Wie richte ich Kostenstellen für Buchungen ein?

Mit Kostenstellen ordnen deine Nutzer ihre Buchungen direkt einer Kostenstelle eures Unternehmens zu. So könnt ihr später nachvollziehen, welche Abteilung oder welches Projekt eine Ressource genutzt hat.

Ihr legt fest, für welche Ressource Kostenstellen abgefragt werden, z. B. für bestimmte Räume, Plätze, Aufnahmestudios oder ähnliches.
Optional hinterlegt ihr Standardkostenstellen für Nutzer:innen, um ihnen die Angabe bei der Buchung zu erleichtern.

So richtest du die Abfrage von Kostenstellen ein und hinterlegst Kostenstellen im System

Aktiviere "Kostenstellen" in den Systemeinstellungen.
Lade die CSV-Vorlage herunter.
Trage in die Vorlage alle Kostenstellen ein, die in deinem Unternehmen auswählbar sein sollen. Du kannst bis zu drei Hierarchieebenen anlegen, jeweils mit ID und Name, z. B. Marketing › Außenkommunikation › Events.
Lade die Datei hoch und speichere deine Einstellungen. Möchtest du deine Kostenstellen später ändern, lädst du einfach eine neue Datei über Ersetzen hoch.

Tipp: Du kannst Kostenstellen auch über die API übertragen und pflegen. Das lohnt sich vor allem, wenn ihr viele Kostenstellen habt oder diese sich regelmäßig ändern.

2. Festlegen, bei welchen Ressourcen eine Kostenstelle nötig ist

Du entscheidest selbst, bei welchen Buchungen eine Kostenstelle angegeben werden muss, z. B. nur bei bestimmen Meetingräumen.

Navigiere im Adminbereich zu "Pläne" und öffne den gewünschten Plan.
Klicke auf die Ressource, z. B. einen Platz oder einen Meetingraum.
Aktiviere den Schalter "Kostenstelle erforderlich" und speichere deine Änderungen.

Gut zu wissen: Kostenstellen werden nur abgefragt, wenn dies für die Ressourcen so hinterlegt ist, um die Buchung nicht unnötig zu verkomplizieren.

3. Standardkostenstelle für Nutzer hinterlegen

Hinterlege Standardkostenstellen für Nutzer:innen, um ihnen die Buchung zu erleichtern. Diese ist dann nämlich automatisch vorausgewählt, kann aber bei der Buchung geändert werden. Zur Auswahl stehen alle Kostenstellen aus deinem Upload.

Du hast drei Möglichkeiten Standardkostenstellen für Nutzer:innen zu hinterlegen:

Per Bulk-Import über eine CSV-Datei: Exportiere die Nutzerliste in der Benutzerverwaltung, trage die Kostenstelle in die entsprechende Spalte ein und importiere die Datei wieder.
Einzelne Benutzer:innen bearbeiten: Öffne in der Benutzerverwaltung den Nutzer und wähle unter "Standardkostenstelle" die passende Kostenstelle aus.
Per API: Ihr könnt Standardkostenstellen auch über die Schnittstelle an desk.ly übergeben.

Gut zu wissen: Nutzer:innen können ihre Standardkostenstelle nicht selbst ändern.

Was Nutzer:innen beim Buchen sehen

Bei Ressourcen, für die eine Kostenstelle erforderlich ist, erscheint im Buchungsfenster das Feld Kostenstelle als Pflichtfeld.
Ist eine Standardkostenstelle für die Person hinterlegt, ist diese schon ausgewählt, kann aber geändert werden.
Auswählbar sind nur Kostenstellen der untersten Hierarchieebene. Übergeordnete Ebenen dienen zur Orientierung.
Die Kostenstelle erscheint auch unter Meine Buchungen und kann dort bis zum Beginn des gebuchten Zeitraums noch angepasst werden.

Kostenstellen können unter meine Buchungen nachträglich angepasst werden | desk.ly Hilfe

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