Entrevista: presentación de la oficina 1.50 en 2do Marketing Services

En marzo de 2020, muchas empresas se enfrentaron al reto de reorganizar su rutina diaria de trabajo y adaptarla a las normas de Corona. En basecom, cambiamos a una oficina en casa relativamente pronto. ¿Cómo ha afrontado la situación en 2do? ¿Qué soluciones habéis encontrado vosotros mismos?

En realidad, el homeoffice no era la solución óptima para nosotros desde el principio. Por supuesto, cambiamos al homeoffice debido a la turbulenta situación. Sin embargo, nos hemos dado cuenta de que muchos procesos de coordinación, especialmente en lo que respecta a las grandes campañas, funcionan mejor cuando estamos juntos como equipo. Por lo tanto, hemos dotado de personal a nuestra oficina con una persona por habitación.
En verano, debido a una situación de pandemia más relajada, pudieron venir más colegas a la oficina y a veces podían sentarse dos juntos en una sala. Pero cuando el número de infecciones volvió a aumentar, eso ya no era una opción. Entonces volvimos a nuestra división de una persona por habitación. Los alumnos y aprendices, que todavía estaban presentes en la escuela, lamentablemente tuvieron que ser atendidos en sus oficinas de origen. De las 30 personas de nuestro equipo, sólo siete u ocho están en la oficina al mismo tiempo. Sin embargo, en algún momento también quedó claro que no todo el mundo soporta bien la situación del homeoffice y le gustaría volver a salir de sus propias cuatro paredes. Karsten Ilm, de brandence, nos habló entonces de 1.50 Office y nos pusimos en contacto con basecom para que utilizara la herramienta por nosotros, de modo que todos tuvieran la oportunidad de volver a la oficina.

Muchas empresas hicieron esta observación durante la crisis del Covid-19: el home office funciona bastante bien al principio, pero al cabo de un tiempo muchos empleados quieren volver a la oficina. Al menos de vez en cuando.

Sí, exactamente. Pero siempre ha sido muy importante para nosotros que todos se sientan y estén seguros en el trabajo. Por ejemplo, la obligación de llevar mascarilla en la oficina fue una cuestión que introdujimos muy pronto. En cuanto una persona entra en la oficina, es: "¡Ponte la mascarilla!" Desde noviembre del año pasado, para nosotros es mascarilla FFP-2 o mascarilla OP. Además, hemos instalado filtros de aire en todas las oficinas y ya hemos empezado a hacer pruebas al personal. Al fin y al cabo, todo el mundo quiere protegerse a sí mismo y a sus seres queridos.

Aparte de estas restricciones debidas a las normas Corona: ¿Qué ha cambiado en su trabajo diario en la agencia? ¿Hay también impulsos positivos para usted debido a la crisis?

Yo diría que nos hemos vuelto más flexibles y digitales: en algunos departamentos, por ejemplo, hemos actualizado la tecnología y equipado al personal con ordenadores portátiles. Cuando llego a la oficina, puedo sentarme en cualquier estación de trabajo y conectar mi portátil al monitor. Ya no dependo de un puesto de trabajo fijo. Por supuesto, esto no es posible en todas partes: los diseñadores gráficos, por ejemplo, necesitan un equipo diferente, siguen atados a ciertos puestos de trabajo de la oficina. Simplemente hay un cambio notable. La crisis ha dado un claro impulso. También lo noto en otras empresas y entre mis amigos: en muchas empresas es posible ahora una flexibilidad que era impensable hace poco tiempo. Para muchas empresas, la situación de bloqueo fue una fase de prueba que demostró que los modelos de trabajo híbridos funcionan. Los niveles de dirección y ejecutivos han visto que sus empleados trabajan en casa igual que en la oficina.
También creo que es un buen avance para muchas familias. Realmente es más fácil conciliar la familia, la vida cotidiana y el trabajo mediante la flexibilidad.

1.50 Office es una herramienta de reserva en línea para lugares de trabajo de oficina que pretende apoyar los modelos de trabajo flexible. ¿Cuánto tiempo lleva utilizando la herramienta en 2do y qué experiencias ha tenido con ella hasta ahora?

Tuve mi primer contacto con Félix en febrero de 2021. Me explicó la herramienta y rápidamente nos pusimos en marcha con ella. Creé el plano de la sala y configuré la herramienta para nosotros y en dos días estábamos listos para que nuestro jefe diera luz verde. Desde entonces, es habitual que todo el mundo se conecte a través de la herramienta cuando quiera trabajar en la oficina, para que podamos dar a todos la oportunidad de volver a la oficina. Además, ahora también utilizamos la aplicación Luca internamente para digitalizar los contactos.

Por supuesto, estamos muy interesados en saber si 1.50 Office cumple sus requisitos de herramienta de reservas.

Sí, en general, definitivamente. La puesta en marcha es muy sencilla y puedes empezar de inmediato. Lo que sí nos gustaría es que los usuarios pudieran ver directamente quién está en la oficina y cuándo, para que sea más fácil planificar la presencia conjunta con los compañeros cuando se trabaja en un proyecto, por ejemplo. Y sería deseable un mejor ajuste y visión de conjunto de los horarios de trabajo. Por el momento, sólo se pueden reservar medias jornadas o jornadas completas, que se indican únicamente con un punto o una raya.
Por cierto, al principio nos resultó confuso que el plano de la habitación no aparezca inmediatamente, sino que primero hay que seleccionar la empresa y el piso. Esto quizás podría simplificarse.

Muchas gracias por sus comentarios. Estaremos encantados de tenerlo en cuenta en el futuro desarrollo de 1.50 Office. Con la próxima actualización, se implementarán algunos de los puntos que ha mencionado. Se mejorará la visión general de las reservas y habrá una opción de filtro para ver quién está en la oficina y cuándo. Por último, nos gustaría pedirle una valoración personal: En su opinión, ¿cambiará el mundo laboral después de la pandemia o se volverán a retrasar los relojes?

Creo que en algunos ámbitos y sectores se volverá al trabajo presencial. Pero creo que los modelos de trabajo híbridos serán más importantes en el futuro. Al menos desde nuestro sector, sé que muchas agencias quieren cambiar y trabajar de forma más flexible y digital. En este sentido, 1,50 Office ya refleja el futuro en mi opinión. En muchas empresas se están revisando y flexibilizando los modelos de jornada laboral y la presencia obligatoria en la oficina. No obstante, creo que seguimos necesitando un horario de trabajo básico. Personalmente, me gusta estar en la oficina. Me gusta estar con la gente y también necesito el intercambio directo. Sólo una oficina en casa no sería para mí a largo plazo. Pero eso siempre depende de las situaciones de la vida y de las preferencias personales. Por el momento, la flexibilidad que tenemos me parece muy agradable. Por supuesto, también en vista de la pandemia. Si las cifras aumentan y es demasiado delicado para mí, puedo retirarme a la oficina de casa durante una semana. También me gustaría tener esta flexibilidad en el futuro. Con mucho gusto, en un modelo de trabajo híbrido, y para mí, más a menudo en la oficina. Una herramienta de planificación es útil, por supuesto, para poder coordinar y organizar bien.

Muchas gracias por la interesante entrevista. Esperamos conocerle a usted y a sus colegas de Hamburgo en persona pronto. Hasta entonces, ¡todo lo mejor y saludos a Hamburgo!