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Offene Arbeitsumgebungen erleben gerade ein Comeback, allerdings nicht als Kopie früherer Großraumbüros, sondern als Antwort auf eine Arbeitswelt, die immer beweglicher wird. Teams wechseln zwischen Homeoffice, Büro und Remote-Phasen, Projekte verändern Strukturen und Mitarbeitende benötigen Arbeitsplätze, die zu ihren Aufgaben passen. Der Open Workspace soll all das möglich machen. Doch was steckt wirklich hinter dem Konzept und für wen lohnt es sich?
Dieser Beitrag zeigt, wie moderne Open Workspaces gestaltet werden, welche Vorteile und Grenzen sie haben.
Inhalt
Was ist ein Open Workspace?
Ein Open Workspace beschreibt eine Arbeitsumgebung, in der feste räumliche Grenzen zugunsten offener Strukturen aufgelöst werden. Im Gegensatz zu klassischen Einzel- oder Doppelbüros teilen sich Mitarbeitende eine größere, gemeinsam genutzte Fläche. Die Gestaltung folgt dabei keinem starren Layout, sondern einem modularen Ansatz: verschiedene Zonen stehen für unterschiedliche Arbeitsbedürfnisse bereit.
Wichtig ist, dass ein Open Workspace nicht einfach ein großer Raum voller Schreibtische ist. Das Büro der Zukunft setzt auf eine Mischung aus offenen Arbeitsbereichen, ruhigen Rückzugsorten, technisch ausgestatteten Meetingzonen und Bereichen für spontane Interaktion. Das Ziel ist, dass Mitarbeitende den Ort wählen können, der am besten zu ihrer aktuellen Aufgabe passt.
Ein Open Workspace bildet damit die Grundlage für Activity-based Working: Arbeiten wird nicht an einen festen Platz gebunden, sondern an die Tätigkeit selbst. Diese Flexibilität unterscheidet den Open Workspace fundamental von früheren Großraumbüros, in denen Mitarbeitende zwar in einem Raum saßen, aber kaum Möglichkeiten hatten, zwischen Arbeitsmodi zu wechseln.
Wie ein Open Workspace gestaltet wird
Ein Open Workspace lebt nicht davon, dass Wände verschwinden, sondern davon, wie bewusst die Fläche geplant ist. Moderne offene Büros bestehen aus unterschiedlichen Zonen, die jeweils einen klaren Zweck erfüllen. Das Konzept funktioniert nur, wenn Mitarbeitende einen intuitiven Wechsel zwischen Fokusarbeit, Austausch und Meetings vornehmen können, ohne dass es zu Störungen kommt.
Offene Arbeitsbereiche für kollaborative Aufgaben
Der Kern eines Open Workspace ist die offene Fläche, auf der Teams flexibel zusammenarbeiten können. Hier sitzen Kolleginnen und Kollegen bewusst näher beieinander, um spontane Kommunikation zu erleichtern. Diese Bereiche sind ideal für Projektphasen, Aufgaben mit viel Abstimmung oder kreative Prozesse. Wichtig ist dabei eine intelligente Anordnung der Möbel, damit Wege kurz bleiben und Interaktion unterstützt wird.
Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten
Damit ein Open Workspace nicht zum klassischen Großraumbüro wird, braucht er Orte der Ruhe. Telefonboxen, kleine Think Cells oder akustisch geschützte Nischen helfen Mitarbeitenden, sich für Fokusphasen zurückzuziehen. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Punkt – dabei entscheidet gerade die Balance zwischen Offenheit und Konzentration darüber, ob der Workspace später akzeptiert wird.
Flexible Möbel als Basis für Wandelbarkeit
Mobile Trennwände, modulare Arbeitsplätze oder höhenverstellbare Tische sorgen dafür, dass sich die Fläche schnell an neue Anforderungen anpassen lässt. Ein Team wächst? Ein Projekt benötigt mehr Platz? Kein Problem, der Raum lässt sich ohne große Umbauarbeiten neu organisieren. Diese Anpassbarkeit macht Open Workspaces langfristig deutlich effizienter als starre Bürolayouts.
Gemeinschaftsbereiche für informellen Austausch
Lounges, Coffee Points oder Sofaecken gehören heute fast selbstverständlich dazu. Sie bieten Raum für spontane Gespräche, kurze Pausen oder einen schnellen Austausch ohne formelles Meeting.
Technologie, die den Raum zusammenhält
Ein Open Workspace ist nur so flexibel wie die digitale Infrastruktur, die ihn unterstützt. Stabiles WLAN, Videokonferenzlösungen, Cloud-Zugänge und ein zuverlässiges Arbeitsplatzbuchungssystem wie desk.ly sind essenziell. Gerade hybride Teams profitieren davon, wenn sie jederzeit sehen können, welche Arbeitsplätze oder Räume verfügbar sind und wie die Fläche genutzt wird.
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Warum Open Workspaces in hybriden Arbeitsmodellen so gut funktionieren
Hybride Modelle verändern die Anforderungen an Büroflächen grundlegend. Nicht alle Mitarbeitenden sind täglich im Büro, Teamgrößen variieren und Projekte laufen in unterschiedlichen Konstellationen. Ein klassisches Büro mit festen Schreibtischen führt schnell dazu, dass Flächen leer stehen während gleichzeitig Meetingräume überlastet sind. Hier braucht es moderne Bürokonzepte.
Ein Open Workspace löst genau dieses Problem: Er reagiert dynamischer auf Anwesenheit, Teamstrukturen und spontane Zusammenarbeit. Statt starrer Belegung entsteht eine flexible Nutzung, die sich der Realität anpasst. Teams können sich tageweise neu zusammensetzen, Räume teilen oder Flächen kurzfristig erweitern, wenn ein Projekt mehr Synchronisation erfordert.
Von festen Plätzen zu funktionalen Zonen
Der Wandel zeigt sich besonders deutlich am Abschied vom „Mein-Schreibtisch-Prinzip“. Mitarbeitende wählen ihren Platz abhängig von der Aufgabe. Wer konzentriert arbeiten möchte, sucht die Quiet Zone auf. Wer mit dem Team abstimmt, wechselt in den offenen Bereich. Diese Freiheit sorgt für mehr Selbstbestimmung und wirkt sich positiv auf die Produktivität aus.
Bessere Nutzung bestehender Flächen
Da Arbeitsplätze nicht mehr für einzelne Personen reserviert sind, lassen sich Räume deutlich effizienter nutzen. Unternehmen berichten häufig, dass Open Workspaces ihnen helfen, Büroflächen zu reduzieren oder vorhandenen Platz sinnvoller zu verteilen, ohne dass es eng wirkt.
Vor- und Nachteile von Open Workspaces
Ein Open Workspace bietet viele Chancen, aber nur, wenn er sorgfältig geplant und begleitet wird.
Vorteile
Ein großer Vorteil ist die verbesserte Zusammenarbeit. Offene Strukturen ermöglichen schnelle Abstimmungen, spontane Interaktionen und stärken das Gefühl, als Team zusammenzuarbeiten. Dazu kommt die erhöhte Flexibilität, die sich besonders in hybriden Modellen auszahlt. Räume lassen sich leichter anpassen, skalieren oder umgestalten.
Viele Unternehmen nutzen den offenen Raum zudem, um ihre Unternehmenskultur sichtbarer und moderner zu machen. Der Workspace vermittelt ein Gefühl von Transparenz, Dynamik und Zugänglichkeit, das sich auch im Miteinander widerspiegelt.
Nachteile
Herausfordernd wird es, wenn Akustik und Zonierung fehlen. Offene Räume können laut sein, und ohne zentrale Regeln leidet schnell die Konzentration. Auch die Sorge, keinen geeigneten Arbeitsplatz zu finden, kann zu Unsicherheit führen, ein Problem, das sich jedoch mit klarer Kommunikation und Buchungssystemen wie desk.ly gut lösen lässt.
Ein weiterer kritischer Punkt ist die Privatsphäre. Unternehmen, die häufig mit sensiblen Daten oder vertraulichen Gesprächen arbeiten, benötigen geschlossene Räume oder hybride Mischkonzepte, um den Datenschutz sicherzustellen.
Wie sieht ein Open Workspace aus, der wirklich funktioniert?
Viele Unternehmen setzen sich aktuell intensiv mit der Frage auseinander, wie offene Raumkonzepte in der Praxis umgesetzt werden können. Denn ein Open Workspace funktioniert nicht automatisch gut, nur weil Wände entfernt werden. Entscheidend ist, wie konsequent das Konzept an den realen Arbeitsalltag angepasst wird.
Einblicke aus der Praxis zeigen, dass erfolgreiche Open Workspaces deutlich mehr sind als offene Flächen. Das bestätigt auch Annika Kühnle vom Büroeinrichtungsunternehmen kühnle’waiko, die seit Jahren Unternehmen bei der Planung moderner Arbeitsumgebungen begleitet. In ihren Projekten sieht sie immer wieder dieselben Kernfaktoren, die darüber entscheiden, ob ein Open Workspace später wirklich genutzt wird.
Struktur als Grundlage für Flexibilität
Annika beschreibt, dass große, offene Räume nur dann funktionieren, wenn sie klar gegliedert sind.
„Offenheit allein reicht nicht. Ein Open Workspace braucht definierte Bereiche – für Ruhe, für Austausch und für spontane Meetings,“ erklärt sie.
Fehlt diese Struktur, entsteht kein modernes Bürokonzept, sondern lediglich ein neues Großraumbüro.
Ergonomie und Technik als Muss, nicht als Extra
Eine weitere Beobachtung von kühnle’waiko: Viele Unternehmen unterschätzen anfangs, wie sehr die Qualität der Ausstattung über Akzeptanz entscheidet. Höhenverstellbare Tische, sinnvolle Akustiklösungen und funktionale Möbel gehören heute zur Basis. Noch wichtiger: Eine reibungslose digitale Infrastruktur.
„Ein Workspace kann optisch toll sein – ohne stabile Technik wird er im Alltag nicht genutzt,“ sagt Annika.
Mitarbeitendenbeteiligung als Erfolgsfaktor
Ein Aspekt, der in fast allen Projekten eine Rolle spielt, ist die Beteiligung der Teams.
Wenn Mitarbeitende früh eingebunden werden – etwa durch Workshops, Bedarfsanalysen oder Testflächen, steigt die Akzeptanz deutlich.
„Ein Open Workspace funktioniert nur, wenn er mit den Menschen entwickelt wird, die darin arbeiten,“ betont Annika.
Daten für kontinuierliche Verbesserung
Viele Unternehmen greifen inzwischen auf Nutzungsdaten zurück, um Flächen bedarfsgerecht weiterzuentwickeln. Das zeigt, wie stark Open Workspaces heute als dynamische Systeme verstanden werden: Büroflächen werden beobachtet, angepasst und optimiert, statt starr geplant.
Warum Technologie das Rückgrat eines Open Workspace ist
In offenen Büros ist nicht das Layout die größte Herausforderung, sondern die Organisation. Wenn täglich andere Personen im Büro sind, Teams flexibel arbeiten und Arbeitsplätze nicht fest vergeben sind, braucht es eine Lösung, die Transparenz schafft. Sonst entstehen schnell die typischen Probleme: Chaos bei der Platzsuche, doppelt belegte Räume, fehlende Übersicht darüber, wer überhaupt vor Ort ist.
Genau hier wird Technologie zum entscheidenden Bestandteil des Konzepts. Ein System wie desk.ly sorgt nicht dafür, dass ein Open Workspace hübscher wirkt, sondern dafür, dass er im Alltag funktioniert. Mitarbeitende können sehen, welche Arbeitsplätze frei sind, ob Teamflächen verfügbar sind oder wann ein Meetingraum genutzt werden kann. Das reduziert Unsicherheit und sorgt dafür, dass offene Flächen nicht zum Stressfaktor werden.
Besonders in hybriden Teams spielt das eine große Rolle. Wer nicht jeden Tag im Büro ist, möchte nicht Zeit damit verlieren herauszufinden, ob überhaupt ein Platz vorhanden ist. Mit einer Buchungslösung erledigt sich das in wenigen Sekunden. Unternehmen wiederum bekommen ein realistisches Bild davon, wie Flächen genutzt werden. Das hilft dabei, Entscheidungen zu treffen, ohne zu raten oder nach Gefühl umzubauen.
Technologie macht einen Open Workspace also nicht „smarter“, sondern praktisch nutzbar. Sie schafft Orientierung, verhindert Reibungsverluste und sorgt dafür, dass die Fläche das tut, wofür sie gedacht ist: flexibel funktionieren.
Fazit
Ein Open Workspace ist kein einfacher Trend und auch kein schneller Umbau. Offene Büros funktionieren nur, wenn sie durchdacht geplant sind: mit klarer Struktur, Bereichen für konzentriertes Arbeiten und Zonen für Zusammenarbeit. Ohne diese Grundlagen entsteht kein modernes Konzept, sondern ein Großraumbüro in neuer Optik.
Gleichzeitig braucht ein Open Workspace Regeln und Prozesse, die den Alltag vereinfachen. Teams müssen wissen, wie sie Flächen nutzen, welche Bereiche wofür gedacht sind und wie sie sich organisieren. Erst dadurch entsteht ein Umfeld, das tatsächlich flexibel arbeiten lässt . Technologie ist in diesem Modell kein Zusatz, sondern ein notwendiges Werkzeug. Sie sorgt dafür, dass offene Strukturen transparent bleiben und Mitarbeitende nicht ins Büro kommen, ohne zu wissen, ob ein Platz frei ist. Für Unternehmen bietet sie Daten, die helfen, Flächen realistisch weiterzuentwickeln.
Ein Open Workspace kann eine sinnvolle Antwort auf hybride Arbeit sein, vorausgesetzt, Raumkonzept, Arbeitsweise und digitale Unterstützung greifen sauber ineinander.
