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Was ist priorisiertes Buchen und wie richte ich es ein?
Was ist „Priorisiertes Buchen“?
„Priorisiertes Buchen“ sind spezielle Buchungsregeln, die du definieren kannst, um bestimmten Nutzergruppen oder einzelnen Nutzern Vorrang bei der Reservierung bestimmter Ressourcen zu geben. Damit wird sichergestellt, dass Personen in deiner Organisation, die regelmäßig bestimmte Arbeitsplätze, Zonen oder Meetingräume benötigen, bevorzugt Zugriff darauf haben.
Priorisierte Buchungsregeln sind sehr vielseitig und können angewendet werden auf:
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einen bestimmten Zeitraum (z. B. mit Start- und Enddatum)
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bestimmte Wochentage
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bis zu einem festgelegten Zeitpunkt, ab dem die Ressourcen für alle buchbar werden
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Gruppen sowie Einzelpersonen
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alle Ressourcen an einem Standort oder für einzelne Ressourcen auf Ebene des Raumplans
Beispiele für priorisiertes Buchen
Ein Team von Mitarbeitenden plant, für ein wichtiges Projekt feste Teamtage einzuführen. Jeden Freitag möchten sie gemeinsam im gleichen Büro arbeiten. Das Projekt startet im September und läuft über zwei Monate. Falls sie nicht alle reservierten Plätze benötigen, sollen andere Mitarbeitende die freien Plätze ebenfalls buchen können – allerdings erst ab Freitagmorgen um 7 Uhr. Mit unserem Feature „Priorisiertes Buchen“ lässt sich eine Regel erstellen, die genau diese Anforderungen erfüllt.
Oder: Das Management trifft sich montags regelmäßig zu Strategiebesprechungen. Dafür möchte es bevorzugt den großen Meetingraum nutzen. Mit „Priorisiertem Buchen“ kannst du eine Regel einrichten, die sicherstellt, dass der Raum zu diesen Zeiten priorisiert für das Management verfügbar ist.
Regeln für priorisiertes Buchen erstellen
Diese Klick-Demo führt dich durch die einzelnen Schritte und Optionen:
Wichtiger Hinweis zum priorisierten Buchen
Sobald eine Regel aktiviert wurde, sind die Bearbeitungsmöglichkeiten stark eingeschränkt. Die Regel kann nicht mehr gelöscht werden, sondern nur noch archiviert werden.
Aus Nutzersicht sieht das so aus
Wenn ein Nutzer Teil der priorisierten Gruppe ist, für die eine Regel erstellt wurde, sieht er neben der jeweiligen Ressource ein Stern-Symbol. Dieses Symbol erscheint an den Tagen, an denen die Regel gilt.
Wenn ein Nutzer nicht zur priorisierten Gruppe gehört, ist die Ressource für die entsprechenden Tage blockiert. Sie bleibt blockiert, bis die Ressource gemäß der definierten Regel freigegeben wird – danach ist sie wieder ganz normal buchbar.