Die 15 besten Apps für das Büro

Im modernen Büro läuft heute fast alles digital. Aufgaben werden geplant, Meetings organisiert, Dokumente geteilt und Teams über Tools verbunden. Einige Anwendungen stechen dabei heraus. Sie bringen Struktur, schaffen Klarheit und sorgen dafür, dass Zusammenarbeit wirklich funktioniert. Genau deshalb gibt es heute unzählige Apps fürs Büro, die versprechen, Abläufe einfacher zu machen. Doch welche davon sind wirklich hilfreich?

Wir haben uns durch die Tools für Kommunikation, Organisation und hybrides Arbeiten gearbeitet und zeigen dir die 15 besten Büro-Apps, die im Arbeitsalltag tatsächlich einen Unterschied machen.

Inhalt

• Apps für hybrides Arbeiten und Remote Work
• Apps für Aufgabenmanagement und Notizen
  
• Apps für Projektmanagement
  
• Apps für Zeiterfassung
  
• Apps zur Dokumentenverwaltung
  
• Apps für Fokus und Produktivität
  
• Fazit

Apps für hybrides Arbeiten und Remote Work

Büros sind heute keine festen Orte mehr, sondern Netzwerke aus Menschen, Orten und Ideen. Damit dieses Modell funktioniert, braucht es Tools, die Verbindungen schaffen, unabhängig davon, wo jemand gerade arbeitet.

1. desk.ly: Die Desk Sharing Software und App für hybrides Arbeiten

desk.ly macht hybrides Arbeiten einfach und übersichtlich. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Büroflächen sinnvoll zu nutzen und Mitarbeitenden mehr Freiheit bei der Arbeitsplatzwahl zu geben. Anstatt feste Schreibtische zu vergeben, können Arbeitsplätze flexibel gebucht werden. Das funktioniert bequem über den Browser oder direkt über die App.

Mit desk.ly sehen Teams auf einen Blick, welche Plätze frei sind, wer wann im Büro arbeitet und welche Meetingräume verfügbar sind. Auf dem interaktiven Büroplan kann jede Person genau den Arbeitsplatz auswählen, der am besten passt, zum Beispiel in der Nähe des Teams, in einer ruhigeren Zone oder mit viel Tageslicht.

Für Unternehmen ist desk.ly mehr als nur ein Tool zur Buchung von Schreibtischen. Die Plattform liefert detaillierte Auswertungen zur Nutzung von Arbeitsplätzen und Flächen. So lässt sich nachvollziehen, wie oft bestimmte Bereiche belegt sind und wo ungenutztes Potenzial liegt. Das erleichtert die Planung und spart langfristig Kosten.

Auch die Integration in bestehende Systeme ist unkompliziert. desk.ly verbindet sich mit Tools wie Microsoft 365, Google Workspace oder Slack. Buchungen und Anwesenheiten können dadurch direkt in den täglichen Workflow eingebunden werden, ohne zusätzliche Arbeitsschritte.

2. Slack

Slack ist eines der beliebtesten Kommunikationstools für Unternehmen und Teams, die digital zusammenarbeiten. Statt sich durch endlose E-Mail-Verläufe zu kämpfen, läuft die gesamte Kommunikation in Slack zentral an einem Ort zusammen.

In themenspezifischen Channels werden Informationen gebündelt, sodass alle relevanten Personen Zugriff auf dieselben Inhalte haben. Direktnachrichten ermöglichen schnelle Abstimmungen, während Dateien, Links und Dokumente direkt im Chat geteilt werden können. Praktisch ist auch die Integration mit Tools wie Google Drive, Trello, Zoom oder Asana. So lassen sich Prozesse verbinden, ohne ständig zwischen Anwendungen zu wechseln.

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams kombiniert Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Projektmanagement in einer Anwendung. Die Plattform ist Teil von Microsoft 365 und lässt sich daher ideal in bestehende Office-Workflows integrieren.

In Teams können Mitarbeitende Kanäle für Projekte oder Abteilungen anlegen, Dateien gemeinsam bearbeiten und über den integrierten Kalender direkt Meetings planen. Besonders nützlich ist die enge Verbindung zu Word, Excel, PowerPoint und SharePoint. So bleiben Dokumente immer aktuell und können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden.

Mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Whiteboard und Breakout-Räumen eignet sich Microsoft Teams sowohl für tägliche Abstimmungen als auch für Workshops oder Kundentermine. Die App kann auf Desktop, Tablet und Smartphone genutzt werden und ist damit eine zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit im Büro oder im Homeoffice.

Apps für Aufgabenmanagement und Notizen

Ein gutes Aufgabenmanagement ist die Grundlage für produktives Arbeiten. Diese Apps helfen, Projekte zu planen, Notizen zu sammeln und den Überblick zu behalten.

3. Todoist

Todoist ist eines der bekanntesten Tools für Aufgabenplanung. Du kannst Aufgaben nach Projekten, Prioritäten und Fälligkeiten sortieren, Labels vergeben und wiederkehrende To-Dos anlegen. Dank der Integration in Tools wie Google Calendar oder Slack bleibt alles synchronisiert.

4. Notion

Notion ist eine All-in-One-Plattform für Aufgaben, Notizen und Wissensmanagement. Teams können hier gemeinsam an Projekten arbeiten, Prozesse dokumentieren und Inhalte verlinken. Die flexible Struktur macht Notion besonders beliebt bei kreativen und dynamischen Unternehmen.

5. Evernote

Evernote ist ein Klassiker unter den Notiz-Apps. Ob Ideen, Dokumente oder Meetingnotizen – alles lässt sich strukturiert speichern und über Geräte hinweg synchronisieren. Mit der Web-Clipper-Funktion kannst du Inhalte direkt aus dem Browser sichern und in dein digitales Notizbuch übernehmen.

Apps für Projektmanagement

6. Asana

Asana ist eine der bekanntesten Plattformen für Projektmanagement. Aufgaben lassen sich klar zuweisen, Fristen setzen und Fortschritte visuell darstellen. Automatisierungen sparen Zeit, während Dashboards einen schnellen Überblick über den Projektstatus bieten.

7. Trello

Trello basiert auf dem Kanban-Prinzip. Aufgaben werden als Karten dargestellt und können zwischen Spalten wie „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ verschoben werden. Das intuitive System eignet sich besonders für Teams, die agil arbeiten oder visuelle Planung bevorzugen.

8. Monday.com

Monday.com bietet eine moderne, anpassbare Oberfläche. Teams können Projekte, Kampagnen oder Workflows individuell abbilden. Automationen, Zeitachsen und Dashboards sorgen dafür, dass kein Detail verloren geht. Besonders Marketing- und Produktteams schätzen die Flexibilität des Tools.

Apps für Zeiterfassung

9. Personio

Personio ist weit mehr als ein HR-Tool. Die Software bietet ein voll integriertes Modul für digitale Zeiterfassung, das Mitarbeitende und HR-Teams gleichermaßen entlastet. Arbeitszeiten lassen sich über Desktop oder App erfassen, inklusive Pausen, Überstunden und individueller Arbeitszeitmodelle.
Ein großer Vorteil liegt in der Verbindung mit anderen HR-Prozessen. Abwesenheiten, Urlaubsanträge und Gehaltsabrechnungen sind direkt verknüpft. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Zeiterfassung bis zur Lohnbuchhaltung. Gerade für Unternehmen, die bereits Personio als Personalplattform nutzen, ist das Zeiterfassungsmodul die logische Ergänzung – übersichtlich, datenschutzkonform und rechtssicher nach deutschem Arbeitsrecht.

10. clockin

clockin ist eine Lösung aus Deutschland, die besonders durch ihre einfache Bedienung überzeugt. Mitarbeitende können Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten mit wenigen Klicks erfassen – direkt über Smartphone, Tablet oder am PC. Die App funktioniert auch offline, was sie ideal für Außendienst, Handwerk oder Projektarbeit macht. Neben der klassischen Zeiterfassung bietet clockin praktische Zusatzfunktionen wie Projektzeiterfassung, digitale Checklisten, Aufgabenverwaltung und Dokumentation von Arbeitsnachweisen.
Für Unternehmen ist außerdem die Integration in bestehende Systeme ein Pluspunkt. Daten können an DATEV und andere Lohnbuchhaltungstools übergeben werden, was die Administration spürbar vereinfacht.

11. shiftbase

shiftbase ist ein weiteres beliebtes Tool aus dem europäischen Raum, das Zeiterfassung und Schichtplanung in einer Plattform vereint. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten erfassen, Urlaube beantragen und geplante Dienste einsehen. Manager wiederum behalten den Überblick über Arbeitszeiten, Personaleinsatz und Auslastung. Die cloudbasierte Lösung eignet sich besonders für Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten oder mehreren Standorten. Mit automatisierten Stundenabrechnungen und klaren Reports sorgt shiftbase für Transparenz in der Personalplanung.

Apps zur Dokumentenverwaltung

12. Google Workspace

Google Workspace bietet eine komplette Umgebung für Teamarbeit. Mit Docs, Sheets, Slides und Drive können mehrere Personen gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Alles wird automatisch gespeichert und ist von überall erreichbar.

13. Dropbox Business

Dropbox Business ist seit Jahren eine verlässliche Lösung für Dateifreigabe und Cloud-Speicherung. Mit Versionierung und individuellen Zugriffsrechten behalten Teams die volle Kontrolle über ihre Daten.

14. Confluence

Confluence ist ein digitales Unternehmenswiki, in dem Prozesse, Dokumentationen und interne Informationen zentral gespeichert werden. So geht Wissen nicht verloren und bleibt für alle zugänglich.

Apps für Fokus und Produktivität

15. Forest

Forest verwandelt Fokus in Motivation. Wer konzentriert arbeitet, pflanzt in der App einen Baum. Wer zwischendurch das Smartphone checkt, lässt ihn verwelken. Eine spielerische, aber wirksame Methode, um Ablenkung zu vermeiden.

Fazit

Am Ende geht es bei all diesen Tools um dasselbe Ziel: Arbeit soll sich weniger nach Aufwand und mehr nach Fortschritt anfühlen. Die besten Büro-Apps unterstützen genau das. Sie bringen Struktur in den Tag, fördern Teamarbeit und machen den digitalen Arbeitsplatz zu einem Ort, an dem Zusammenarbeit wirklich funktioniert.