Durchschnittliche Büroauslastung: 60% ungenutzt

Die durchschnittliche Büroauslastung beschreibt, welcher Anteil der vorhandenen Arbeitsplätze an einem Durchschnittstag tatsächlich genutzt wird. Im DACH-Raum lag diese in 2025 bei nur 40%, was somit einem "Shadow Desk Index" von 60% entspricht. Das ergab eine Auswertung von 10 Millionen Buchungen von desk.ly. Dieser hohe Shadow Desk Index bedeutet für Unternehmen nicht nur eine echte monetäre Belastung, er wirkt sich auch nachteilig auf die Unternehmenskultur aus. 

In diesem Beitrag ordnen wir den Shadow Desk Index ein – was er misst, was ungenutzte Fläche kostet und wie Unternehmen daraus mehr Qualität statt nur Einsparung machen.  

Was ist der Shadow Desk Index?

Der Shadow Desk Index, ein Kennwert aus dem desk.ly Hybrid Work Report 2026, misst den Anteil der Arbeitsplätze, der an einem Durchschnittstag ungenutzt bleibt. Während viele Entscheider:innen und Angestellte seit der Corona-Pandemie bereits das Gefühl hatten, dass es mehr Leerstand in ihren Büros gibt, macht der Shadow Desk Index ungenutzte Kapazität erstmals messbar. Er macht sichtbar, wie groß die Lücke zwischen vorhandener Bürofläche und tatsächlicher Nutzung geworden ist. 

Wie hoch ist die durchschnittliche Büroauslastung im DACH-Raum? 

Für den Hybrid Work Report haben wir anonymisierte Daten von Unternehmen, die desk.ly nutzen, ausgewertet. Dabei wird die vorhandene Kapazität an Arbeitsplätzen mit der Anzahl getätigter Buchungen verglichen. Die Analyse der tatsächlichen Belegung zeigt eine durchschnittliche Auslastung von lediglich 40%. Damit bleibt ein Großteil der vorhandenen Arbeitsplatzkapaziät ungenutzt. 

Warum bleiben 60% der Arbeitsplätze leer?

Viele Bürokonzepte sind noch immer auf eine klassische Fünf-Tage-Präsenzwoche ausgelegt. Diese starre Planung entspricht jedoch nicht mehr der Realität in den Unternehmen, denn hybride Arbeitsmodelle und Homeoffice-Optionen sind in vielen Unternehmen heute der Standard.

Die geringe Auslastung ist also kein Effizienzproblem, sondern die logische Folge hybrider Arbeit. Bei durchschnittlich zwei bis drei Präsenztagen pro Woche liegt die rechnerische Maximale-Auslastung ohnehin nur zwischen 40 und 60%, wenn das Büro noch auf 100% Präsenz ausgelegt ist. Die Lücke beschreibt also nicht einfach Leerstand im klassischen Sinn, sondern zeigt das strukturelle Potenzial hybride Arbeitsmodelle auf. 

Was kostet ungenutzte Bürofläche konkret?

Ein Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit 1.000 Arbeitsplätzen macht die Dimension greifbar: 

• Ø 12 m² pro Arbeitsplatz
• Ø 25 € Miete pro m²
• = 3,6 Mio. € Mietkosten pro Jahr
• Bei einer Reduktion der Fläche um nur 30 % ergäbe sich rund 1,08 Mio. € Einsparpotenzial pro Jahr. Zugleich bliebe ausreichend Puffer für hochfrequentierte Bürotage.

Dieses Einsparpotenzial ermöglicht den Wandel von Quantität zu Qualität. Viele Unternehmen nutzen diese Erkenntnisse nicht nur, um Kosten zu senken, sondern um gezielt in eine zeitgemäße Arbeitsumgebung zu investieren. 

Wie wird aus Flächenreduktion mehr Qualität?

Daten der JLL Immobilienberatung zeigen: Trotz steigender Leerstände bleiben hochwertige Flächen gefragt und erzielen Spitzenmieten. So kann durch Flächenreduktion die Qualität gesteigert werden – bei konstantem Budget.

Dieser "Flight to Quality" bedeutet: Unternehmen konsolidieren Flächen und investieren das Einsparpotenizal in hochwertige Standorte, moderne Multispace-Konzepte und bessere Ausstattung. So spielt das Büro seine kollaborative Stärke aus. 

Kostensenkung vs. Flight to Quality im Vergleich 

Was motiviert Mitarbeitende dazu, ins Büro zu kommen?

82% der Belegschaft kommen für den sozialen Austausch ins Büro. Dieses Ergebnis wird durch die "Homeoffice Experience 3.0"-Studie des Fraunhofer IAO bestätigt, für die 4.000 Büro- und Wissensarbeitende befragt wurden. Soziale Interaktion und Teamzugehörigkeit zählen zu den zentralen Treibern für den Arbeitsweg ins Büro.

Die wichtigsten Motive für den Bürobesuch: 

• Soziale Kontakte: 82%
• Meetings vor Ort: 51%
• Teamarbeit: 49%

Interessanterweise herrscht Konsens zwischen Belegschaft und Management: Laut Daten des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts (WSI) begründen 86,5% der Arbeitgeber Präsenzpflichten (Return to Office, RTO) mit der Förderung des Austauschs. Das Ziel ist somit identisch, Unternehmenskultur entsteht dort, wo Menschen sich begegnen.

Wie gestaltet man das Büro als Ort für Zusammenarbeit?

Präsenz wird vor allem dann genutzt, wenn Zusammenarbeit, Austausch und persönliche Abstimmung gefragt sind. Büroflächen sollten deshalb weniger als klassische Einzelarbeitsplätze gedacht werden, sondern stärker als Räume für Begegnung, Teamarbeit und gemeinsame Problemlösung.

Neue Formate und Raumkonzepte, die Zusammenarbeit gezielt fördern: 

• Teamtage, Projekt-Sprints und gemeinsame Bürotage
• Kollaborationsflächen und flexible Workshopräume
• Informelle Begegnungsbereiche für spontane Gespräche

So wird das Büro nicht nur zum Arbeitsplatz, sondern zum sozialen Ankerpunkt für Teams. 

Ungenutzte Fläche sichtbar machen

Bevor Fläche optimiert werden kann, braucht es belastbare Belegungsdaten. Genau hier setzt desk.ly an: Mit desk.ly buchst du und verwaltest du Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze auf einer zentralen Plattform und erhältst echte Nutzungsdaten. So wird der Shadow Desk Index im eigenen Unternehmen messbar – die  Grundlage für jede Flächenentscheidung. 

Quellen