Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung
Hybride Arbeitsmodelle haben sich auch in der Stadtverwaltung etabliert. Ein Tool sollte hierbei für Transparenz sorgen. Tobias Fänger, Referatsleiter Digitalisierung & IT, berichtet, wie die Stadt beim Software-Einkauf und bei der Einführung vorgegangen ist.
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Das Flex Office optimieren – aber wie?
OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen.
Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.
"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Shared Desks smart organisiert
Damit das Flex Desking nicht zu Chaos führt, musste ein Tool zur Verwaltung der Arbeitsplätze her. Seit April 2021 nutzt das OMR Team desk.ly. Über die Desk Sharing Software sehen die Mitarbeitenden, welche Plätze frei sind, wer noch im Büro ist und können ihren Platz vorab reservieren. Die einfache Bedienung und Übersichtlichkeit überzeugten sofort.
"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."
Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...
- Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
- OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt.
- Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
- Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
- Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Warum desk.ly?
Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.
Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.
Weniger Platz nach dem Umzug
Die Stadt Osnabrück zentralisierte ihre IT-Abteilung an einem Standort, wodurch mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze vorhanden waren. Mit desk.ly konnte die Stadt ihre Büroflächen effizienter nutzen, Transparenz schaffen und datenbasierte Entscheidungen treffen – alles innerhalb kürzester Zeit.
- Verwaltung über mehrere Standorte verteilt, was zu mangelnder Übersicht über Flächen und Arbeitsplätze führte
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Mehr Mitarbeitende als verfügbare Arbeitsplätze erhöhten Bedarf an effizienter Flächennutzung
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Wunsch nach Transparenz und Planungssicherheit für Mitarbeitende und Verwaltung
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Vorgaben an Barrierefreiheit und einfache Verwaltung digitaler Lösungen
"Die IT war vorher an mehreren Standorten innerhalb der Stadt verteilt und die wurde jetzt hier zentral zusammengefasst und da hatten wir einfach das Problem, dass wir mehr Menschen als Arbeitsplätze haben."
Usability im Vordergrund
Die Stadt Osnabrück führte desk.ly ein, um Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze buchbar zu machen. und die Flächenauslastung auswerten zu können. Die Anwendung erfüllte all ihr Kriterien der Stadtverwaltung:
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Nutzerfreundlich – übersichtlich, intuitiv und pragmatisch
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Leicht zu administrieren, u.a. dank der nahtlosen Integration in bestehende IT-Struktur
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Barrierearm gemäß den städtischen Vorgaben zur digitalen Inklusion
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Datengestützte Auswertungen zur Flächenauslastung

„Aus Sicht der Nutzer war es wichtig, dass es, wenn man das sagen darf, einfach, smart und sexy ist. Also es muss übersichtlich sein, es muss einfach in der Bedienung sein, es muss pragmatisch sein.“

Schnelle Implementierung
In nur 30 Tagen war der erste Fachbereich startklar. Eine kurze Einweisung durch den persönlichen Customer Success Manager bei desk.ly und ein erklärendes Video reichten aus, um die Mitarbeitenden einzuweisen. Wegen der intuitiven Bedienung wurde die Anwendung binnen kürzester Zeit gut angenommen. Das Tool sorgt heute für Planungssicherheit und Transparenz bei der Arbeitsplatzverfügbarkeit.
Mehr Flexibilität und Transparenz
Für die Stadtverwaltung ist zudem entscheidend, die Nutzung der Büroflächen datenbasiert auswerten zu können. Durch die Lösung kann nun genau erfasst werden, wie hoch die Flächenauslastung ist und wie bestehende Kapazitäten genutzt werden.
Der Erfolg zeigt sich darin, dass keine zusätzlichen Flächen beansprucht werden mussten und die vorhandenen Flächen deutlich effizienter genutzt werden können. Die Stadt profitiert heute von einer messbaren Auslastung und fundierten Daten, die als Grundlage für zukünftige Entscheidungen dienen.

„Als wir das Tool noch nicht hatten, hatten wir ganz viel Sorge und Ängste. Kann das überhaupt passen? Wo sollen die Leute eigentlich alle sitzen? Man hat gemerkt, dass es da Unsicherheit gab und man Planungssicherheit haben wollte. Das haben wir durch das Tool geschafft."
Desk Sharing im öffentlichen Dienst
Das kostenlose Whitepaper zeigt auf, wie Verwaltungsbetriebe Shared Desks und hybrides Arbeiten erfolgreich umsetzen.
Die Stadtverwaltung Osnabrück ist die zentrale Verwaltungsbehörde der Stadt Osnabrück, einer bedeutenden Stadt in Westniedersachsen mit rund 167.000 Einwohnern. Osnabrück liegt zwischen dem Teutoburger Wald und dem Wiehengebirge, ist als „Friedensstadt“ bekannt und verbindet Stadtnähe mit Natur – unter anderem durch die Lage im UNESCO Global Geopark TERRA.vita.
Die Verwaltung stellt Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Institutionen bereit und sorgt für die effiziente Organisation städtischer Aufgaben. Mit modernen, digitalen Lösungen wie desk.ly verfolgt die Stadtverwaltung das Ziel, Prozesse zu optimieren, Ressourcen effizient zu nutzen und barrierefreie, nutzerfreundliche Arbeitsumgebungen für ihre Mitarbeitenden zu schaffen.
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Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.
