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El Nuevo Trabajo define nuevos conceptos de trabajo. ¡El escritorio compartido para el diseño de puestos de trabajo híbridos de desk.ly es uno de ellos!

¿Qué significa realmente "New Work"?

El término inglés "New Work" significa la nueva forma de trabajar en red en la sociedad actual, la era global y digital.

La digitalización ha cambiado enormemente nuestro mundo laboral y nuestra forma de trabajar en los últimos años. Los procesos estáticos se ejecutan de forma automática y pueden adaptarse de forma flexible a la empresa y a las necesidades individuales. La interconexión de los empleados a través de Internet y los procesos online permiten una colaboración sencilla entre lugares en tiempo real. Los proyectos innovadores de tecnología informática y software crean interfaces fáciles de usar, intuitivas y rápidas, que facilitan el trabajo diario. Se ha demostrado que las posibles condiciones de trabajo, tanto individuales como personales, de los empleados conducen a un mejor rendimiento, así como a una mayor satisfacción de los trabajadores, lo que refuerza
la lealtad a la empresa y el comportamiento corporativo.

Las necesidades de los trabajadores han cambiado en consecuencia. La transformación del mundo del trabajo tiene que adaptarse estructuralmente y están surgiendo nuevas soluciones, como el uso
compartido de escritorios, para satisfacer las demandas de los lugares de trabajo modernos. El tema del Nuevo Trabajo explica este proceso de transformación digital y ofrece tanto posibilidades de optimización para el mundo laboral digital como soluciones para los posibles retos. El objetivo del Nuevo Trabajo es utilizar de forma óptima y eficaz los puntos fuertes individuales de cada persona para el éxito global de la empresa. Esto se consigue fácilmente simplificando la gestión de los requisitos administrativos, con un trabajo más flexible y con modelos de puestos de trabajo híbridos. La digitalización y la automatización de los procesos de trabajo han aliviado en gran medida la carga de las personas. Quien puede elegir su lugar de trabajo en función de los requisitos de la tarea correspondiente en una Oficina Flexible con escritorios compartidos trabaja de forma mucho más eficiente.

Desksharing

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La digitalización está cambiando el mundo del trabajo

El trabajo se desarrolla de una manera completamente nueva gracias al progreso tecnológico y a la transformación digital. Los cambios en las necesidades exigen nuevos métodos y habilidades por parte de
empresarios y trabajadores, o más bien una nueva mentalidad. Para las empresas con estructuras y tecnologías conservadoras, el Nuevo Trabajo es un gran reto. Sin embargo, esto es cada vez más relevante
en la casi cotidiana "guerra por los talentos" (batalla por los mejores trabajadores cualificados).

¿Cuáles son los servicios posiblemente conocidos que puede prestar ya un empresario o una empresaria?

Los servicios conocidos que han sido utilizados por las empresas durante mucho tiempo se perciben en su mayoría de forma inconsciente. Entre ellos se encuentran los siguientes servicios de
soporte digital::

  • Registro de las horas de trabajo
  • Nómina
  • Solicitud de vacaciones
  • Contabilidad de gastos de viaje
  • Formación o perfeccionamiento interno
  • Formación o perfeccionamiento externo
  • Ficha de personal y cambios
  • Solicitud/aprobación de viaje de negocios

El uso compartido de escritorios para la Oficina Flexible, ofrecido por proveedores como desk.ly y que une la oficina con el teletrabajo, se añade a la lista como una nueva posición en rápido crecimiento.

El nuevo trabajo como ecosistema digital en el mundo laboral

Las empresas deben entender el tema del New Work de forma integral y hacer hincapié en las ventajas para su propia actividad. No se trata sólo de un gran proyecto informático, sino de un tema que está anclado en las estructuras organizativas de la empresa y que cambia la comunicación. Y no todas las empresas están preparadas de inmediato para el cambio, y los proyectos para aplicarlo pueden tardar entre 12 y 18 meses en completarse.

El desksharing en el ámbito del Nuevo Trabajo es una forma de organización en la que los empleados pueden elegir su propio asiento y lugar de trabajo en función de las tareas a realizar. El concepto de
oficina moderna y flexible tiene muchas ventajas, pero sólo si todo el mundo se adhiere a unas normas y acuerdos claros (aquí puedes encontrar más información sobre las normas y acuerdos relativos a los
escritorios compartidos).

Ventajas del Nuevo Trabajo y del desksharing en la Oficina Flexible

  • Aumentar la satisfacción de los trabajadores mediante libertades
  • Mayor fidelidad de los empleados gracias a estructuras modernas
  • Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada
  • Hay menos distracciones en el teletrabajo que en una oficina de planta abierta
  • Trabajo más productivo gracias al entorno de trabajo autogestionado
  • Optimización del área de oficinas mediante el análisis de la utilización del espacio y de la capacidad
  • Reducción de costes mediante la optimización de la distribución de las salas o de los espacios de co-working

Desventajas del nuevo trabajo

  • Las jerarquías fijas se transforman en trabajo autodeterminado
  • Pérdida de contacto con los compañeros de oficina
  • Nuestra recomendación: introducir días de equipo en los que todos tengan que acudir a la oficina
  • La conciliación de vida laboral y familiar puede fomentar la autoexplotación
  • Ausencia de separación entre el lugar de trabajo y el entorno privado
  • La familiarización con las nuevas herramientas y plataformas digitales es esencial
  • Se puede incumplir la normativa de protección de datos, por ejemplo, cuando se trabaja en una cafetería
desk.ly

Las ventajas del trabajo híbrido y del desksharing explicadas con más detalle

 

Satisfacer las necesidades de los empleados

Las necesidades de los trabajadores son tan diferentes que los modelos de puestos de trabajo flexibles tienen en cuenta todas estas demandas e integran la vida privada. Es posible crear tiempo libre o
gestionar visitas médicas tanto para uno mismo como para los hijos. Además, se puede ahorrar tiempo si el desplazamiento sólo tiene que hacerse dos o tres veces por semana. Los conceptos de puestos de
trabajo híbridos pueden utilizarse en casi todos los lugares donde se realizan trabajos de oficina o similares. Los deseos de los trabajadores pueden integrarse en la filosofía corporativa, lo que crea un vínculo
más fuerte de los empleados con la empresa. La herramienta desk.ly es una aplicación para organizar y gestionar los puestos de trabajo y ofrece muchas funciones diferentes para la gestión independiente de
la Oficina Flexible, desde la reserva de asientos hasta el análisis.

 

Ventaja competitiva para los empresarios

Los jóvenes combinan cada vez más el trabajo profesional con su vida privada. El trabajo móvil a través del mundo en red permite la fusión de los dos mundos y crea libertad para diseñar el espacio y el lugar de trabajo. Introduciendo modelos modernos de trabajo híbrido, es posible atraer a la propia empresa a los jóvenes en el proceso de contratación y retenerlos a largo plazo. La Oficina Flexible combina el
teletrabajo con la oficina y crea nuevas posibilidades de trabajo contemporáneo en las estructuras corporativas.

 

La satisfacción de los trabajadores fomenta empleados felices

Los conceptos de puesto de trabajo flexible y el uso compartido de escritorios también tienen en cuenta a los trabajadores que quieren y necesitan estructuras fijas y una organización fija. En la aplicación
para compartir escritorios desk.ly, por ejemplo, se pueden almacenar zonas de una planta con espacios no reservables o excluir determinadas plantas o departamentos del concepto de desksharing.
La adaptación individual de los modernos desarrollos de software a las áreas específicas de la empresa crea una solución para todas las necesidades. La posibilidad estática y flexible de diseñar el entorno de
trabajo fomenta la satisfacción de los empleados en el trabajo, lo que a su vez aumenta la productividad y el rendimiento.

 

Reducción del espacio de oficinas y salas en la empresa

El desksharing y la Oficina Flexible permiten analizar el grado de utilización del espacio o de los espacios de la oficina en general o en determinados días. Esto permite estimar y calcular cuántos puestos de
trabajo son realmente necesarios para el trabajo productivo.

La conclusión de los análisis puede mostrar que se puede reducir el espacio de la oficina en general y, por tanto, ahorrar costes (superficie, mesas, sillas, alquiler, electricidad, etc.). Un ejemplo de "¿cómo puede ser esto?”: sólo se ponen a disposición 75 puestos de trabajo para 100 empleados, ya que los análisis anteriores han demostrado que en media el 32% de los trabajadores están en teletrabajo. Para evitar un exceso de empleados en la oficina en un día, es decir, que 76 empleados acudan a la oficina y entonces una persona no tenga sitio, la herramienta de desksharing desk.ly se encarga de la administración y de la organización. Todos los empleados pueden reservar una plaza con antelación y visualizar las plazas libres en la empresa.

Nuestra conclusión

Que las ventajas o desventajas del Nuevo Trabajo prevalezcan o no depende directamente de las personalidades y actividades de la empresa. También es posible que no todas las áreas de la empresa
sean adecuadas para un concepto moderno de oficina, por lo que un modelo híbrido sólo puede tener sentido para determinadas partes de la empresa. El Nuevo Trabajo se ha desarrollado para la idea de
libertad de los empleados, y con más libertad también crecen la responsabilidad y la autodisciplina. Las ventajas pueden aumentar de forma sostenible el éxito de la empresa. Las posibles desventajas que pueden derivarse del Nuevo Trabajo y del desksharing deben, en nuestra opinión, minimizarse en los próximos años mediante una revisión de la legislación laboral (donde la pandemia por coronavirus
ha acelerado el proceso) y el desarrollo de nuevas estrategias desde los departamentos de Recursos Humanos.