Ein digitales System zeigt in Echtzeit, welche Arbeitsplätze verfügbar sind, und verhindert so Doppelbuchungen. Mitarbeitende können per App oder Browser sofort reservieren und ihre Buchungen verwalten, ohne umständliche Listen zu durchsuchen. Im Gegensatz dazu ist Excel statisch, erfordert manuelle Pflege und führt bei mehreren Nutzern schnell zu Fehlern und unklaren Übersichten.