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Unterschiede und was es bei der SCIM-Integrationen zu beachten gilt
Vorteile einer SCIM-Integration
Eine Integration über das SCIM-Protokoll ermöglicht eine datensparsamere Synchronisation von Nutzerdaten mit desk.ly. Im Unterschied zur herkömmlichen HR-Synchronisation, bei der alle Daten aus dem System zu desk.ly übertragen werden, kannst du deine Auswahl mit der SCIM-Integration einschränken und nur relevante Nutzergruppen synchronisieren.
Diese Nutzergruppen kannst du wiederum in desk.ly nutzen, um Berechtigungsgruppen anzulegen.
Wichtig ist dabei, dass du das Whitelisting, also die Auswahl der zu synchronisierenden Gruppen, sowohl im Ursprungssystem als auch in desk.ly vornehmen musst.
So gehst du bei einer SCIM-Integration in desk.ly vor
Schritt 1: SCIM-Verbindung herstellen
Zunächst musst du deine SCIM-Integration mit Kombo verbinden, dem Tool, dass desk.ly für die Synchronisation verwendet. Folge dazu den Schritten in dieser Anleitung, um die Verbindung zur SCIM-Integration herzustellen.
Schritt 2: SCIM-Integration einrichten
- Anschließend richtest du die SCIM-Integration in deinem HR-System, z. B. Entra ID (vormals Azure AD) ein. Wie das genau funktioniert, erklärt dir diese Anleitung zur Einrichtung der SCIM-Verbindung.
- Sobald du die SCIM-Verbindung verifiziert hast, wählst du die Nutzergruppen aus, die du synchronisieren möchtest (Schritt 12, folgende). Wichtig: Wähle hier alle Gruppen aus, die du anschließend in desk.ly nutzen möchtest, um deinen Nutzer:innen Berechtigungen zu erteilen.
Beispiel: Du hast eine Gruppe "Alle Mitarbeiter", mit allen Mitarbeitenden, die du in desk.ly importieren möchtest. Viele dieser Mitarbeitenden sind in deinem System aber weiteren Gruppen zugeordnet, z. B. "Customer Success", "IT", "Management". Auf Basis dieser Gruppen möchtest du in desk.ly Berechtigungen vergeben, z. B. darf nur Management einen bestimmten Meetingraum buchen oder nur die IT darf auf einer bestimmten Etage buchen. Dann musst du in der SCIM-Integration alle Gruppen auswählen (Whitelisting), die du für Berechtigungen nutzen möchtest.
- Sobald du die Bereitstellung der Nutzergruppen in der SCIM-Integration abgeschlossen hast, musst du in desk.ly die Gruppen entsprechend zuweisen.
Schritt 3: Benutzergruppen in desk.ly zuweisen
- Gehe in den Admin-Bereich.
- Scrolle in der Navigation links zu "User Management" und klicke auf "HR-Synchronisation".
- In der Kachel "Quelleneinstellungen für die Synchronisierung" kannst du nun unter "Synchronisierung nach Gruppen" die Gruppe auswählen, deren Mitglieder in desk.ly übertragen werden sollen.
Gut zu wissen: Es werden nur Personen importiert, die in der hier ausgewählten Gruppe enthalten sind. Aber für diese Personen wird auch übermittelt, ob sie in deinem HRIS weiteren Gruppen angehören, z. B. "Customer Success" oder "Management". Diese Information ist nötig für den nächsten Schritt. - In der Kachel rechts oben kannst du nun die Personen euren desk.ly Berechtigungsgruppen zuordnen. So kannst du z. B. die Personen aus der Gruppe "Customer Success" der desk.ly Berechtigungsgruppe "Customer Success" zuweisen, oder Mitglieder von "Management" der desk.ly Berechtigungsgruppe "Geschäftsführung".
- Überprüfe deine Auswahl und speichere die Änderungen.