New Work definiert neue Arbeitskonzepte. Das Desksharing zur hybriden Arbeitsplatzgestaltung von desk.ly gehört dazu!
Was bedeutet eigentlich „New Work“?
Desksharing, Shared Desk oder Flex Office? Irgendwie den Arbeitsplatz teilen und hybrid Arbeiten?
Wie das funktioniert, kannst du dir bei uns in einer Live-Demo anschauen. Jetzt über den nachstehenden Button einen freien Termin buchen und neben der Erklärung sowie dem Praxis-Beispiel von desk.ly hilfreiche Tipps und Tricks bekommen!
Durch die Digitalisierung verändert sich die Arbeitswelt
Arbeiten findet durch den technologischen Fortschritt sowie den digitalen Wandel komplett neu statt. Die veränderten Anforderungen verlangen von Arbeitgeber*innen sowie Arbeitnehmer*innen neue Methoden und Fähigkeiten – vielmehr ein neues Mindset. Für Unternehmen mit konservativen Strukturen und Technologien ist das New Work eine große Herausforderung. Jedoch wird dies im fast täglichen „War for Talents“ (Kampf um die besten Fachkräfte) immer relevanter.
Welche möglicherweise bereits bekannten Services stellt ein*e Arbeitgeber*in bereits zur Verfügung?
Bekannte Services, die schon länger bei Unternehmen im Einsatz sind, werden meistens unbewusst wahrgenommen. Dazu zählen die folgenden digitalen Unterstützungsangebote:
- Arbeitszeiterfassung
- Gehaltsabrechnung
- Urlaubsantragstellung
- Reisekostenabrechnung
- Schulung oder Weiterbildung intern
- Schulung oder Weiterbildung extern
- Personalbogen und Änderungen
- Antrag/Genehmigung Dienstreise
Das Desksharing für das Flex Office, welches von Anbietern wie desk.ly gelöst wird und das Office mit dem Homeoffice vernetzt, kommt als neue stark wachsende Position in der Aufzählung hinzu.
New Work als digitales Ökosystem in der Arbeitswelt
Das Thema New Work muss von Unternehmen ganzheitlich verstanden und die Vorteile für das eigene Unternehmen herausgestellt werden. Es ist nicht nur ein großes IT-Projekt sondern ein Themenfeld, was sich in die Organisationsstrukturen des Unternehmens verankert und die Kommunikation verändert. Und nicht jedes Unternehmen ist sofort bereit für den Change und die Projekte zur Umsetzung können 12 bis 18 Monate bis zum Abschluss dauern.
Das Desksharing im Bereich New Work ist eine Organisationsform, bei der die Mitarbeiter*innen sich den Sitz- und Arbeitsplatz entsprechend den anfallenden Aufgaben selbst wählen können. Das flexible moderne Bürokonzept hat viele Vorteile, aber nur, wenn sich alle an klare Regeln und Absprachen halten. Mehr über die Regeln und Absprachen zum Desksharing findest du in unserem Blogbeitrag.
Vorteile von New Work und Desksharing im Flex Office
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Freiheiten
- Höhere Mitarbeiterbindung durch moderne Strukturen
- Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Im Homeoffice gibt es weniger Ablenkung als im Großraumbüro
- Produktiveres Arbeiten durch die selbstgewählte Arbeitsumgebung
- Büroflächenoptimierung durch Analyse der Flächennutzung und Auslastung
- Kostenreduzierung durch optimierte Raumaufteilungen oder Co-Working Spaces
Nachteile von New Work
- Feste Hierarchien wechseln zu selbstbestimmtem Arbeiten
- Anschluss an die Kollegen im Büro verlieren
- Work-Life-Blending kann zur Selbstausbeutung begünstigen
- Keine Trennung von Arbeitsplatz und privatem Umfeld
- Einarbeitung in neue digitale Tools und Plattformen sind essentiell
- Datenschutzbestimmungen können zuwiderlaufen, bspw. beim Arbeiten im Café
Die Vorzüge hybrider Arbeit und des Desksharing genauer erklärt
Mitarbeiterbedürfnisse erfüllen
Die Bedürfnisse von Mitarbeiter*innen sind so different, dass flexible Arbeitsplatzmodelle all diese Ansprüche berücksichtigen und das Privatleben integriert. Es lassen sich Freiräume schaffen oder Arztbesuche für einen selbst sowie für die Kinder managen. Zudem lässt sich Zeit sparen, wenn der Arbeitsweg möglicherweise nur zwei- bis dreimal die Woche zurückgelegt werden muss. Hybride Arbeitsplatzkonzepte können fast überall zum Einsatz kommen, wo Büroarbeit oder ähnliches geleistet wird. Es lassen sich die Wünsche der Mitarbeiter*innen in die Unternehmensphilosophie integrieren, wodurch eine stärkere Mitarbeiterbindung zum Unternehmen entsteht. Das Tool desk.ly ist ein Instrument für die Organisation und Verwaltung der Arbeitsplätze und bietet viele verschiedene Funktionen für die eigenständige Verwaltung des Flex Offices – von der Platzbuchung bis hin zur Analyse.
Wettbewerbsvorteil für Arbeitgeber*innen
Junge Menschen verbinden die berufliche Arbeit immer mehr mit ihrem Privatleben. Das mobile Arbeiten durch die vernetzte Welt ermöglicht die Verschmelzung der beiden Welten und schafft Freiraum zur Gestaltung des Arbeitsraumes und -platzes. Durch die Einführung von modernen Arbeitsplatzmodellen zum hybriden Arbeiten ist es möglich, die jungen Leute für das eigene Unternehmen im Recruiting-Prozess zu gewinnen und langfristig zu halten. Das Flex Office verbindet das Homeoffice mit dem Office und gestaltet neue Möglichkeiten für ein zeitgemäßes Arbeiten in Unternehmensstrukturen.
Mitarbeiterzufriedenheit fördert glückliche Mitarbeiter*innen
Die flexiblen Arbeitsplatzkonzepte und das Desksharing berücksichtigen auch die Mitarbeiter*innen, die feste Strukturen und eine feste Organisation wollen und benötigen. In der Desksharing-Anwendung von desk.ly können beispielsweise Bereiche auf einer Etage mit nicht buchbare Plätzen hinterlegt werden oder bestimmte Etagen oder Abteilungen werden vom Shared-Desk-Konzept ausgeschlossen. Die individuelle Anpassungen von modernen Software-Entwicklungen auf bestimmte Unternehmensbereiche schafft für alle Bedürfnisse eine Lösung. Durch die statische und flexible Möglichkeit, das Arbeitsumfeld zu gestalten, ist die Mitarbeiterzufriedenheit im Beruf gefördert, was wiederum die Produktivität und Leistungsfähigkeit erhöht.
Senkung der Büro- und Raumflächen im Unternehmen
Durch Desksharing und Flex Office ist es möglich zu analysieren, wie hoch die Auslastung der Bürofläche(n) gesamtheitlich oder an bestimmten Tagen ist. Damit kann berechnet und kalkuliert werden, wie viele Arbeitsplätze zur produktiven Arbeit überhaupt gebraucht werden. Die Schlussfolgerung der Analysen kann zeigen, dass die Bürofläche insgesamt verkleinert werden kann und damit Kosten (Fläche, Tische, Stühle, Miete, Strom usw.) eingespart werden. Zum „Wie kann das sein?“ ein Beispiel:
Es werden für 100 Mitarbeiter*innen nur 75 Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt, da vorherige Analysen gezeigt haben, dass 32% der Mitarbeiter*innen im Durchschnitt im Homeoffice sind. Um einen Überhang an Office-Mitarbeiter*innen an einem Tag zu vermeiden, sprich, dass nicht 76 Mitarbeiter*innen ins Office kommen und dann eine Person keinen Platz hat, übernimmt das Desksharing-Tool desk.ly die Verwaltung und Organisation. Alle Mitarbeiter*innen können sich im Voraus einen Platz buchen und sich freie Arbeitsplätze im Unternehmen anzeigen lassen.
Unser Fazit
Ob die Vor- oder Nachteile von New Work überwiegen, hängt unmittelbar von den Persönlichkeiten sowie den Tätigkeiten im Unternehmen ab. Möglicherweise sind auch nicht alle Bereiche des Unternehmens für ein modernes Bürokonzept geeignet, weswegen ein hybrides Modell nur für bestimmte Teile des Unternehmens sinnvoll sein kann. New Work wurde für den Freiheitsgedanken der Mitarbeiter*innen entwickelt und mit mehr Freiheit wächst auch der Zuwachs an Verantwortung und Selbstdisziplin. Die Vorteile können den Unternehmenserfolg nachhaltig steigern. Die möglichen Nachteile, die sich aus New Work und Desksharing ergeben können, müssen aus unserer Sicht in den kommenden Jahren durch eine Überarbeitung des Arbeitsrechts (wo die Corona-Pandemie den Prozess beschleunigt hat) und der Entwicklung von neuen Strategien aus den Personalabteilungen minimiert werden.