Neuer Standort, klarer Workflow

Mit dem Umzug in die neue Zentrale wechselte Kia Deutschland auch das Buchungs-Tool für mehr Funktionalität. Nun organisieren sie 170 Arbeitsplätze sowie Meetingräume, Poolfahrzeuge und Besucherparkplätze auf knapp 4.000 Quadratmetern mit desk.ly. Erfahre warum die Plattform IT, HR und Betriebsrat überzeugt hat.

Demo buchen

Kostenlos starten

Das Flex Office optimieren – aber wie?

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen.

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt.
Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

Die Herausforderung

Struktur für die neue Flexibilität

Mit dem Umzug in die neue Zentrale in Eschborn stand bei Kia Deutschland auch das bisherige Buchungstool auf dem Prüfstand. Mit einigen Einstellungen der alten Plattform war das Team nicht mehr zufrieden. Gleichzeitig spielen die jährlichen Audits bei Kia eine zentrale Rolle. Die neue Lösung sollte deshalb zwei Anforderungen erfüllen: Sie sollte Abläufe im Büroalltag vereinfachen und von einem nach ISO 27001 zertifizierten Anbieter kommen.

„Die reine Implementierung könnte man in 24 Stunden abschließen. Du hast ein sehr übersichtliches Backend, sehr klar aufgebaut, und meistens ist es mit zwei, drei Klicks getan.“

Michael ŽigerAssistant Manager Cybersecurity

Die Lösung

Funktion trifft Usability

Im Auswahlprozess hat vor allem der große Funktionsumfang überzeugt, inklusive der automatischen Buchungen und Check-ins.

Die Einführung lief schlank: Neben einigen Abstimmungsterminen war die technische Implementierung schnell erledigt. Einstellungen passt das Team bequem selbst im Backend an.

Bei Fragen erreicht Kia den desk.ly Support direkt per Chat oder Telefon. Auch dieser persönliche Support war ein Grund für die Entscheidung, da er die IT entlastet.

Die Ergebnisse

Abläufe nachhaltig optimiert

Auf knapp 4.000 Quadratmetern verliert man schnell den Überblick, wer wo sitzt und ob auch auf jedem Stockwerk Erst- und Brandschutzhelfer anwesend sind. Die Übersicht in desk.ly mitsamt User Tags für solche Schlüsselrollen schafft nun Klarheit.

Kolleg:innen schneller finden
Mitarbeitende sehen, wer wo sitzt. Das erleichtert kurze Abstimmungen erheblich.
Weniger Planungsaufwand
Freie Plätze lassen sich für mehrere Tage in einem Schritt buchen. Die wöchentliche Frage „Habe ich schon gebucht?“ entfällt.
Automatisch eingecheckt
Morgens reicht es, den Laptop am Arbeitsplatz anzuschließen. desk.ly Connect erkennt die Nutzung und erledigt Buchung und Check-in automatisch im Hintergrund.

Sicherheit im Büro

Erste Hilfe und Branschutz gesichert

Früher hingen die Namen der Erst- und Brandschutzhelfer:innen als laminiertes Blatt in einzelnen Bereichen aus. Updates war aufwändig, Überblick gab es kaum. Heute sind solche Schlüsselrollen als User Tags in desk.ly einsehbar.

Für Yasmina Schleifenbaum, Specialist People & Organization und Sicherheitsbeauftragte bei Kia, stärkt das die interne Sicherheit spürbar. Mit Auswertungen prüft sie, ob auf jeder Etage Ersthelfer:innen vor Ort sind. Diese Daten nutzt sie auch für die Planung der nächsten Brandschutzschulung, damit aus jeder Etage jemand teilnimmt.

Betriebsrat und Datenschutz

Mitbestimmung und der Faktor „Made in Germany

Die Personalabteilung von Kia arbeitet bei Themen wie diesem eng mit dem Betriebsrat zusammen. Im Mittelpunkt stand eine Frage zum Datenschutz: Kann die Personalabteilung das Tool als Kontrollinstrument nutzen? Um das zu klären, hat desk.ly einen gemeinsamen Termin mit HR und Betriebsrat aufgesetzt. Dort stellte der Betriebsrat seine Fragen direkt und konnte seine Bedenken ausräumen.

Kia Deutschland

Kia Deutschland vertritt die Marke Kia auf dem deutschen Markt. Rund 170 Mitarbeitende aus mehr als zehn Ländern arbeiten in der Zentrale, die 2026 von Frankfurt am Main nach Eschborn umgezogen ist. Auf knapp 4.000 Quadratmetern kombiniert der neue Standort offene Arbeitsbereiche mit Büros.

OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.