User Management

Découvrez la gestion des utilisateurs étape par étape et attribuez maintenant des droits d'accès dans desk.ly !

 

Avec cette fonctionnalité, il est désormais possible d'attribuer différents droits d'accès aux utilisateurs de votre entreprise. Ainsi, ils peuvent être affectés aux groupes d'autorisation (entité secondaire, département, équipes) pour obtenir des autorisations sur les locaux, les étages, les plans et les postes de travail. Dans ce manuel, nous expliquons en détail les paramètres que vous devez définir pour la fonction et les points de surveillance.

Notre conseil : Lisez attentivement les instructions avant d'activer et d'essayer la fonctionnalité !

 

1. Activez la fonction autorisation

Dans les paramètres, les administrateurs peuvent déterminer si les autorisations peuvent être attribuées en activant ou en désactivant la fonction "Autorisations".
En cas d'activation, les utilisateurs n'ont initialement aucune autorisation. En premier lieu, ils doivent être ajoutés et les droits d'accès appliqués. Suivez les étapes ci-dessous pour savoir comment procéder !

Note : les vidéos de ce guide sont en allemand. Vous pouvez accéder au sous-titres en français en cliquant sur la barre de lecture en bas à droite (Untertitl). 

 

2. Définir des groupes d'autorisation

Les administrateurs ont désormais la capacité de définir des groupes d'autorisation pour chaque utilisateur. Comme indiqué dans la vidéo suivante, il faut ajouter à cette fin une entité secondaire, un département et une ou plusieurs équipes. Ces trois champs doivent être complétés. Il n'est pas prévu que, par exemple, seule l'entité secondaire soit enregistrée. De nouveaux groupes peuvent être ajoutés simplement en appuyant sur la touche + ENTRÉE. Il est possible de rechercher ceux qui ont déjà été créés en les entrant dans le champ correspondant.

 

Les entreprises ayant des organisations plus petites peuvent se limiter à utiliser des critères au niveau des départements et des équipes. Si l'entreprise ne dispose pas d'une entité secondaire, le nom de l'entreprise peut être repris ici. Voici quelques exemples de structure d'entreprise : 

Cas 1

Société :  Miroir SARL

Entité secondaire : Entité secondaire A

Département : Marketing

Équipe : Marketing événementiel

Cas 2

Société :  Miroir SARL

Entité secondaire :Entité secondaire B

Département : Comptabilité

Équipe : Comptabilité 

Cas 3

Société : Buffet SA

Entité secondaire: Buffet SA

Département : Buffet SA

Équipe :  Buffet SA

 

Remarque : Veuillez respecter les majuscules et les minuscules au moment de créer de nouveaux groupes, sinon les groupes seront enregistrés plusieurs fois sur desk.ly. Cela pourrait empêcher les utilisateurs d'accéder à des emplacements "autorisés" en raison de la saisie erronée (orthographe différente) d'un groupe d'utilisateurs. Cependant, ils peuvent être assignés à plusieurs équipes, par exemple, la personne fait partie des équipes Events et Graphics.Dans le fichier CSV (modèle d'import), ils sont séparés par une ligne "|", par exemple Graphe|Evénements.

 

Modèle importation

Les groupes d'autorisation peuvent également être enregistrés à l'aide de notre modèle d'importation, accessible par l'administrateur dans la gestion des utilisateurs. Vous gagnez ainsi du temps et de l'énergie. Téléchargez simplement le fichier CSV via le lien "Modèle d'importation", éditez-le dans l'outil de votre choix et remplissez les colonnes pour les groupes d'autorisation. Ensuite, vous exportez le fichier sous forme de fichier CSV et le téléchargez via le lien "Importer des utilisateurs". Vous trouverez plus d'informations dans notre courte vidéo explicative :

 

3. Ajouter des groupes d'utilisateurs dans les paramètres 

Dans desk.ly, les groupes d'utilisateurs autorisés peuvent être ajoutés par les administrateurs à différents endroits de la configuration du plan : Aux sites, aux étages, aux plans et/ou aux postes de travail. Pour ce faire, sélectionnez le lieu approprié, par exemple, et ajoutez ensuite autant de groupes d'autorisation que vous le souhaitez. Pour chaque groupe ajouté, l'administrateur reçoit une boîte dans laquelle il peut effectuer les réglages suivants : 

  • Sélection de l'entreprise
  • Sélection des départements
  • Sélection des équipes
  • L'option "Supprimer le groupe"
  • Ajouter un groupe

Dans cette boîte, les autorisations pour votre bureau partagé peuvent être ajoutées en assignant des groupes d'utilisateurs (via des entités secondaires, des départements et des équipes). Plusieurs équipes peuvent être ajoutées à un département en une seule étape. Si vous souhaitez donner à plusieurs départements l'accès à un emplacement, par exemple, il suffit d'ajouter d'autres groupes d'utilisateurs autorisés via "Ajouter un groupe".

Il en va de même pour les étages et les plan de salle. Les groupes d'utilisateurs autorisés peuvent également être ajoutés ici. Si des autorisations pour le partage de bureau ont déjà été enregistrées sur un emplacement, elles sont transmises. Cela ne change que lorsque de nouveaux groupes d'autorisation sont ajoutés à l'étage ou au plan de salle. En outre, ces autorisations peuvent également être créées sur des lieux de travail individuels et des utilisateurs autorisés individuels peuvent être ajoutés. Il est important de noter que ces personnes doivent également être activées pour le lieu en question afin de pouvoir réserver leur poste de travail. Notre vidéo explicative illustre ce processus :

 

Si la fonction est désactivée pour n'importe quelle raison, les groupes de permission ne s'appliquent plus. Ainsi, tous les utilisateurs sont en mesure d'accéder à tout. Si la fonctionnalité est de nouveau activée, les droits préalablement enregistrés sont restaurés.

Bonnes pratiques pour le partage de bureau

  1. Activez la nouvelle fonction. Téléchargez le modèle d'importation puis modifiez-le. Lors de la création des entités secondaires, départements et équipes, veillez à respecter les majuscules et minuscules ! Après le téléchargement du modèle d'importation, vous pouvez désactiver la fonctionnalité à nouveau.
    1. Notre conseil : vous pouvez filtrer les différentes colonnes du tableau pour afficher tous les employés d'une entité secondaire, par exemple.
  2. Réactivez la fonction et commencez par saisir tous les groupes d'autorisations pertinents dans l'application au niveau des lieux, des étages, des plans de salle et des postes de travail. Une fois cela fait, aucune réservation ne peut être effectuée pour une courte période de temps. Il est dès lors préférable d'en informer vos salariés.
  3. Téléchargez ensuite le modèle d'importation actualisé.Toutes les autorisations entrent désormais en vigueur.
  4. Les autorisations ne donnent pas les résultats escomptés. Affichez un utilisateur en mode "Impersonation" (espace d'administration -> administration utilisateur) pour mieux comprendre où une erreur a pu se produire. La vidéo vous indique la marche à suivre :
  5. Vous avez besoin d'aide et vous ne comprenez pas l'origine du problème? Le cas échéant, désactivez la fonction ! Les groupes autorisés sont déjà enregistrés et stockés en arrière-plan. Contactez notre assistance. C'est avec plaisir que nous vous aiderons !