, werden diese vererbt. Dies ändert sich erst, wenn neue Berechtigungsgruppen an der Etage oder dem Sitzplan hinzugefügt werden. Des Weiteren können diese Berechtigungen auch an einzelnen Plätzen angelegt werden sowie einzelne, berechtigte Benutzer*innen hinterlegt werden. Hier gilt es zu beachten, dass diese Personen auch für den Standort freigegeben werden müssen, um den Platz buchen zu können. Wie das aussieht, siehst du in unserem Erklärvideo:

 

Sollte die Funktion aus einem Grund deaktiviert werden, greifen die Berechtigungsgruppen nicht mehr und alle User können alles sehen. Bei einer erneuten Aktivierung, werden die zuvor hinterlegten Berechtigungen wiederhergestellt.

 

Best Practices für die Desksharing-Funktion

  1. Aktiviere die neue Funktion. Lade dir die Import-Vorlage herunter und bearbeite diese. Achte bei dem Anlegen der Subunternehmen, Abteilungen und Teams unbedingt auf die Groß- und Kleinschreibung!
    1. Unser Tipp: Du kannst die einzelnen Spalten der Tabelle filtern und dir so z.B. alle Mitarbeiter*innen in einem Subunternehmen anzeigen lassen.
  2. Beginne am besten damit, alle relevanten Berechtigungsgruppen in der Desksharing-Anwendung an den Standorte, Etagen, Sitzplänen und Plätzen zu hinterlegen. Sobald du dies gemacht hast, können für eine kurze Zeit keine Buchungen getätigt werden. Informiere daher am besten alle Kolleg*innen.
  3. Lade anschließend die überarbeitete Import-Vorlage hoch. Alle Berechtigungen greifen nun.
  4. Berechtigungen funktionieren nicht so, wie sie sollen? Schalte dich im Impersonate-Modus (Adminbereich -> Benutzer*innen-Verwaltung) in die Sicht eines Users, um besser nachvollziehen zu können, wo eventuell ein Fehler auftritt. Wie das geht, zeigt dir das kurze Video:

     

  5. Du kommst trotzdem nicht weiter? Dann deaktiviere die Funktion! Die bereits hinterlegten Berechtigungsgruppen bleiben im Hintergrund erhalten. Wende dich anschließend an unseren Support. Wir helfen dir gerne weiter!