Hot Desking - Effizientes Arbeiten neu definiert

Das “Hot Desking” ist ein Modell des “Desk Sharings”, einer besonderen Form der Arbeitsplatzorganisation. Hier stehen weniger Arbeitsplätze zur Verfügung, als Mitarbeitende im Unternehmen bzw. in der Abteilung arbeiten. Die Mitarbeitenden haben dabei keinen festgelegten Arbeitsplatz.

In diesem Artikel möchten wir uns das Modell des Hot Deskings gerne genauer ansehen und dir erklären, was das genau ist. Außerdem sehen wir uns die Vor- und Nachteile an und zeigen dir, welche Voraussetzungen für Hot Desking nötig sind. 

Hot Desking - Das Wichtigste im Überblick

• Hot Desking ist eine besondere Form der Arbeitsplatzorganisation. Mitarbeitende haben hier keinen festen Arbeitsplatz, die Schreibtische werden geteilt und täglich neu besetzt.
  
  
• Laut einigen Studien fördert es die Teamkommunikation und das kreative Denken enorm.
  
  
• Es eignet sich vor allem für Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen oder vielen Mitarbeitenden im Außendienst oder Home-Office.
  
  
• Die Mitarbeitenden arbeiten entweder mit ihren Laptops oder melden sich über einen virtuellen Desktop im Netzwerk an. 

Was ist Hot Desking?

Hot Desking ist eine besondere Form der Arbeitsplatzorganisation und ein Modell von Desk Sharing.

Es stehen weniger Arbeitsplätze zur Verfügung, als Mitarbeitende im Unternehmen oder der Abteilung arbeiten. Mitarbeitende verfügen nicht über einen festen Arbeitsplatz. Die Arbeitsplätze werden geteilt und täglich neu besetzt. Dieses Modell kann sowohl für das ganze Unternehmen als auch nur für bestimmte Abteilungen oder Teams eingeführt werden. 

Woher stammt Hot Desking?

Hot Desking leitet sich vom sogenannten “Hot Racking” (oder auch “Hot Bunking”) der Matrosen ab. Die Matrosen haben sich auf einem Schiff die Betten geteilt, da es weniger verfügbare Betten als Matrosen auf dem Schiff gab. Das war aufgrund unterschiedlicher Wachdienste möglich, da nicht alle zur gleichen Zeit geschlafen haben. Die Matrosen nutzten einfach die Betten, die gerade frei waren.

Das Konzept ist insbesondere durch die Tech-Riesen im Silicon Valley bekannt und beliebt geworden. 

Für welche Unternehmen eignet sich das Hot Desk-System?

Das Hot Desk-System eignet sich grundsätzlich für Unternehmen, deren Mitarbeiter in einem flexiblen Arbeitszeitmodell tätig sind. Oder aber auch, wenn viele Mitarbeiter regelmäßig im Außendienst oder Home-Office arbeiten. 

Wenn deine Mitarbeitende unterschiedliche Anwesenheits- bzw. Arbeitszeiten haben, kann sich ein Hot Desk Office lohnen. 

Vorteile und Herausforderungen von Hot Desking

Sehen wir uns nun die Vorteile und Herausforderungen von Hot Desking beziehungsweise einem Hot Desk Office an. 

Hot Desk Office - Vorteile

Ein sogenanntes Hot Desk Office bringt sowohl deinem Unternehmen als auch deinen Mitarbeitenden einige Vorteile. 

Für dein Unternehmen bedeutet es meist eine Effizienzsteigerung sowie eine Kostenersparnis. Besonders, wenn es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende gibt, sinken die Ausgaben. Die benötigte Bürofläche wird kleiner, dadurch sind Miete und Heizkosten geringer. Ebenfalls benötigst du eine geringere Anzahl an ausgestatteten Schreibtischen und es gibt weniger Computer zu betreuen.  

Deinen Mitarbeitenden bringt Hot Desking mehr Flexibilität in der Arbeitsgestaltung. Arbeitsplätze können je nach aktuellem Bedarf gewählt werden. Unter anderem ruhigere Ecken für wichtige Telefonate oder den Platz neben einem bestimmten Kolleg:innen für eine optimale Zusammenarbeit. Das regelmäßige Wechseln des Arbeitsplatzes bedeutet Abwechslung und dadurch wird die Kreativität angeregt. Ebenfalls fördert Hot Desking den abteilungsübergreifenden Austausch zwischen Kolleg:innen.

Hier findest du noch einmal die Vorteile im Überblick:

• Effizienzsteigerung
• Kostenersparnis
• Flexible Gestaltungsmöglichkeiten
• Abwechslung
• Förderung von Kommunikation und Kreativität

Hot Desk Office - Herausforderungen

Trotz der vielen positiven Aspekte ist Hot Desking nicht immer das Richtige. Die Herausforderungen betreffen meist vor allem deine Mitarbeitenden. Jeden Tag den Arbeitsplatz zu wechseln, kann ein erheblicher Stressfaktor sein. Auch das Aufbauen von Beziehungen zu den ständig wechselnden Sitznachbarn und Kolleg:innen kann schwerer fallen. Manche Mitarbeitende empfinden auch die unpersönlichen Schreibtische, ohne individuelle Gestaltung, als weniger ansprechend. Auch der fehlende Stauraum für persönliche Dinge kann negativ aufgefasst werden.

Hier findest du noch einmal die Herausforderungen im Überblick:

• Potenzieller Stressfaktor
• Beziehungsaufbau wird erschwert
• Kein bis wenig Platz für persönliche Dinge
• Keine individuelle Gestaltung des Schreibtisches

So gehst du bestmöglich mit den Herausforderungen des Hot Deskings um

Das Konzept des Desk Sharings bringt unserer Ansicht nach mehr Vorteile als Herausforderungen mit sich. Denkst du darüber nach, ein Hot Desk Office in deinem Unternehmen einzuführen? Wir möchten dir gerne ein paar Tipps geben.

1. Sprich offen mit deinen Mitarbeitenden über deine Idee und beziehe sie in die Entscheidung mit ein. Passiert das nicht, könnten sie sich übergangen fühlen und ihre Motivation könnte daraufhin sinken.
   
   
2. Beginne mit einer Testphase, nach der deine Mitarbeitendem dir ehrliches Feedback zum Hot Desking geben können. 
   
   
3. Statte alle Schreibtische gleich aus, damit sich niemand benachteiligt fühlt.
   
   
4. Sorge für absperrbare Rollcontainer oder Spinde, in denen deine Mitarbeitenden ihre persönlichen Gegenstände aufbewahren können.
   
   
5. Stelle einen Meetingraum zur Verfügung, damit Besprechungen nicht im Großraumbüro stattfinden und andere Mitarbeitenden stören.
   
   

6. Führe eine Clean Desk Policy ein, die alle Mitarbeitenden dazu anhält, die Schreibtische sauber und aufgeräumt zu hinterlassen.

Was sind die Voraussetzungen für Hot Desking?

Ist dein Unternehmen grundsätzlich für Hot Desking geeignet, gilt es trotzdem noch einige Voraussetzungen zu erfüllen. 

Beispielsweise musst du die technischen Voraussetzungen für mobiles beziehungsweise remote Arbeiten schaffen. Das bedeutet, du benötigst einen ortsunabhängigen Zugang zum Unternehmensnetzwerk und den Daten. 

Mitarbeitende müssen entweder mit Laptops ausgestattet werden oder eine Möglichkeit haben, sich über jeden PC in ihren Account einzuloggen und somit auf ihre Daten zugreifen zu können. Auch die telefonische Erreichbarkeit sollte gewährleistet sein, entweder durch Smartphones oder eine geeignete Telefonanlage.

Auch die räumlichen Voraussetzungen müssen bedacht werden. So empfehlen wir beispielsweise, eigene Räume für die Zusammenarbeit im Team und Besprechungen zu schaffen. So können Meetings stattfinden, ohne die anderen Kolleg:innen bei der Arbeit zu stören. 

Hot Desking - Häufige Fragen & Antworten