d.velop AG spart Flächen ein

Das Flex Office optimieren – aber wie?

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen.

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt.
Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

Die Herausforderung

750 Mitarbeitende – 350 Plätze

... so die Lage am Campus und Hauptsitz der d.velop AG in Gescher. Da das Unternehmen hybrid arbeitet, benötigt nicht jede:r einen eigenen Platz, doch wenn größere Meetings oder Events geplant sind, wurde es regelmäßig zu eng. Denn neben den lokalen Angestellten sind dann auch Personen aus anderen Standorten vor Ort.

Eine Platzbuchungs-Software musste her, damit vor allem Personen mit weitere Anfahrt sich vorab den passenden Platz sichern können. Das SaaS-Unternehmen hatte dabei hohe Anforderungen.

"Die Kollegen, die von weiter weg kommen, ... brauchen Sicherheit wenn sie hier an den Campus kommen oder auch in die Offices, dass sie dann auch einen Platz haben."

Frank SchnittkerContent Marketing Manager

„Wir haben für die Testphase einen kleinen Standort genommen, wo der Druck so am höchsten war. Ud wir haben es da einfach ausgerollt und es hat ab Tag eins funktioniert - ganz einfach, ohne lange Anleitung.“

Frank NienhausSenior IT Systems Engineer

Überraschender Mehrwert

Vernetzung erhöht, Fläche verringert

Mittlerweile nutzt d.velop desk.ly neben ihrem Campus an drei weiteren Standorten. Die Nutzer:innen schätzen die komfortable Buchung dank Merkmalen und Lieblingsplätzen. Auch der Austausch im Team wurde erleichtert, weil man durch das Tool leichter zusammenfindet.

Ein unerwarteter Vorteil ergab sich durch die Statistiken zur Auslastung der Büroflächen. So konnte ein große Fläche und damit Kosten eingespart werden.

„Anhand der Statistiken in desk.ly haben wir gesehen, dass wenn nicht gerade Spitzenzeiten sind, wir hier mit einer Zwei-Drittel-Belegung fahren, was letztlich dazu geführt, mal darüber nachzudenken, ´was brauchen wir effektiv an Flächen hier?`“

Frank SchnittkerContent Marketing Manager

d.velop AG

d.velop ist ein international agierendes Softwareunternehmen, das die Digitalisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen in Europa vorantreibt. Mit der d.velop platform bietet das Unternehmen digitale, KI-basierte Services, die Menschen und Organisationen miteinander verbinden sowie Abläufe automatisieren, vereinfachen und neu gestalten – sicher und rechtskonform. Unterstützt wird das Unternehmen dabei von einem weltweiten Netzwerk aus hunderten Partnerunternehmen, das Fachwissen und Service aus erster Hand bietet.

OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.

Voller Durchblick bei der Platznutzung

Das Flex Office optimieren – aber wie?

Shared Desks smart organisiert

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

Warum desk.ly?

750 Mitarbeitende – 350 Plätze

Usability im Vordergrund

Schnell startklar mit desk.ly

Vernetzung erhöht, Fläche verringert

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