Wie registriere ich Gäste ohne eigene Buchung?

Neben der Gästebuchung für Besuch, der einen eigenen Arbeitsplatz oder Meetingraum benötigt, kannst du in desk.ly auch einfach Gäste registrieren. Diese haben dann keine gebuchte Ressource, lassen sich aber über das Besuchermanagement verwalten und protokollieren. 

Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die Gästeregistrierung

Gut zu wissen: 

• Du kannst Gästeinformationen vor deinen Kolleg:innen verbergen.

• Du kannst deine Kolleg:innen aber auch zusätzliche Informationen mitteilen, indem du einen Kommentar ergänzt.

• Registrierte Gäste verwaltest und protokollierst du zentral über das Besuchermanagement.

Die automatisierte E-Mail an Gäste

Registrierte Gäste erhalten normalerweise eine automatisierte E-Mail mit den Eckdaten ihres Besuchs. Diese E-Mail ist standardmäßig aktiviert. 

• Du kannst für diese E-Mail aus 5 Sprachen wählen (Deutsch, Englisch, Französich, Spanisch und Italienisch).

• Alternativ kannst du diese E-Mail auch deaktivieren, z. B. wenn ihr euren eigenen Einladungsprozess unabhängig von desk.ly habt.

Die E-Mail an Gäste enthält eine Kalendereinladung für den geplanten Besuch und wichtige Informationen zu ihrem Aufenthalt, z. B. wo sie sich anmelden können.

Gästeregistrierungen löschen

Unter "Meine Buchungen" kannst du Gästeregistrierungen, die du erstellt hast einsehen und bei Bedarf löschen.