Desk Sharing in der Unternehmensberatung

Das Flex Office optimieren – aber wie?

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen.

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt.
Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

Die Herausforderung

Weniger Fläche, mehr Austausch

Vor der Einführung von desk.ly verteilte sich das Team der Wirtschaftsentwicklung Bochum auf insgesamt sechs Etagen. Schnell wurde klar, dass die vorhandenen Kapazitäten nicht effizient genutzt wurden, weshalb nach einer geeigneten Lösung gesucht wurde. Das Ziel war es, die Flächen zu bündeln – nicht nur um Kosten zu sparen, sondern auch um die Mitarbeitenden näher zusammenzubringen und den Austausch zu intensivieren.

"Desk Sharing ist für uns ein Modell, um agiler zu arbeiten. Wir kommen einfach viel mehr in den Austausch und können flexibler auf aktuelle Anforderungen reagieren."

Mara FrahneAssistentin der Geschäftsführung

Die Lösung

Ein Tool für hybrides Arbeiten

Nach dem Test verschiedener Lösungen fiel die Entscheidung auf desk.ly. Wichtig war die intuitive Bedienung und die Möglichkeit, das Tool nahtlos in den bestehenden Arbeitsalltag zu integrieren:

Nahtlose Teams-Integration – verhindert den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen
Intuitive Einführung – kein großer Schulungsaufwand nötig, das Team startete großteils per "Learning by Doing"
Datenbasierte Auswertungen zur Optimierung von Flächen und Auslastungen

„Hybrides Arbeiten hat einen riesigen Vorteil für alle im Unternehmen, weil man flexibler ist. Das moderne Arbeiten ist die Zukunft im Büro."

Stefan SchombergRechnungswesen

Die Ergebnisse

Synergien durch Flexibilität

Heute nutzt die WEG Bochum nach dem Umbau nur noch vier statt der ursprünglich sechs Etagen. Die Zusammenarbeit ist flexibler geworden und das hat sich positiv auf die Stimmung im Büro ausgewirkt.

Gezielte Vernetzung – über die Filterfunktion in desk.ly können Teammitglieder sehen, wer im Home Office und wer im Büro ist.
Bricht Hierarchien auf – das Desk Sharing bricht feste Strukturen, so sitzen Führungskräfte auch mal neben den Mitarbeitenden.
Effizienz durch Daten – die Administration nutzt die Auslastungsanalysen der Etagen, um den Bedarf an Büroflächen kontinuierlich zu prüfen.

Überzeugender Mehrwert

Daten als Entscheidungsbasis

Durch die Einführung von desk.ly können die Administrierenden der WEG Bochum genau nachvollziehen, wie die einzelnen Etagen tatsächlich genutzt werden. Diese Daten liefern eine fundierte Entscheidungsgrundlage dafür, ob Flächen angepasst werden müssen oder ob die Reduzierung auf vier Etagen optimal mit ihren Bedürfnissen harmoniert.

So wird das Büro nicht mehr nach Bauchgefühl verwaltet, sondern agil auf Basis tatsächlicher Bedarfe gesteuert.

Einfache Benutzung

Integration in bestehende Prozesse

Um den Mitarbeitenden die Nutzung zu erleichtern, wurde das Buchungstool direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert. Da Microsoft Teams das primäre Werkzeug im Arbeitsalltag der Wirtschaftsentwicklung ist, erfolgt die Platzbuchung direkt innerhalb dieser Anwendung. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt dafür, dass das Tool ständig präsent ist, ohne den Workflow zu unterbrechen.

WEG Bochum

Die Wirtschaftsentwicklung Bochum gehört zu den größten und innovativsten Wirtschaftsentwicklungsgesellschaften in Nordrhein-Westfalen. Sie unterstützt aktiv Unternehmen, Start-ups und Investoren dabei, neue Perspektiven am Standort zu eröffnen. Sie sind Bochums Parkhausbetreiber Nr.1, managen zahlreiche Technologie- und Gründerzentren und entwickeln Gewerbeflächen.

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OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.