Flexibles Arbeiten, das alle zusammenbringt

Wenn Arbeitsmodelle flexibler werden, ist Organisation entscheidend. Mit desk.ly haben die Stadtwerke Langen ein Tool gefunden, das mobiles Arbeiten unterstützt, Transparenz schafft und von der Belegschaft sofort angenommen wurde. Hier berichten sie, was ihnen bei der Wahl des Tool wichtig war und warum sie sich für desk.ly entschieden haben.

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Das Flex Office optimieren – aber wie?

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen.

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt.
Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie LabudaSenior People Managerin OMR

Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

Die Herausforderung

Transparenz im Büro schaffen

Die Stadtwerke Langen ermöglichen ihren Mitarbeitenden bis zu 80 Prozent mobiles Arbeiten. Damit entstand jedoch eine neue Herausforderung: Es war kaum nachvollziehbar, wer wann im Büro ist. Das bestehende Buchungssystem konnte nicht flexibel angepasst werden und ließ sich auch nicht in Microsoft Teams integrieren. Für die tägliche Zusammenarbeit bedeutete das einen erheblichen organisatorischen Aufwand. Spontane Abstimmungen oder projektbezogenes Arbeiten im Büro waren nur schwer planbar.

„Das System war einfach und intuitiv zu bedienen und es gab kaum Rückfragen.“

Torben BoomLeiter IT & Digitalisierung

Flexibles Arbeiten neu gedacht

Intuitiv, transparent, flexibel

Mit desk.ly haben die Stadtwerke Langen mobiles Arbeiten und Büroanwesenheit klar strukturiert. Innerhalb weniger Tage war das System eingerichtet und die Mitarbeitenden konnten direkt starten. Die intuitive Bedienung machte lange Schulungen überflüssig, sodass desk.ly von Beginn an positiv angenommen wurde.

Dank der Integration in Microsoft Teams sowie der Nutzung über das Web und am Smartphone ist das System jederzeit zugänglich. Single Sign-on erleichtert den Login und sorgt für eine reibungslose User Experience. Auch Datenschutz spielt eine zentrale Rolle: Mit einer Clean-Desk-Policy und zusätzlichen Vereinbarungen zur mobilen Arbeit sind klare Standards gesetzt.

„Aus HR Sicht ist es wichtig, dass dadurch Teams sich zusammenfinden können, nicht unbedingt nur noch abteilungsspezifisch, sondern halt auch projektbezogen arbeiten können.“

Carolin PiechaHead of Human Resources

Insights

Nutzungsdaten helfen das Büro zielgerichtet zu optimieren

Die Stadtwerke Langen nutzen die umfangreichen Analytics in desk.ly, um ihr Büro weiterzuentwickeln. Anhand der Buchungsdaten sehen sie, welche Arbeitsplätze stark oder wenig genutzt werden. So können sie ihre Büroflächen effizienter planen und optimal einsetzen. Die Rückmeldungen der Mitarbeitenden sind durchweg positiv – desk.ly hat den Büroalltag spürbar vereinfacht.

Stadtwerke Langen

Die Stadtwerke Langen sind ein kommunales Versorgungsunternehmen mit Sitz in Langen bei Frankfurt. Als zuverlässiger Partner für die Region sichern sie die Versorgung mit Strom, Gas, Wasser und Wärme und engagieren sich gleichzeitig für eine nachhaltige Energiezukunft. Neben der Energie- und Wasserversorgung betreiben die Stadtwerke auch Infrastrukturen wie Bäder und Parkhäuser und tragen damit wesentlich zur Lebensqualität in der Stadt und Umgebung bei.

OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.