User Management

¡Paso a paso en la gestión de usuarios! Asigna ahora las autorizaciones en nuestra herramienta de uso compartido de escritorios.

Gracias a esta función, ahora es posible que los usuarios de desk.ly de tu organización tengan diferentes derechos de acceso. Consiste en asignar a determinados grupos (subcontratistas, departamento, equipos) permisos para las ubicaciones, las plantas, los planos de asientos y las plazas. En esta guía paso a paso, te explicamos con detalle qué configuraciones tienes que hacer para la función de compartir escritorio y a qué debes prestar atención.

Nuestro consejo: lee atentamente estas instrucciones antes de activar y probar la función!

 

1. Activación de la función de permisos


En la configuración del sistema de nuestra herramienta de uso compartido de escritorios, los administradores pueden determinar si se pueden conceder permisos activando o desactivando la función "Permisos". Si se activa, los usuarios no tienen inicialmente permisos. Primero hay que aplicarlos. En los próximos pasos os mostraremos cómo hacerlo.

Nota: Los vídeos de esta guía están en alemán, pero tienen subtítulos en español.

 

 

2. Definición de grupos de autorización

Los administradores tienen ahora la opción de definir grupos de autorización para usuarios individuales. Como se puede ver en el siguiente vídeo, hay que crear un subcontratista, un departamento y uno o varios equipos para ello. Los tres campos deben ser completados. No se puede por ejemplo, completar solo la parte del subcontratista. Se pueden añadir nuevos grupos simplemente escribiendo y pulsando el botòn ENTER y se pueden buscar los ya creados simplemente introduciéndolos en el campo correspondiente.

 

Las empresas con estructuras más pequeñas pueden limitarse a utilizar términos tanto a nivel de departamento como de equipo. A menos que haya un subcontratista, el nombre de la empresa puede insertarse simplemente aquí de nuevo. Aquí algunos ejemplos de cómo puede aparecer en las empresas:

Ejemplo 1

Empresa: Musterfirma GmbH

Subcontratista:Subcontratista A

Departamento: Marketing

Team: Eventmarketing

Ejemplo 2

Empresa: Musterfirma GmbH

Subcontratista:Subcontratista B

Departamento: Buchhaltung

Team: Contabilidad 

Ejemplo3

Empresa: Test AG

Subcontratista: Test AG

Departamento: Test AG

Team: Test AG

Nota: presta atención a las mayúsculas y minúsculas cuando gestiones nuevos grupos, de lo contrario los grupos se almacenarán varias veces en desk.ly. Esto puede llevar a que los usuarios no puedan acceder a las posiciones "autorizadas" porque se ha añadido el grupo de usuarios "equivocado" (diferente ortografía). Sólo se puede introducir un subcontratista y un departamento para un usuario. Sin embargo, puede ser asignado a diferentes equipos, por ejemplo, la persona está en los equipos de eventos y gráficos. En el archivo CSV (plantilla de importación), se separan con un "|", por ejemplo, Gráficos|Eventos.

 

Plantilla de importación

Los grupos de autorización también se pueden introducir utilizando nuestra plantilla de importación, que puede encontrar como administrador en la administración de usuarios. Esto os ahorra tiempo y esfuerzo. Sólo hay que descargar el archivo CSV a través del enlace "Plantilla de importación", editarlo y exportarlo como  archivo CSV y subirlo a través del enlace "Importar usuarios". Se pueden encontrar más informaciones en nuestro breve vídeo explicativo:

 

3. Introducción de grupos de usuarios en la configuración del desksharing

 

En desk.ly, los grupos de usuarios autorizados pueden ser introducidos por los administradores en varios lugares como ubicaciones, plantas y/o asientos. Para hacerlo, hay que seleccionar, por ejemplo, la ubicación correspondiente y establecer tantos grupos de autorización como quieras. Para cada grupo añadido, el administrador recibe un cuadro en el que se pueden realizar las siguientes configuraciones en el software de reparto de uso compartido de escritorios::

  • Selección de la empresa
  • Selección de los departamentos
  • Selección de los teams
  • Opción "Borrar grupo".
  • Añadir grupo

En esta casilla se pueden almacenar las autorizaciones para el desksharing mediante la asignación de grupos de usuarios (a través de subcontratistas, departamentos y equipos). Se pueden añadir varios teams a un departamento en un solo paso. Si queréis dar acceso a varios departamentos a, por ejemplo, un local, sólo tenéis que añadir más grupos de usuarios autorizados a través de "Añadir grupo".

El mismo principio se aplica a las plantas y a los asientos. Aquí también se pueden añadir grupos de usuarios autorizados. Si ya se han introducido los permisos de compartición de escritorio para una ubicación, se heredan. Esto sólo cambia cuando se añaden nuevos grupos de permisos a las plantas o asientos. Además, estos permisos también se pueden crear en puestos de trabajo individuales y se pueden introducir usuarios autorizados individuales. Aquí es importante señalar que estas personas también deben estar autorizadas para el puesto para poder reservar la plaza. Puede ver cómo es esto en nuestro vídeo explicativo:

 

Si la función se desactiva por alguna razón, los grupos de permisos dejan de funcionar y todos los usuarios pueden volver a ver todo. Cuando se reactiva la función, se restauran los permisos almacenados previamente.

 

Mejores prácticas para la función de compartición de escritorios

    1. Activar la nueva función. Descargue la plantilla de importación y edítela. Al crear subcontratistas, departamentos y equipos, hay que asegurarse de utilizar mayúsculas y minúsculas! Nachdem du die Import-Vorlage heruntergeladen hast, kannst du die Funktion erst einmal wieder deaktivieren.
      1. Nuestro consejo: podéis filtrar las columnas individuales de la tabla y, por ejemplo, mostrar todos los empleados de una subempresa.
    2. Lo mejor es empezar almacenando todos los grupos de autorización relevantes en la aplicación de desksharings, por ejemplo, en ubicaciones, plantas y asientos. Una vez hecho esto, no se pueden hacer reservas durante un corto periodo de tiempo. Por lo tanto, lo mejor es informar a todos vuestros colegas.
    3. A continuación,hay que subir la plantilla de importación modificada. Todas las autorizaciones vuelven a funcionar.
    4. ¿Los permisos no funcionan como deberían? Podeis cambiar a la vista de un usuario en modo de suplantación (área de administración -> Administración de usuarios) para entender mejor dónde puede producirse un error. El breve vídeo muestra cómo hacerlo:
    5. ¿Todavía no podeis llegar más lejos? Entonces, ¡desactivéis la función! Los grupos de autorización ya almacenados permanecen en segundo plano. A continuación, podeis poneros en contacto con nuestro servicio de atención al cliente. Estaremos encantados de ayudaros.