.svg){kind=logo}
Mit dem Wechsel von festen Schreibtischen zu flexiblen Shared Desks rückt ein Thema besonders in den Fokus: die Hygiene im Büro. Damit sich alle Kolleg:innen an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, braucht es mehr als nur einen Putzplan. Ein durchdachtes Desk Sharing Hygienekonzept ist der Schlüssel für eine gesunde Arbeitsumgebung und hohe Akzeptanz im Team.
In diesem Beitrag erfährst du, wie ihr Hygiene-Standards nachhaltig etabliert und welche Rolle die passende Software dabei spielt.
Inhalt
Desk Sharing Hygienekonzept: Das Wichtigste auf einen Blick
- Clean Desk Policy: Arbeitsplatz sauber und frei hinterlassen
- Regelmäßige Reinigung: Tisch, Tastatur und Maus vor und nach Nutzung desinfizieren
- Eigene Geräte bevorzugen: z. B. Headset oder Maus
- Hygienemittel bereitstellen: Desinfektion für alle zugänglich machen
- Verantwortung klären: Jeder ist für seinen Arbeitsplatz zuständig
- Grundreinigung sicherstellen: Ergänzend durch Reinigungsdienst
Was ist ein Desk Sharing Hygienekonzept?
Ein Desk Sharing Hygienekonzept umfasst alle Regeln und Maßnahmen, die sicherstellen, dass gemeinsam genutzte Arbeitsplätze sauber und hygienisch bleiben. Da beim Desk Sharing mehrere Personen denselben Arbeitsplatz verwenden, braucht es klare Standards für Reinigung, Ordnung und Verantwortung.
Im Kern geht es darum, Hygienerisiken zu minimieren und einen reibungslosen Wechsel zwischen Nutzern zu ermöglichen. Dazu gehören unter anderem eine klare Clean Desk Policy, die regelmäßige Desinfektion von Oberflächen sowie die Bereitstellung von Hygieneartikeln.
Ein durchdachtes Hygienekonzept schafft Sicherheit und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden in flexible Arbeitsplatzmodelle.
Warum Hygiene der Erfolgsfaktor für Desk Sharing ist
Beim Desk Sharing teilen sich verschiedene Personen Arbeitsmittel wie Tastaturen, Mäuse und die Tischflächen selbst. Ohne ein sichtbares und verlässliches Hygienekonzept entstehen schnell Vorbehalte. Psychologisch gesehen ist der „eigene“ Schreibtisch ein Schutzraum. Fällt dieser weg, muss das Vertrauen in die Sauberkeit der geteilten Fläche diesen Platz einnehmen.
Ein professionelles Konzept adressiert drei Kernbereiche:
- Gesundheitsschutz: Reduktion von Schmierinfektionen und Krankheitslast im Team.
- Wohlbefinden: Ein sauberer Arbeitsplatz fördert die Konzentration und Wertschätzung.
- Flächeneffizienz: Nur wenn Mitarbeitende sich sicher fühlen, nutzen sie das flexible Angebot auch gerne.
Die 4 Säulen eines modernen Hygienekonzepts
Ein effektives Hygienekonzept im Desk Sharing basiert nicht auf einzelnen Maßnahmen, sondern auf einem klar strukturierten Gesamtsystem. Nur wenn alle Bereiche ineinandergreifen, lässt sich ein dauerhaft hygienischer und reibungsloser Arbeitsplatz gewährleisten. Die folgenden vier Säulen bilden die Grundlage für ein funktionierendes Konzept.
1. Clean Desk Policy: Mehr als nur Ordnung
Die Clean Desk Policy ist das Herzstück. Sie besagt, dass jeder Arbeitsplatz am Ende des Tages komplett leer geräumt wird. Das hat zwei entscheidende Vorteile für die Hygiene:
- Gründliche Reinigung: Das Reinigungspersonal kann freie Flächen wesentlich schneller und gründlicher desinfizieren als vollgestellte Tische.
- Persönliche Barriere: Da keine privaten Gegenstände (Tassen, Fotos, Notizen) liegen bleiben, wird der Tisch neutralisiert.
Tipp: Stellt euren Mitarbeitenden Rollcontainer oder Schließfächer (Lockers) zur Verfügung, damit der Wechsel reibungslos funktioniert.
2. Bereitstellung von Hygiene-Stationen
Macht es eurem Team so einfach wie möglich. An strategischen Punkten im Büro oder direkt an den Arbeitsplatz-Clustern sollten Hygiene-Kits bereitstehen. Diese enthalten idealerweise:
- Biologisch abbaubare Desinfektionstücher für Oberflächen und IT-Equipment.
- Handdesinfektionsspender.
- Hinweise zur korrekten Reinigung von empfindlicher Hardware (z. B. Bildschirme).
3. Bedarfsweise Reinigung durch Workplace Analytics
Hier kommt die Technik ins Spiel. Klassische Reinigungspläne sehen oft vor, dass jeden Abend das gesamte Büro geputzt wird – egal, ob die Tische genutzt wurden oder nicht. Das ist weder nachhaltig noch kosteneffizient.
Mit einer Workplace Management Software wie desk.ly könnt ihr eure Reinigung steuern:
- Heatmaps nutzen: Eure Analytics zeigen euch genau, welche Zonen stark frequentiert waren.
- Gezielte Einsätze: Das Reinigungsteam konzentriert sich auf die tatsächlich genutzten Plätze. Das spart Zeit und schont das Budget für Energie- und Reinigungskosten.
- Status-Anzeige: Über die Software lässt sich visualisieren, welcher Platz bereits gereinigt wurde und somit „ready to use“ ist.
4. Partizipation und Kommunikation
Hygiene ist eine Gemeinschaftsaufgabe. Kommuniziert die Regeln klar und positiv. Nutzt keine Verbote, sondern betont den Vorteil für alle: „Wir hinterlassen den Platz so, wie wir ihn selbst gerne vorfinden möchten.“
Rechtliche Aspekte: Arbeitsschutz und Mitbestimmung
Als Arbeitgeber:innen seid ihr nach der Arbeitsstättenverordnung (§ 3a ArbStättV) verpflichtet, für eine gesundheitszuträgliche Arbeitsumgebung zu sorgen. Ein Hygienekonzept ist dabei ein zentraler Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung und hilft, Risiken im Desk Sharing systematisch zu minimieren.
Da das Hygienekonzept das Verhalten der Mitarbeitenden direkt betrifft, ist der Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen. Eine gemeinsame Betriebsvereinbarung schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern erhöht auch die Akzeptanz im Team.
Wichtig ist außerdem, dass bei digitalen Lösungen, etwa zur Arbeitsplatzbuchung, Datenschutz und Anonymisierung berücksichtigt werden. Nur so lässt sich Vertrauen schaffen und eine rechtskonforme Umsetzung sicherstellen.
Checkliste für euer Desk Sharing Hygienekonzept
Clean Desk Policy definiert und kommuniziert
Reinigungsregeln für Arbeitsplätze festgelegt (vor und nach Nutzung)
Desinfektionsmittel und Reinigungstücher bereitgestellt
Klare Verantwortlichkeiten für Mitarbeitende festgelegt
Regelmäßige Grundreinigung organisiert (z. B. durch externen Dienstleister)
Nutzung persönlicher Geräte empfohlen oder ermöglicht
Hygieneregeln sichtbar im Büro platziert (z. B. Aushänge)
Lüftungskonzept oder Maßnahmen zur Luftqualität definiert
Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und dokumentiert
Betriebsrat eingebunden und Vereinbarungen getroffen
Datenschutz bei Desk Sharing Tools berücksichtigt
Mitarbeitende regelmäßig informiert und sensibilisiert
Fazit
Desk Sharing entfaltet seine Vorteile nur dann, wenn klare Regeln eingehalten werden. Ohne ein durchdachtes Hygienekonzept entstehen schnell Unsicherheit, Unordnung und Frust im Team. Mitarbeitende wissen nicht, was von ihnen erwartet wird, und das Vertrauen in das Arbeitsplatzmodell sinkt.
Ein gutes Hygienekonzept schafft hier die nötige Struktur und Verbindlichkeit. Es definiert klare Verantwortlichkeiten, sorgt für ein einheitliches Vorgehen und ermöglicht einen reibungslosen Wechsel zwischen Arbeitsplätzen. Gleichzeitig trägt es dazu bei, dass sich alle Mitarbeitenden sicher und wohlfühlen.
Damit wird deutlich: Ein Hygienekonzept ist kein optionaler Zusatz, sondern eine zentrale Grundlage für funktionierendes Desk Sharing. Unternehmen, die hier sauber aufsetzen, profitieren langfristig von höherer Akzeptanz, besserer Zusammenarbeit und effizienteren Prozessen.
