Was ist die Check-In-Funktion und wie aktiviere ich sie?

Werden Plätze gebucht, dann aber doch weder genutzt noch storniert, verfälscht das eure Statistiken. Mit Check-ins legt ihr eine bessere Datengrundlage, die die tatsächlich Nutzung widerspiegelt. Wenn ihre diese Funktion aktiviert, werden Nutzer:innen gebeten, ihre Platznutzung zu bestätigen. Du als Admin kannst dieses Feature in den Systemeinstellungen übergeordnet aktivieren oder deaktivieren.

Gut zu wissen:

Check-ins sind 30 Minuten vor Start der Buchung möglich – praktisch, wenn jemand früher als geplant am Platzt ist.
Beim Check-in-Zeitraum könnt ihr festlegen, wie lange nach Buchungsstart der Check-in möglich ist und ob nicht eingecheckte Buchungen danach automatisch gelöscht werden.
Nutzer:innen erhalten eine E-Mail-Erinnerung für den Check-in.
Wenn ihr desk.ly Connect nutzt, erfolgt der Check-in automatisch beim Verbinden mit einem verknüpften stationären Gerät (z. B. Monitor, Docking-Station).

Die Check-in-Funktion ist in allen desk.ly Paketen enthalten.

Check-ins aktivieren

1. Gehe im Adminbereich zu den Systemeinstellungen.

2. Hier kannst du die Check-in-Funktion aktivieren und anpassen.

Automatische Löschung

Wenn du die "Automatische Löschung von Buchungen ohne Check-in" aktivierst, werden nicht eingecheckte Buchungen nach einem von dir festgelegten Zeitraum automatisch gelöscht. Die gebuchten Ressourcen werden dann wieder frei.

Du kannst den den Check-in-Zeitraum für deine Mitarbeitenden einstellen. Sie haben dann entweder 30, 60, 90 oder 120 Minuten nach Buchungsbeginn Zeit, sich einzuchecken. Das bietet ihnen mehr Flexibilität.

Check-in Erinnerungen

Wenn ihr desk.ly Connect nutzt, werden Nutzer:innen eingecheckt, sobald sie ihren Laptop am Platz anschließen, z. B. an einen Monitor oder eine Docking-Station. Das sorgt für die exaktesten Daten, da hier nichts vergessen werden kann.
30 Minuten vor Buchungsbeginn erscheint ein Pop-up auf dem desk.ly Startbildschirm, über das Nutzer:innen ihre Buchung entweder einchecken oder stornieren können.
Außerdem erhalten sie 15 vor Buchungsbeginn eine E-Mail mit der Bitte, sich einzuchecken:

Nutzer:innen werden per E-Mail daran erinnert, ihre Buchung in desk.ly einzuchecken

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