Desk Sharing in nur zwei Wochen

Als das bisherige Deskbooking-Tool an seine Grenzen stieß, musste schnell gehandelt werden. In nur zwei Wochen entschied sich mobile.de für desk.ly – und führte das Desk Sharing Tool erfolgreich ein. Durch die enge Zusammenarbeit mit desk.ly gelang eine reibungslose Einführung, die den Arbeitsalltag im hybriden Modell deutlich vereinfachte.

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Das Flex Office optimieren – aber wie?

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen.

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt.
Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

Die Herausforderung

Ein neues Tool in nur 2 Wochen

Bei mobile.de ist hybrides Arbeiten längst gelebter Alltag – Mitarbeitende können flexibel entscheiden, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Doch das bisherige Desk Booking Tool war langsam, unübersichtlich und administrativ aufwendig. Als die Entscheidung fiel, das alte System abzuschalten, musste innerhalb von zwei Wochen eine neue Lösung gefunden und implementiert werden – inklusive Integration in bestehende Systeme und Abstimmung mit dem Betriebsrat.

Langsame Prozesse und komplizierte Anpassungen im bestehenden Tool
Fehlende Übersicht darüber, wer wann im Büro ist
Keine lokalen Adminrechte – Änderungen nur über externe Dienstleister möglich
Notwendigkeit einer schnellen Einführung ohne lange Schulungsphasen

„Wir haben ein Office, in dem nicht für jeden ein Tisch vorhanden ist. Um das Problem des wilden Westens zu vermeiden, brauchten wir ein Tool, mit dem sich alle schon vorher organisieren können.“

Ingo BartelDirector Technology

Die Lösung

Einfache Einführung, hohe Akzeptanz

mobile.de entschied sich für desk.ly, um die Arbeitsplatzbuchung schnell, transparent und benutzerfreundlich zu gestalten. Besonders wichtig war dabei die unkomplizierte Integration in bestehende Systeme wie Okta, damit Mitarbeitende ohne zusätzliche Passwörter oder neue Logins arbeiten können. Innerhalb weniger Tage wurde das Tool getestet, angepasst und erfolgreich ausgerollt.

Intuitiv und übersichtlich – Mitarbeitende sehen sofort, wer im Büro ist und können Arbeitsplätze mühelos buchen
Nahtlos integriert – Single Sign-on über das bestehende Okta-System sorgt für einen reibungslosen Login-Prozess
Einfach zu administrieren – Flächen und Arbeitsbereiche lassen sich eigenständig anpassen, ohne externe Dienstleister

„Wichtig für die Kolleginnen und Kollegen war es, dass es ein einfaches und übersichtliches Tool ist, mit dem sie sehen können, wer gerade im Büro ist. Und natürlich, dass es auch in unsere internen Systeme integriert werden konnte.“

Andreas MarrackWorkplace Experience Lead

Die Einführung

Rollout in kürzester Zeit

Nachdem die Entscheidung für desk.ly gefallen war, startete mobile.de innerhalb weniger Tage mit der Testphase. Gemeinsam mit ausgewählten Stakeholdern wurde das Tool geprüft, angepasst und anschließend unternehmensweit ausgerollt. Dabei wurde der Betriebsrat frühzeitig eingebunden, um den Prozess transparent zu gestalten.

Parallel bereitete das interne Kommunikationsteam den Launch vor: Mitarbeitende wurden mit klaren Anleitungen, einer internen Kampagne und einem gemeinsamen Onboarding-Call informiert. Ein Experte aus dem desk.ly-Team erklärte dort Schritt für Schritt, wie die Buchung und Verwaltung der Arbeitsplätze funktioniert.

Überzeugender Mehrwert

Mehr Effizienz im hybriden Alltag

Seit der Einführung von desk.ly profitieren die Teams bei mobile.de von mehr Transparenz und Struktur im Büroalltag. Mitarbeitende sehen jederzeit, wer im Büro ist, buchen Arbeitsplätze flexibel und können ihren Tag besser planen.

Auch die Verwaltung wurde entlastet. Flächen und Arbeitsbereiche lassen sich direkt im System anpassen, ohne externe Dienstleister. Das sorgt für schnellere Abläufe und eine effizientere Nutzung der vorhandenen Büroflächen.

Der nächste Schritt ist bereits geplant: Mithilfe der desk.ly-Auswertungen möchte mobile.de künftig noch besser verstehen, wie die Flächen genutzt werden, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen und die Flächenoptimierung weiter voranzutreiben.

„Überzeugt hat uns von desk.lys Arbeit dieses schnelle auf den Weg bringen, das unkomplizierte Miteinander, dass wir wirklich effizient zusammen Hand in Hand arbeiten konnten.“

Andreas MarrackWorkplace Experience Lead

mobile.de

mobile.de ist Deutschlands größter digitaler Fahrzeugmarkt und Teil der Adevinta-Gruppe. Das Unternehmen mit Sitz in Berlin bringt seit 1996 Menschen zusammen, die Fahrzeuge kaufen oder verkaufen möchten – vom privaten Kleinwagen bis zum gewerblichen Fuhrpark.

Über die Plattform stehen täglich mehr als eine Million Fahrzeugangebote zur Verfügung. Mit innovativen digitalen Lösungen unterstützt mobile.de Händlerinnen, Händler und Privatpersonen dabei, Prozesse zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und Transparenz in den Fahrzeughandel zu bringen.

OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.