Flexibles Arbeiten, das alle zusammenbringt

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Felix Mohr (Mitgründer von desk.ly): Wir sind heute bei den Stadtwerken Langen bei Frankfurt und schauen uns gemeinsam an, wie sie ihr hybrides Arbeitsmodell mit desk.ly umgesetzt haben. Kommt mal mit!

Carolin Piecha (Leiterin Personal): Wenn ich Einstellungsgespräche führe, ist vielen mobiles Arbeiten wichtig und natürlich dann auch, sich seinen Arbeitsalltag flexibel gestalten zu können.

Torben Boom (Leiter IT & Digitalisierung): Das stärkt unsere Arbeitgebermarke. Wir haben eine Betriebsvereinbarung geschlossen, in der teilweise, wenn die Stellen es hergeben, bis zu 80 % mobil gearbeitet werden kann.

Jasmin Bayer (Marketing): Für mich war es überhaupt nicht nachvollziehbar, wer wo sitzt und wer wann im Büro ist, weil man wirklich aktiv durchs Haus laufen und schauen musste, wer vor Ort ist und wer eben wo anzutreffen ist.

Carolin Piecha: Da war klar, dass wir natürlich auch ein Tool wie desk.ly brauchen, um das Ganze koordinieren zu können.

Torben Boom: Vor desk.ly hatten wir bereits ein System im Einsatz, über das wir unsere Schreibtische gebucht haben. Wir konnten keine Buchungspläne mehr anpassen und die Teams-Integration hatte leider nicht funktioniert. Und wir brauchten auch ein schöneres System, das einfach aufgebaut ist, das intuitiv zu bedienen ist.

Carolin Piecha: Aus HR-Sicht ist es wichtig, dass sich dadurch Teams zusammenfinden können, dass die Leute nicht unbedingt nur noch abteilungsspezifisch sitzen, sondern halt auch projektbezogen arbeiten können.

Torben Boom: Die wichtigste Anforderung für das neue System war: Es muss leicht zu bedienen sein, wir brauchen keinen Riesen-Schulungsaufwand, es muss in Teams integriert sein, man muss es über die Weboberfläche, das Smartphone und mit allen gängigen Methoden starten können. Die Betreuung durch desk.ly im Setup und Onboarding war perfekt. Es hat nur wenige Tage gedauert, bis das System einsatzbereit war.

Wir haben alle bestehenden Pläne übergeben, die wurden im System hinterlegt, haben dann unsere User angelegt, die Berechtigungen hinterlegt und konnten das System freischalten. Wir haben eine Clean-Desk-Policy, um den Datenschutz zu gewährleisten. Zudem erhält jeder Mitarbeiter noch eine Zusatzvereinbarung zum mobilen Arbeiten, um dem gerecht zu werden.

Wir hatten keine Probleme damit, das System zu integrieren und für unsere User auch Single Sign-On zu ermöglichen, sodass sie sich nicht noch weitere Passwörter und Anmeldedaten merken müssen.

Jasmin Bayer: Für mich war es sehr einfach, mich an das Buchungstool zu gewöhnen, weil ich finde, dass desk.ly in der Bedienung sehr intuitiv und von der Handhabung einfach ist.

Torben Boom: Wir haben das im Intranet kommuniziert und die Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt, aber das System war einfach und intuitiv zu bedienen – es gab kaum Rückfragen.

Carolin Piecha: desk.ly wurde von der Belegschaft gut angenommen. Bisher kann ich nur positive Rückmeldungen geben.

Torben Boom: Aktuell buchen wir über desk.ly unsere Schreibtischplätze. Wir haben die Buchungsdaten so weit analysiert und finden schon heraus, dass es Plätze gibt, die öfter und weniger oft benutzt werden, und überlegen, welche Büroflächen wir wirklich brauchen und welche wir vielleicht auch anderweitig nutzen können.

Jasmin Bayer: Die Zusammenarbeit mit den Kollegen hat sich deutlich verbessert. Für mich ist besonders nützlich, dass ich vorher transparent sehe, welche Kollegen vor Ort sind und wann sie vor Ort sind, und ich mich dementsprechend auch dazusetzen kann, weil das vieles einfach erleichtert. Man kann sich dann auch mal zu einem persönlichen Austausch auf einen Kaffee verabreden und sieht sich einfach mal wieder.

Torben Boom: Was vorher ziemlich getrennt war, ist nach den Renovierungsarbeiten dann ein bisschen zusammengeflossen. Es sitzen Leute aus der Technik mit den Vertrieblern zusammen, und das gibt ganz neue Perspektiven und Sicht auf die Dinge.