Desk Sharing beim Softwareunternehmen IP SYSCON

Das Flex Office optimieren – aber wie?

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen.

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt.
Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

"Flexibles Arbeiten bietet vor allem viele Möglichkeiten in der Kollaboration, dass man wirklich täglich andere Leute trifft, andere Geschäftsbereiche. Man kann ganz gezielt in Projektgruppen zusammenarbeiten."

Britta HermesVertrieblerin

Die Lösung

Usability im Vordergrund

IP SYSCON nutzt desk.ly als zentrales Buchungstool für standortübergreifendes Arbeiten. Es ermöglicht dem Team eine flexible Tagesplanung und liefert der Geschäftsführung eine Datenbasis für die nachhaltige Flächensteuerung:

Smartes Booking – intuitive und schnelle Platzreservierung ohne Schulungsaufwand
Minimale Administration – geringer administrativer Aufwand, der mit dem Standort mitwächst
Datenbasierte Optimierung –Transparente Auslastungsstatistiken als Basis für nachhaltige Flächenentscheidungen

Das Onboarding

Einfachheit sorgt für Akzeptanz

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für das neue Arbeitsmodell war die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden. Dank der selbsterklärenden Benutzeroberfläche von desk.ly war der Rollout innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen. Die visuelle Gestaltung der Buchungspläne ermöglicht es allen Anwender:innen, sich sofort zurechtzufinden. Ohne komplexe Anleitungen oder Schulungen wurde das Tool ab dem ersten Tag zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags, was die Umstellung auf das Shared Desk Modell erleichterte.

„Wir haben eine gute Auswertung dank desk.ly, sodass wir diese Daten auch wirklich herangezogen haben, um unsere nachhaltige Struktur im Unternehmen abzubilden."

Roland HachmannGeschäftsführer

Überzeugender Mehrwert

Vernetzung erhöht, Fläche optimiert

Über die interaktive Karte finden Teams gezielt zusammen, was die projektbezogene Kollaboration deutlich vereinfacht. Gleichzeit liefert das Tool wertvolle Erkenntnisse durch detaillierte Auslastungsstatistiken.

Gezielte Kollaboration – Mitarbeitende sehen, wo Kolleg:innen sind, und können sich projektbezogen zusammensetzen
Kosteneffizienz – auch Zusatzflächen wie Parkplätze können durch die Auswertung besser dimensioniert und Kosten eingespart werden.
Aktive Produktgestaltung – Anregungen der Nutzer:innen fließen direkt in die kontinuierliche Optimierung der Software ein.

IP SYSCON

IP SYSCON ist ein Software- und Dienstleistungsunternehmen für kommunale Fachlösungen mit Hauptsitz in Hannover. Seit über 30 Jahren unterstützt das Unternehmen die Digitalisierung in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Der Fokus liegt auf innovativen Anwendungen für Bereiche wie Energie und Klima, Natur und Umwelt sowie das Netzinformationen (z.B. Straßen- und Grünflächen).

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OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.