Fake Work verstehen und vermeiden: Wie du echte Produktivität schaffst

Viele Unternehmen investieren Zeit und Energie in Aufgaben, die nach außen produktiv wirken, intern aber kaum Mehrwert schaffen. Meetings, Reports und Abstimmungen häufen sich, während die tatsächliche Wertschöpfung stagniert. Dieses Phänomen wird als Fake Work bezeichnet und beschreibt Arbeit, die beschäftigt hält, aber keine echten Ergebnisse liefert. Besonders in Zeiten von Hybrid Work und flexiblen Arbeitsmodellen ist das Risiko hoch, dass Teams ihre Ressourcen in Tätigkeiten stecken, die keinen Beitrag zu strategischen Zielen leisten.

In diesem Artikel geht es darum, was Fake Work konkret bedeutet, wie sie in modernen Organisationen entsteht, welche Folgen sie für Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit hat und wie Unternehmen sie durch klare Strukturen, Transparenz und eine fokussierte Arbeitsweise vermeiden können.

Inhalt

• Was ist Fake Work?
• Warum Fake Work entsteht

• Fake Work in der Praxis: Typische Szenarien bei hybrider Arbeit

• So erkennst du Fake Work: 7 Checkpunkte
• Gegenmaßnahmen und Strategien
• Fazit

Was ist Fake Work?

Fake Work beschreibt Tätigkeiten, die auf den ersten Blick nach Arbeit aussehen, aber keinen echten Mehrwert schaffen. Sie kosten Zeit, Energie und oft auch Motivation, ohne einen Beitrag zu den strategischen Zielen eines Unternehmens zu leisten. Typisch ist, dass Aufgaben zwar erledigt werden, aber weder Ergebnisse verbessern noch Entscheidungen unterstützen. Das kann in jedem Bereich passieren, von Marketing über IT bis hin zum Management.

Der Begriff wurde durch das Buch „Fake Work: Why People Are Working Harder Than Ever but Accomplishing Less“ von Brent D. Peterson und Gaylan W. Nielson geprägt. Die Autoren zeigen, dass viele Menschen immer mehr arbeiten, ohne tatsächlich mehr zu erreichen. Der Grund liegt nicht in fehlender Leistungsbereitschaft, sondern in Strukturen, die Aktivität wichtiger erscheinen lassen als Wirkung.

Im Deutschen wird oft von Scheinarbeit gesprochen, also Arbeit, die beschäftigt hält, aber keine spürbaren Ergebnisse liefert. Sie entsteht meist, wenn Ziele unklar sind, Prozesse unnötig komplex werden oder Erfolg daran gemessen wird, wie beschäftigt jemand wirkt, statt was tatsächlich erreicht wird.

Echte Arbeit, auch Real Work genannt, ist das Gegenteil. Sie schafft Wert, bringt Projekte voran und stärkt langfristig die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Fake Work dagegen bremst Fortschritt, weil sie Ressourcen bindet, ohne Nutzen zu stiften.

Warum Fake Work entsteht

Damit Fake Work verringert werden kann, muss zuerst verstanden werden, warum sie überhaupt entsteht. Verschiedene Faktoren in Unternehmen, Teams und Führungsstrukturen begünstigen dieses Phänomen.

Fehlende Klarheit über Strategie und Ziele

Wenn Mitarbeitende nicht wissen, worauf es wirklich ankommt, beschäftigen sie sich oft mit Aufgaben, die greifbar erscheinen, aber keinen Beitrag leisten. Viele Projekte oder Reports entstehen ohne Verbindung zu den eigentlichen Unternehmenszielen.

Organisations- und Managementlogiken, die Aktivität belohnen

In vielen Unternehmen gilt: Wer viel macht, wird gesehen. Beschäftigt zu wirken wird mit Engagement gleichgesetzt. Dadurch entsteht eine Kultur, in der Aktivität wichtiger scheint als Wirkung, was Fake Work weiter fördert.

Mikromanagement und Kontrollzwang

Wenn Führungskräfte jeden Schritt kontrollieren wollen, entsteht das Bedürfnis, sichtbar etwas zu tun, auch wenn es keinen echten Wert bringt. Mitarbeitende reagieren darauf mit Aktivität, um Sicherheit zu erzeugen oder Kontrolle zu vermeiden.

Angst vor Leerlauf und Bürokratie

Viele Organisationen sind durch Reportingpflichten, Dokumentationen oder komplexe Prozesse geprägt. Diese Aufgaben können sinnvoll sein, verlieren aber ihren Nutzen, wenn sie nur noch der Formalität dienen. So entsteht Arbeit, die beschäftigt, aber nichts verändert.

Ineffektive Strukturen und fehlende Abstimmung

Unklare Verantwortlichkeiten, doppelte Aufgabenverteilung oder Kommunikationslücken führen dazu, dass Arbeit mehrfach erledigt oder unnötig verkompliziert wird. Statt Fokus entsteht Reibung, die Produktivität blockiert.

Remote und hybride Arbeit als Verstärker

In hybriden Arbeitsumgebungen verschwimmt oft die Grenze zwischen Beschäftigung und echter Leistung. Wer nicht sichtbar im Büro arbeitet, möchte durch Aktivität zeigen, dass er präsent ist. Viele E-Mails, Nachrichten oder Meetings erzeugen den Eindruck von Produktivität, führen aber häufig zu Informationsüberfluss.

Fake Work in der Praxis: Typische Szenarien bei hybrider Arbeit

Hier sind einige Beispiele, wie Fake Work in modernen, hybriden Unternehmen aussehen kann:

• Ein Team organisiert wöchentliche Abstimm-Meetings, die inhaltlich unproduktiver sind und eher stören.

• Mitarbeitende entwickeln aufwendige Auswertungen oder Dashboards, die keiner anschaut.

• Ein Team führt ein neues Tool („für mehr Transparenz“) ein, verbringt aber mehr Zeit damit, das Tool zu optimieren als damit zu arbeiten.

• In Remote-Phasen werden viele kurze Check-Ins angesetzt, um „zu sehen, dass alle aktiv sind“ – anstatt klare Ergebnisse abzufragen.

• Man nutzt „Slack-Aktivität“ als virales Leistungsmerkmal (viele Nachrichten, viele Reaktionen), obwohl es nichts über den Output aussagt.

Diese Szenarien sind idealerweise Angriffpunkte, wenn man Fake Work in Organisationen identifizieren will.

So erkennst du Fake Work: 7 Checkpunkte

Fake Work zu erkennen ist oft schwieriger, als sie zu vermeiden. Viele Aufgaben wirken auf den ersten Blick sinnvoll, obwohl sie keinen echten Beitrag leisten. Um herauszufinden, welche Tätigkeiten wirklich Wirkung erzeugen, hilft eine strukturierte Reflexion. Die folgenden sieben Checkpunkte unterstützen dich dabei, Fake Work systematisch aufzudecken.

1. Ergebnisfokus prüfen
   Welche konkreten Ergebnisse oder welchen Impact sollte diese Aufgabe erzielen? Wenn sich das nicht klar benennen lässt, handelt es sich mit hoher Wahrscheinlichkeit um Fake Work.

2. Strategische Verbindung prüfen
   Wie hängt die Tätigkeit mit der Strategie oder den Zielen deines Teams oder Unternehmens zusammen? Arbeit, die keinen Bezug zu klar definierten Zielen hat, bringt selten echten Fortschritt.

3. Messbarkeit und Feedback sicherstellen
   Echte Arbeit ist messbar oder erzeugt zumindest eine Rückmeldung. Aufgaben ohne Feedback, Kennzahlen oder sichtbare Wirkung sind ein Hinweis auf geringe Relevanz.

4. Empfänger und Nutzen klären
   Wer profitiert von dieser Arbeit? Wenn niemand das Ergebnis liest, nutzt oder weiterverarbeitet, ist der Aufwand meist nicht gerechtfertigt.

5. Alternativen prüfen
   Gibt es einen einfacheren, schnelleren oder direkteren Weg zum Ziel? Wenn ja, sollte geprüft werden, warum der aufwendigere Weg gewählt wird.

6. Regelmäßige Überprüfung einplanen
   Aufgaben und Projekte, die über längere Zeit unverändert laufen, ohne dass Ergebnisse bewertet werden, bergen das Risiko, zu Selbstzweck zu werden.

7. Ressourceneinsatz analysieren
   Wie viel Zeit und Budget fließt in die Aufgabe? Wenn der Aufwand deutlich höher ist als der Nutzen, solltest du hinterfragen, ob die Arbeit ihren Zweck erfüllt.

Diese Fragen helfen dir, zwischen echter Arbeit und reiner Beschäftigung zu unterscheiden. Je klarer du deine Ziele, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten kennst, desto leichter lässt sich Fake Work vermeiden.

Gegenmaßnahmen und Strategien

Fake Work zu erkennen ist der erste Schritt, sie zu reduzieren der nächste. Echte Arbeit entsteht nur dort, wo Ziele klar sind, Verantwortung übernommen wird und Prozesse auf Wirkung ausgerichtet sind. Die folgenden Ansätze helfen dir, Fake Work im Alltag zu vermeiden und produktiver zu arbeiten.

Klare Ziele und OKRs festlegen

Ein gutes Zielsystem ist die Grundlage für echte Arbeit. Objectives and Key Results, kurz OKRs, schaffen Orientierung und machen Fortschritt messbar. Wenn alle wissen, worauf es ankommt, fällt es schwer, sich mit Aufgaben zu beschäftigen, die keinen Beitrag leisten.

Führung neu denken

Führungskräfte sollten nicht Aktivität, sondern Ergebnisse sichtbar machen und anerkennen. Statt zu fragen, wie viel jemand getan hat, sollte die Frage lauten, was die Arbeit tatsächlich bewirkt. So entsteht eine Kultur, die Wirkung belohnt, nicht Beschäftigung.

Meetings bewusst gestalten

Jedes Meeting braucht ein klares Ziel und eine klare Agenda. Nur wer einen Beitrag leisten kann, sollte teilnehmen. Auch feste meetingfreie Zeiten oder die Bündelung mehrerer kurzer Termine können helfen, Zeit und Fokus zurückzugewinnen.

Reporting schlank und zweckorientiert halten

Berichte sollten immer einen konkreten Zweck erfüllen. Vermeide es, Reportings nur zu erstellen, weil es Routine ist. Weniger, aber aussagekräftige Dashboards und Kennzahlen schaffen mehr Transparenz als viele ungenutzte Reports.

Agile Arbeitsweisen nutzen

Kurze Zyklen mit klaren Zwischenergebnissen, etwa in Form von Sprints, fördern echte Produktivität. Sie helfen, den Fokus zu behalten, Feedback früh einzuholen und Aufgaben mit geringer Wirkung schnell zu identifizieren.

Verantwortung und Ownership fördern

Wenn Teams und Mitarbeitende ganze Themen eigenständig verantworten, entsteht automatisch mehr Fokus auf Ergebnisse. Ownership bedeutet, nicht nur Aufgaben zu erledigen, sondern für den Erfolg des gesamten Prozesses einzustehen.

Transparenz und Feedback etablieren

Regelmäßige Feedbackgespräche, Reviews oder Retrospektiven helfen, ineffektive Routinen zu erkennen und zu verändern. Eine offene Kommunikation, in der auch infrage gestellt werden darf, ob etwas Sinn ergibt, ist entscheidend, um Fake Work zu vermeiden.

Komplexität reduzieren

Zu viele Tools, Prozesse und Freigabeschleifen fördern Scheinarbeit. Prüfe regelmäßig, welche Strukturen wirklich notwendig sind. Weniger Systeme und klarere Abläufe schaffen Raum für Fokus und Wirkung.

Fazit

Fake Work ist ein Symptom moderner Arbeitskulturen, in denen Aktivität oft mit Produktivität verwechselt wird. Wenn Aufgaben keinen klaren Zweck erfüllen oder Ergebnisse nicht messbar sind, entsteht schnell der Eindruck, viel zu tun, ohne wirklich voranzukommen.

Echte Arbeit entsteht dort, wo Ziele klar formuliert sind, Verantwortung übernommen wird und Feedback zur Verbesserung genutzt wird. Teams, die regelmäßig hinterfragen, welchen Beitrag ihre Aufgaben wirklich leisten, arbeiten nicht nur effizienter, sondern auch motivierter.