Vom Pilotprojekt zum Standard

Im Zuge ihres Transformationprozesses stand FUNKE vor der Herausforderung, den Übergang in eine hybride Arbeitswelt flexibel, datenbasiert und mitarbeiterfreundlich zu gestalten. Erfahre, wie desk.ly als intuitiver Begleiter dabei geholfen hat, Büroflächen effizienter zu nutzen, Betriebsratsgremien zu überzeugen und Teams maximale Flexibilität zu ermöglichen.

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Das Flex Office optimieren – aber wie?

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen.

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt.
Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

Die Herausforderung

Struktur für die neue Flexibilität

Mit dem Wandel zur hybriden Arbeitswelt führte die FUNKE Mediengruppe eine flexible Regelung ein: Im Regelfall sollten die Mitarbeitenden an drei Tagen pro Woche am Bürostandort präsent sein. Doch die neue Flexibilität brachte klassische Fragen des Desk Sharings mit sich: Wie buche ich meinen Arbeitsplatz, wenn es keinen festen Tisch mehr gibt? Und woher weiß ich, welche Kollegen wann im Büro sind?

"Es sind die besten Einführungsprojekte, wenn man eine Software anschafft und andere sagen, ´Das möchte ich auch gerne haben.`"

Heimo KrumCIO

Die Lösung

Vom Geheimtipp zum unternehmensweiten Standard

Die Einführung der Software erfolgte bei FUNKE über eine schrittweise Implementierung. Das System wurde zunächst als Lösung für eine einzelne Abteilung eingesetzt. Durch die praktische Anwendung im Alltag wurden nachfolgend auch andere Abteilungen und Standorte auf das Tool aufmerksam und fragten die Nutzung intern an.

Heute ist desk.ly bei FUNKE fest etabliert und aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Die Raumplanübersicht ist intuitiv und sorgt für absolute Transparenz im Büro.

„Ich habe es nicht als lästiges Instrument wahrgenommen, sondern eher als cooles Tool, was eben total intuitiv ist."

Leonard WittigHR Business Partner

Die Ergebnisse

Abläufe nachhaltig optimiert

Die Anwendung liefert heute Mehrwert in verschiedenen Unternehmensbereichen:

Stärkung der Team-Autonomie – Teams nutzen das Tool, um interaktiv Teamtage abzusprechen und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.
Gezielte Raumplanung – Das Tool ermöglicht die feste Vorbelegung von Spezialarbeitsplätzen, während der Rest flexibel bleibt.
Fundierte Entscheidungen – die Geschäftsführung agiert bei Flächen- und Immobilienfragen nicht nach Bauchgefühl, sondern kann auf verlässliche, datenbasierte Auslastungsdaten zurückgreifen.

Organisatorischer Wandel

Flexibel planen für gezielten Austausch

Mit der Einführung der neuen Arbeitsrichtlinien hat sich die Form der Zusammenarbeit bei FUNKE verändert. Das hybride Modell ist mittlerweile fester Bestandteil des regulären Büroalltags. Das Tool dient dabei als organisatorische Unterstützung, um den Beschäftigten die eigenständige Koordination ihrer Präsenztage zu ermöglichen. Die Präsenzzeiten im Büro werden dadurch flexibler an die anstehenden Aufgaben angepasst, was den direkten, abteilungsübergreifenden Austausch im Arbeitsalltag unterstützt.

Betriebsrat

Mitbestimmung, Datenschutz und der Faktor „Made in Germany

Desk Sharing Systeme betreffen die Mitbestimmung des Betriebsrats und den Datenschutz. Deshalb musste die FUNKE Mediengruppe die internen Betriebsratsgremien bei der Softwareauswahl einbeziehen. Das Kriterium „Made in Germany“ und der deutsche Serverstandort spielten bei der Entscheidung eine wichtige Rolle. Sie lieferten das nötige Vertrauen und die rechtliche Basis, um die Fragen der Arbeitnehmervertretungen zu beantworten.

FUNKE Mediengruppe

Die FUNKE Mediengruppe ist ein deutsches Medienunternehmen, das sich auf drei Geschäftsbereiche konzentriert: Regionalmedien, National Brands sowie FUNKE Digital. Das Unternehmen ist durch eine dezentrale Struktur mit einer Vielzahl an Firmenstandorten und Produkten geprägt. Bundesweit sind rund 1.700 Journalistinnen und Journalisten sowie circa 2.800 Medienmacherinnen und Medienmacher für die unterschiedlichen Print- und Digitalmedien des Hauses tätig.

OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.